تم تطوير هذا الوصف الوظيفي وفقًا لأحكام قانون العمل للاتحاد الروسي على أساس المعيار المهني 07.002 "متخصص في الدعم التنظيمي والوثائقي لإدارة المؤسسة" (الرمز B ، مستوى التأهيل - 6) ، تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة العمل والحماية الاجتماعية لروسيا الاتحادية مؤرخ في 6 ماي 2015 المدينة N 276n.

اعتبارًا من 1 يوليو 2016 ، سيتعين على المنظمات تطبيق المعايير المهنية إذا كان قانون العمل ، والقوانين الفيدرالية الأخرى ، والأحكام القانونية التنظيمية الأخرى تحدد متطلبات المؤهلات اللازمة للموظف لأداء وظيفة عمل معينة (الجزء 1 من المادة 195.3 من قانون العمل. قانون الاتحاد الروسي بصيغته المعدلة من 1 يوليو 2016).

المسمى الوظيفي المحتمل:
كاتب ملفات

وظائف العمل:
دعم التوثيق لأنشطة المنظمة:
- تنظيم العمل مع الوثائق.
- تنظيم التخزين الحالي للوثائق ؛
- تنظيم تجهيز العلب للتخزين اللاحق.

متطلبات التعليم:
التعليم المهني الثانوي - برامج تدريبية للعاملين والموظفين المهرة

متطلبات الخبرة في العمل:رقم.

ملحوظة:
لا يمكن فصل الموظف الذي تم تعيينه سابقًا ولا يستوفي متطلبات المعيار المهني لمنصبه. في حال كان مستوى تعليمه أقل من المستوى المطلوب ، فإنه يحتاج إلى مواصلة تعليمه وتطوير برنامج تدريب فردي.
في حالة رفض الموظف تحسين مؤهلاته أو تلقي تعليم إضافي ، يمكن فصله بناءً على نتائج الشهادة. يمكن القيام بذلك إذا لم يتم الحصول على موافقته أو إذا لم يكن لدى صاحب العمل الفرصة لتقديم وظيفة شاغرة له تتوافق مع تخصصه ومؤهلاته (البند 3 من المادة الأولى 81 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
لاحظ أنه إذا كان الموظف يفي بواجبات العمل بضمير حي ، وحتى أكثر من ذلك اجتاز الشهادة ، فليس لدى صاحب العمل سبب لفصله.

يوافق
مدير عام ZAO AAA
_____________ أ. أ. إيفانوف

"___" _______________ 2017

المسمى الوظيفي
كاتب ملفات

1. أحكام عامة
1.1 يحدد هذا الوصف الوظيفي الواجبات والحقوق والمسؤوليات الوظيفية لموظف AAA CJSC (المشار إليها فيما يلي باسم "المنظمة").
1.2 الكاتب ينتمي إلى فئة المتخصصين.
1.3 يتم تعيين الكاتب في المنصب وفصله من المنصب وفقًا للإجراء المنصوص عليه في قانون العمل الحالي بأمر من رئيس المنظمة.
1.3 الكاتب يتبع مباشرة (إلى رئيس قسم شؤون الموظفين ، رئيس الوحدة الهيكلية التي هي جزء من قسم شؤون الموظفين ؛ إلى مسؤول آخر) ________________ من المنظمة.
1.4 يتم تعيين الشخص الذي حصل على تعليم مهني ثانوي في برامج التدريب للمتخصصين من المستوى المتوسط ​​، والتعليم المهني الإضافي في البرامج الخاصة ، دون تقديم متطلبات الخبرة العملية ، في منصب كاتب.
1.5 في أنشطته ، يسترشد الموظف بالتشريعات الحالية للاتحاد الروسي ، وميثاق المنظمة ، وهذا الوصف الوظيفي ، واللوائح ، والأوامر والأوامر الصادرة عن الإدارة العليا للمنظمة.
1.6 يجب أن يعرف الكاتب:
- تشريعات العمل والقوانين الأخرى التي تحتوي على قواعد قانون العمل ؛
- أساسيات تشريعات المحفوظات والإجراءات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي ، من حيث الحفاظ على الوثائق المتعلقة بالموظفين ؛
- تشريعات الاتحاد الروسي بشأن البيانات الشخصية ؛
- هيكل التنظيم وإدارة التقسيمات الهيكلية ؛
- تقنيات المعلومات الحديثة للعمل مع الوثائق.
- إجراءات العمل مع المستندات ؛
- مخططات تدفق الوثائق.
- قواعد العمل مع المستندات الواردة والصادرة والداخلية ؛
- قواعد التنظيم وأشكال الرقابة على تنفيذ الوثائق في المنظمة ؛
- مواعيد نهائية نموذجية لتنفيذ المستندات ؛
- مبادئ العمل مع ملف المدى.
- الغرض من تكنولوجيا المراقبة الحالية والوقائية ؛
- قواعد إعداد التقارير التحليلية عن تنظيم العمل بالوثائق ومراقبة تنفيذ المستندات ؛
- قواعد الدعم الوثائقي لأنشطة المنظمة ؛
- أنواع الوثائق والغرض منها ؛
- متطلبات المستندات وفقًا للوائح ومعايير الدولة ؛
- قواعد إعداد وتنفيذ المعلومات والوثائق المرجعية والتنظيمية والإدارية ؛
- قواعد إنشاء وصيانة قواعد بيانات الوثائق الرسمية في المنظمة ؛
- أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
- القواعد والمواعيد النهائية لإرسال المستندات الصادرة ؛
- متطلبات حماية العمال ؛
- الإجراءات القانونية التنظيمية والوثائق التنظيمية والمنهجية ومعايير الحالة التي تحدد إجراءات توثيق الإدارة ؛
- أنواع التسميات ، والمتطلبات العامة للتسمية ، ومنهجية تجميعها وتصميمها ؛
- قواعد تنسيق تصنيف القضايا مع محفوظات الإدارات ولجنة الخبراء ؛
- إجراءات تشكيل القضايا وتسجيلها ، وخصوصيات تشكيل فئات معينة من القضايا ؛
- قواعد تخزين الملفات ، بما في ذلك الملفات ذات الوصول المقيد ؛
- قواعد إصدار واستخدام الوثائق من الحالات التي تم إنشاؤها ؛
- معايير تقسيم المستندات إلى مجموعات وفقًا لقيمة المعلومات الواردة فيها ؛
- الإجراء الخاص باستخدام قوائم الوثائق القياسية أو الإدارية ، وتحديد فترات التخزين في عملية فحص قيمة المستندات ؛
- إجراءات إنشاء وتنظيم وتوثيق عمل لجنة الخبراء ؛
- قواعد وضع واعتماد محاضر لجنة الخبراء.
- قواعد إعداد واعتماد قانون تخصيص الوثائق غير الخاضعة للتخزين ؛
- قواعد المعالجة الفنية والتسجيل الكامل لحالات فترات التخزين الدائمة والمؤقتة ؛
- قواعد تجميع جرد حالات فترات التخزين الدائمة والمؤقتة وفقًا للوثائق التنظيمية والمنهجية الحالية ؛
- قواعد إحالة القضايا إلى أرشيف المنظمة ؛
- ……… (مستندات ، مواد أخرى ، إلخ.)

1.6 يجب أن يكون الكاتب قادرًا على:
- العمل مع مجموعة كاملة من موارد المعلومات والتوثيق للمنظمة ؛
- استخدام قواعد البيانات ، بما في ذلك القواعد البعيدة ؛
- استخدام النظم المرجعية القانونية ؛
- استخدام الأنظمة الآلية للمحاسبة والتسجيل والرقابة والمعلومات وأنظمة المراجع عند التعامل مع وثائق المنظمة ؛
- تطبيق تقنيات المعلومات والاتصالات الحديثة للعمل مع الوثائق ، بما في ذلك من أجل تحسينها وزيادة كفاءتها ؛
- تنظيم العمل على المحاسبة والتخزين والنقل إلى الوحدة الهيكلية المناسبة لوثائق العمل المكتبي الحالي ؛
- لتنفيذ إدارة منهجية للعمل المكتبي في المنظمة ، للتحكم في التكوين الصحيح ، وتخزين وتقديم الملفات إلى الأرشيف ؛
- تطوير تسميات حالات الوحدة الهيكلية ؛
- استخدام تسمية الحالات عند دراسة هيكل المنظمة ، وتجميع قوائم جرد الحالات ؛
- تنظيم العمل على تشكيل القضايا وفق التسمية المعتمدة لقضايا المنظمة.
- استمارة المستندات بشكل صحيح وفي الوقت المناسب في الحالات ، مع مراعاة تفاصيلها ؛
- تنظيم المستندات داخل القضية ؛
- لضمان سلامة وحماية وثائق المنظمة ؛
- استخدام قوائم الوثائق وتحليل المحتوى الفعلي للوثائق المتاحة في الحالة عند تحديد شروط تخزينها ؛
- إعداد وثائق لجنة الخبراء ؛
- وضع أغلفة لحالات فترات التخزين الدائمة والمؤقتة وفقًا لمتطلبات معايير الدولة ؛
- لإنتاج تنظيم زمني وتركيبي للحالات ؛
- إجراء المعالجة الفنية والتسجيل الكامل لحالات فترات التخزين الدائمة والمؤقتة ؛
- إجراء جرد لحالات فترات التخزين الدائمة والمؤقتة وفقًا للوثائق التنظيمية والمنهجية الحالية ؛
- ……… (مهارات وقدرات أخرى)

1.7 خلال فترة الغياب المؤقت للكاتب ، يتم تعيين واجباته إلى _____________________.

2. المسؤوليات الوظيفية
الكاتب لديه الوظائف التالية:
2.1. تنظيم العمل مع الوثائق.
2.2. تنظيم التخزين الحالي للوثائق.
2.3 تنظيم معالجة الحالة للتخزين اللاحق.
2.4 تجميع التقارير المقررة.

3. مسؤوليات الوظيفة
لأداء المهام الموكلة إليه ، يجب على الكاتب:
3.1. كجزء من وظيفة العمل ، فإن تنظيم العمل بالوثائق:
- يقوم بالاستلام والمعالجة الأولية للوثائق الواردة ؛
- إجراء مراجعة أولية وفرز المستندات إلى مسجلة وغير مسجلة ؛
- إعداد الوثائق الواردة للنظر فيها من قبل الرئيس ؛
- يسجل الوثائق الواردة.
- تنظيم تسليم المستندات لفناني الأداء ؛
- يحتفظ بقاعدة بيانات لوثائق المنظمة ؛
- يقوم بالمعلومات والعمل المرجعي.
- يعالج ويرسل الوثائق الصادرة.
- تنظيم العمل على التسجيل والمحاسبة والتخزين ونقل وثائق العمل المكتبي الحالي إلى الأقسام الهيكلية ذات الصلة ؛
- يتحكم في تنفيذ الوثائق في المنظمة ؛
3.2 كجزء من وظيفة العمل ، فإن تنظيم التخزين الحالي للوثائق:
- يطور تسمية شؤون المنظمة ؛
- يتحقق من صحة الأعمال الورقية ويدون ملاحظات حول تنفيذها قبل تشكيلها في ملف للتخزين اللاحق ؛
- يقوم بصياغة عناوين القضايا وتحديد شروط تخزينها ؛
- ينتج تشكيل الحالات.
- يقوم بالتحكم في التوزيع الصحيح وفي الوقت المناسب وحفظ المستندات في الحالات ؛
3.3 كجزء من وظيفة العمل ، فإن تنظيم حالات المعالجة للتخزين اللاحق:
- التحقق من شروط تخزين الوثائق ، ووضع بروتوكول لعمل لجنة الخبراء في إعداد الوثائق للتخزين ، وقانون تخصيص لإتلاف الوثائق التي لا تخضع للتخزين ؛
- إجراء جرد داخلي للحالات الخاصة بالمستندات ذات القيمة الخاصة ؛
- يقوم بتسجيل حالات التخزين الدائم وطويل الأجل ؛
- يقوم بتسجيل غلاف الحالات الخاصة بفترات التخزين الدائمة وطويلة الأجل ؛
- إجراء جرد لحالات فترات التخزين الدائمة وطويلة الأجل ؛
- نقل القضايا إلى أرشيف المنظمة ؛
3.4. كجزء من أداء وظائفه العمالية ، يقوم بتنفيذ تعليمات مشرفه المباشر.
3.5 ……… (واجبات أخرى)

4. الحقوق
للكاتب الحق:
4.1 تعرف على مشاريع قرارات إدارة المؤسسة المتعلقة بأنشطتها.
4.2 تقديم مقترحات لتحسين العمل المتعلق بالمسؤوليات المنصوص عليها في هذه التعليمات للنظر فيها من قبل الإدارة.
4.3 تلقي المعلومات والوثائق من رؤساء الأقسام الهيكلية والمتخصصين حول القضايا التي تدخل في اختصاصها.
4.4. إشراك متخصصين من جميع الأقسام الهيكلية للمؤسسة لحل الواجبات الموكلة إليها (إذا كانت اللوائح الخاصة بالتقسيمات الهيكلية منصوص عليها في اللوائح ، إن لم يكن ذلك ، بإذن من رئيس المؤسسة).
4.5 الدخول في علاقات مع إدارات مؤسسات ومؤسسات تابعة لجهات خارجية لحل المشكلات التشغيلية لأنشطة الإنتاج التي تقع ضمن اختصاص الكاتب.
4.6 تمثيل مصالح المنظمة في منظمات الغير في القضايا المتعلقة بأنشطته المهنية.
4.7 مطالبة إدارة المؤسسة بالمساعدة في أداء واجباتهم وحقوقهم.

5. المسؤولية
الكاتب مسؤول عن:
5.1 بسبب عدم وفائهم (الوفاء غير الصحيح) بواجباتهم الرسمية المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي ، ضمن الحدود التي تحددها تشريعات العمل في الاتحاد الروسي.
5.2 بالنسبة للجرائم المرتكبة أثناء ممارسة أنشطتهم - ضمن الحدود التي تحددها التشريعات الإدارية والجنائية والمدنية للاتحاد الروسي.
5.3 للتسبب في ضرر مادي - ضمن الحدود التي يحددها قانون العمل والجنائي والمدني للاتحاد الروسي.
5.4. عدم الالتزام بأوامر وأوامر وتعليمات رئيس الهيئة.
5.5 لمخالفة لوائح العمل الداخلية وقواعد السلامة من الحرائق ولوائح السلامة ومعايير حماية العمال الموضوعة في المنظمة.
5.6 للإفصاح عن المعلومات التي تحتوي على بيانات شخصية للموظفين ومعلومات سرية (تشكل سرًا تجاريًا).

6. ظروف العمل
6.1 يتم تحديد طريقة عمل الكاتب وفقًا لأنظمة العمل الداخلية الموضوعة في المنظمة.
6.2 فيما يتعلق بالحاجة إلى الإنتاج ، فإن الكاتب ملزم بالذهاب في رحلات عمل (بما في ذلك الرحلات المحلية).
6.3 تقييم العمل:
- منتظم - يقوم بها المشرف المباشر في عملية أداء وظائف العمل من قبل الكاتب ؛
— __________________________________________________________________________.
(اذكر الإجراء والأسباب التي تستند إليها أنواع أخرى من تقييم الأداء)

7. حق التوقيع

7.1 لضمان أنشطته ، يُمنح الكاتب الحق في توقيع المستندات التنظيمية والإدارية بشأن القضايا التي تشكل جزءًا من واجباته الوظيفية.

8. أحكام نهائية
8.1 تم تطوير هذا الوصف الوظيفي على أساس المعيار المهني "متخصص في الدعم التنظيمي والوثائقي لإدارة منظمة" ، الذي تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة العمل والحماية الاجتماعية في الاتحاد الروسي بتاريخ 6 مايو 2015 N 276n ، مع مراعاة ... ... ... (تفاصيل اللوائح المحلية للمنظمة)
8.2 يتم تعريف الموظف بهذا الوصف الوظيفي عند التوظيف (قبل توقيع عقد العمل).
يتم تأكيد حقيقة أن الموظف على دراية بهذا الوصف الوظيفي من خلال ……… (التوقيع على ورقة التعريف ، والتي تعد جزءًا لا يتجزأ من هذه التعليمات (في مجلة التعرف على التوصيف الوظيفي) ؛ في نسخة من الوصف الوظيفي يحتفظ بها صاحب العمل ؛ خلاف ذلك)
8.3 ……… (أحكام نهائية أخرى).

__________________________ ______________ ______________________
(موضع الرأس) (التوقيع) (الاسم الكامل)

"___" ____________ ____ ز.

متفق عليه:
المستشار القانوني _________________ _______________________
(توقيع) (الاسم الكامل)

"___" ___________ ____ ز.

أنا على دراية بالتعليمات ________________ ___________________
(توقيع) (الاسم الكامل)

توصيف الوظائف مع مراعاة المعايير المهنية 2016-2017

نموذج لوصف وظيفي لأخصائي دعم وثائقي

يتم وضع نموذج لوصف وظيفي مع الأخذ في الاعتبار المعيار المهني لأخصائي الموارد البشرية

1. أحكام عامة

1.1 يتم قبول الشخص لمنصب متخصص في الدعم الوثائقي للموظفين:

1) الحصول على تعليم مهني ثانوي في برامج تدريبية للمتخصصين من المستوى المتوسط ​​؛

2) الحصول على تعليم مهني إضافي في إطار برامج إعادة التدريب المهني وبرامج التدريب المتقدمة.

1.2 يجب أن يعرف اختصاصي توثيق الموظفين:

1) الإجراءات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي التي تنظم حقوق والتزامات هيئات الدولة والنقابات والهيئات التمثيلية الأخرى للموظفين لتوفير الوثائق المحاسبية ؛

2) تشريعات الاتحاد الروسي بشأن البيانات الشخصية ؛

3) إجراءات تسجيل وصيانة وتخزين وثائق الموظفين ؛

4) إجراءات تسجيل حركة الأفراد وتجميع التقارير المقررة ؛

5) أساسيات سير العمل ودعم التوثيق ؛

6) تقنيات وأساليب وتقنيات تحليل وتنظيم الوثائق والمعلومات ؛

7) إجراءات احتساب مدة الخدمة والمزايا والتعويضات وتسجيل معاشات الموظفين ؛

8) هيكل المنظمة.

9) أساسيات تشريعات المحفوظات والإجراءات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي فيما يتعلق بالحفاظ على الوثائق المتعلقة بالموظفين ؛

10) اللوائح المحلية للمنظمة التي تحكم إجراءات إصدار الوثائق الإدارية والتنظيمية للموظفين ؛

11) قواعد الأخلاق والاتصالات التجارية ؛

12) الأسس الأساسية للمعلوماتية والبناء الهيكلي لنظم المعلومات وخصائص العمل معها.

13) تشريعات العمل وغيرها من القوانين التي تحتوي على قواعد قانون العمل ؛

14) أنظمة العمل الداخلية.

15) متطلبات حماية العمال وقواعد السلامة من الحرائق ؛

16) ……… (متطلبات أخرى للمعرفة اللازمة)

1.3 يجب أن يكون اختصاصي توثيق الموظفين قادراً على:

1) إعداد مسودة الوثائق التنظيمية والإدارية للموظفين.

2) إعداد وثائق الموظفين وفقًا لمتطلبات تشريعات العمل في الاتحاد الروسي واللوائح المحلية للمنظمة ؛

3) مسك السجلات ووثائق التسجيل في أنظمة المعلومات وعلى الوسائط المادية ؛

4) تنظيم تخزين المستندات وفقًا لمتطلبات قانون العمل والأرشيف في الاتحاد الروسي واللوائح المحلية للمنظمة ؛

5) تحليل وثائق الموظفين ونقل المعلومات إلى قواعد البيانات والتقارير.

6) تحديد الأخطاء وعدم الدقة والتصحيحات والمعلومات الكاذبة في المستندات وتحديد شرعية المستندات ؛

7) العمل مع نظم المعلومات وقواعد البيانات للحفاظ على المعلومات الإحصائية وتقارير عن الموظفين.

8) وضع مسودات وثائق الموظفين ؛

9) وضع خطة لتعديل الإجراءات المعمول بها لمعالجة وثائق الموظفين وتنفيذ التغييرات المعتمدة ؛

10) السيطرة على وجود الموظفين في مكان العمل ؛

11) إعداد المستندات المحاسبية المقدمة لهيئات الدولة والنقابات والهيئات التمثيلية الأخرى للموظفين ؛

12) تحليل القواعد والإجراءات والإجراءات التي تحكم حقوق والتزامات هيئات ومؤسسات الدولة فيما يتعلق بتبادل وثائق الموظفين ؛

13) إجراء المراسلات التجارية ؛

14) مراعاة معايير أخلاقيات الاتصالات التجارية ؛

15) ……… (مهارات وقدرات أخرى)

1.4 يسترشد أخصائي الموارد البشرية في عمله بما يلي:

1) ……… (اسم الوثيقة التأسيسية)

2) لائحة ......... (اسم الوحدة الإنشائية)

3) هذا الوصف الوظيفي.

4) ……… (أسماء اللوائح المحلية التي تحكم وظائف العمل حسب الوظيفة)

1.5 اختصاصي موارد بشرية يقدم تقاريره مباشرة إلى ......... (عنوان منصب الرئيس)

1.6 ……… (أحكام عامة أخرى)

2. وظائف العمل

2.1. دعم التوثيق للعمل مع الموظفين:

1) الحفاظ على الوثائق التنظيمية والإدارية للموظفين ؛

2) الحفاظ على الوثائق المتعلقة بالمحاسبة وحركة الموظفين ؛

3) إدارة العمليات وسير العمل للمحاسبة وحركة الأفراد ، وتقديم المستندات الخاصة بالموظفين إلى أجهزة الدولة.

2.2. ……… (وظائف أخرى)

3. مسؤوليات الوظيفة

3.1. يختص اختصاصي الموارد البشرية بما يلي:

3.1.1. كجزء من وظيفة العمل المحددة في الفقرات. البند الأول 2.1 من هذا الوصف الوظيفي:

1) يقوم بمعالجة وتحليل وثائق الموظفين الواردة ؛

2) يطور ويضع وثائق الموظفين (الأولية ، المحاسبة ، التخطيط ، الضمان الاجتماعي ، التنظيمي ، الإداري) ؛

3) يقوم بالتسجيل والمحاسبة والتخزين الحالي للوثائق التنظيمية والإدارية الخاصة بالموظفين.

3.1.2. كجزء من وظيفة العمل المحددة في الفقرات. البند 2 2.1 من هذا الوصف الوظيفي:

1) إعداد مسودات الوثائق المتعلقة بإجراءات إدارة شؤون الموظفين والمحاسبة وحركة الموظفين ؛

2) ينظم نظام حركة وثائق الموظفين.

3) يجمع ويتحقق من المستندات الشخصية للموظفين ؛

4) يعد وينفذ ، بناءً على طلب الموظفين والمسؤولين ، نسخًا ومقتطفات من وثائق الموظفين والشهادات ومعلومات عن الأقدمية والمزايا والضمانات والتعويضات وغيرها من المعلومات عن الموظفين ؛

5) إصدار مستندات الموظفين للموظف عن نشاطه العمالي.

6) توجيه انتباه الموظفين إلى الوثائق التنظيمية والإدارية والمتعلقة بشؤون الموظفين ؛

7) الاحتفاظ بسجلات لأوقات عمل الموظفين ؛

8) يقوم بالتسجيل والمحاسبة والتخزين التشغيلي لوثائق الموظفين وإعدادها لتقديمها إلى الأرشيف.

3.1.3. كجزء من وظيفة العمل المحددة في الفقرات. 3 بند 2.1 من هذا الوصف الوظيفي:

1) ينظم سير العمل للمحاسبة وحركة الموظفين ؛

2) تنظيم سير العمل لتقديم الوثائق المتعلقة بالموظفين إلى أجهزة الدولة ؛

3) يقوم بتسجيل المنظمة في أجهزة الدولة ؛

4) يستعد:

بناءً على طلب هيئات الدولة والنقابات والهيئات التمثيلية الأخرى للموظفين ، أصول ، مقتطفات ، نسخ من الوثائق ؛

الإخطارات والتقارير والمعلومات الإحصائية عن الموظفين ؛

معلومات عن إبرام عقد عمل أو عقد قانون مدني لأداء العمل (تقديم الخدمات) مع مواطن شغل مناصب في الدولة أو الخدمة البلدية ، والتي تم تحديد القائمة بموجب القوانين التنظيمية للاتحاد الروسي.

3.1.4. كجزء من أداء وظائفه العمالية ، يقوم بتنفيذ تعليمات مشرفه المباشر.

3.1.5. ……… (واجبات أخرى)

3.2 ……… (أوصاف وظيفية أخرى)

4. الحقوق

لأخصائي توثيق الموظفين الحق في:

4.1 المشاركة في مناقشة مشاريع القرارات في اجتماعات إعدادها وتنفيذها.

4.2 اطلب من المشرف المباشر توضيحات وتوضيحات بشأن هذه التعليمات والمهمات الصادرة.

4.3 طلب نيابة عن المشرف المباشر واستلام المعلومات اللازمة والوثائق اللازمة من الموظفين الآخرين في المنظمة لتنفيذ المهمة.

4.4. تعرف على مشاريع قرارات الإدارة المتعلقة بالوظيفة التي يؤديها ، مع الوثائق التي تحدد حقوقه والتزاماته في منصبه ، ومعايير تقييم جودة أداء وظائفه العمالية.

4.5 تقديم مقترحات بشأن تنظيم العمل في إطار وظائف العمل الخاصة بهم للنظر فيها من قبل المشرف المباشر عليهم.

4.6 المشاركة في مناقشة القضايا المتعلقة بالواجبات المؤداة.

4.7 ……… (حقوق أخرى)

5. المسؤولية

5.1 اختصاصي توثيق الموظفين مسؤول عن:

لأداء غير لائق أو عدم أداء واجباتهم الرسمية المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي - بالطريقة المنصوص عليها في قانون العمل الحالي للاتحاد الروسي ، تشريعات المحاسبة ؛

بالنسبة للجرائم والجرائم المرتكبة في سياق أنشطتهم - بالطريقة المنصوص عليها في التشريعات الإدارية والجنائية والمدنية الحالية للاتحاد الروسي ؛

لإلحاق الضرر بالمنظمة - بالطريقة المنصوص عليها في قانون العمل الحالي للاتحاد الروسي.

5.2 ......... (أحكام المسؤولية الأخرى)

6. أحكام ختامية

6.1 تم تطوير هذا الوصف الوظيفي على أساس المعيار المهني "أخصائي إدارة الموارد البشرية" ، الذي تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة العمل في روسيا بتاريخ 06 أكتوبر 2015 N 691n ، مع الأخذ في الاعتبار ... ... ... (تفاصيل اللوائح المحلية للمؤسسة)

6.2 يتم تعريف الموظف بهذا الوصف الوظيفي عند التوظيف (قبل توقيع عقد العمل). يتم تأكيد حقيقة أن الموظف على دراية بهذا الوصف الوظيفي من خلال ……… (التوقيع على ورقة التعريف ، والتي تعد جزءًا لا يتجزأ من هذه التعليمات (في مجلة التعرف على التوصيف الوظيفي) ؛ في نسخة من الوصف الوظيفي يحتفظ بها صاحب العمل ؛ خلاف ذلك)

6.3 ……… (أحكام نهائية أخرى)

تحميل الرسمية
دليل التوثيق(.doc، 96 كيلو بايت)

أولا - أحكام عامة

1. ينتمي اختصاصي التوثيق إلى فئة المتخصصين.
2. لهذا المنصب:
   • يتم تعيين أخصائي المستندات كشخص حاصل على تعليم مهني عالي دون تقديم متطلبات الخبرة العملية ؛
   • أخصائي مستندات من الفئة الثانية - يتم تعيين شخص حاصل على تعليم مهني عالي وخبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات كأخصائي مستندات ؛
   • أخصائي وثائق من الفئة الأولى - شخص حاصل على تعليم مهني عالي ولديه خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات كمتخصص مستندات من الفئة الثانية.
3. يتم التعيين في وظيفة أخصائي المستندات والفصل منه
4. يجب أن يعرف التوثيق:
   1. 4.1 المراسيم والأوامر والأوامر والوثائق الحاكمة والتنظيمية الأخرى الصادرة عن المستويات العليا المتعلقة بدعم التوثيق للإدارة.
   2. 4.2 ترتيب التخطيط والتصميم وتكنولوجيا العمل على أساس التكنولوجيا التنظيمية والحاسوبية لخدمات دعم التوثيق للإدارة.
   3. 4.3 طرق البحث والتحليل والتصميم وتطوير أنظمة التوثيق.
   4. 4.4. ترتيب التسجيل والتصنيف والتخزين وفحص قيمة المستندات.
   5. 4.5 تنظيم المحفوظات.
   6. 4.6 الوثائق التنظيمية والمنهجية الخاصة بتصميم وتشغيل أنظمة إدارة المعلومات المؤتمتة.
   7. 4.7 أساسيات البرمجة.
   8. 4.8 طرق تصميم وتحديث قواعد البيانات وبنوك البيانات.
   9. 4.9 أساسيات الإدارة وبيئة العمل وعلم النفس الاجتماعي وعلم الاجتماع.
   10. 4.10. توثيق.
   11. 4.12. خبرة محلية وأجنبية في مجال إدارة الوثائق.
   12. 4.13. أساسيات الاقتصاد وتنظيم العمل والإدارة.
   13. 4.14. تشريعات العمل.
   14. 4.15. لوائح العمل الداخلية.
   15. 4.16. قواعد وقواعد حماية العمال.
5. أثناء عدم وجود أخصائي مستندات (إجازة ، مرض ، إلخ) ، يتم تنفيذ واجباته من قبل شخص معين بأمر من مدير المؤسسة ، الذي يكتسب الحقوق المناسبة ويكون مسؤولاً عن الأداء السليم للواجبات الموكلة إليه له.

ثانيًا. مسؤوليات العمل

مدير المستندات:

1. يطور وينفذ العمليات التكنولوجية للعمل مع الوثائق والمعلومات الوثائقية على أساس استخدام التكنولوجيا التنظيمية والحاسوبية (المحاسبة ، ومراقبة التنفيذ ، والتخزين التشغيلي ، والعمل المرجعي).
2. يشارك في تخطيط وتنظيم وتحسين أنشطة إدارة التوثيق.
3. يتحكم في حالة العمل.
4. إعداد مقترحات لضمان ظروف العمل المريحة ، وترشيد أماكن العمل لموظفي قسم دعم الوثائق.
5. تطوير أنظمة توثيق موحدة وجداول زمنية للوثائق لمختلف الأغراض ومستويات الإدارة ، ومصنفات معلومات المستندات.
6. ينظم تنفيذ أنظمة التوثيق.
7. يتخذ تدابير لتبسيط تكوين الوثائق ومؤشرات المعلومات ، وتقليل عددها وتحسين تدفق المستندات.
8. يشارك في اختيار الوثائق المنقولة لتخزين الدولة وتنظيم التخزين وفحص قيمة الوثائق.
9. يشارك في تحديد الأهداف وتصميم وتشغيل وتحسين (من حيث دعم المعلومات) نظم المعلومات وأنظمة التحكم المؤتمتة ، وكذلك في تطوير أحدث تقنيات المعلومات (بما في ذلك غير الورقية) على أساس استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر والمعالجات الدقيقة ، تصميم وتحديث قواعد البيانات وبنوك البيانات.
10. يقوم بدراسة وتعميم أفضل الخبرات المحلية والأجنبية في مجال الدعم الوثائقي للإدارة ، ويطور الوثائق التنظيمية والمنهجية حول قضايا الدعم الوثائقي.
11. يشارك في العمل على الاختيار والتنسيب والتدريب المتقدم لموظفي قسم دعم الوثائق.
12. يؤدي مهام رسمية فردية من مشرفه المباشر.

ثالثا. حقوق

للموظف الحق في:

1. تعرف على مشاريع قرارات إدارة المؤسسة المتعلقة بأنشطتها.
2. قدم مقترحات لتحسين العمل المتعلق بالمسؤوليات المنصوص عليها في هذه التعليمات.
3. ضمن اختصاصها ، إبلاغ المشرف المباشر بجميع أوجه القصور في أنشطة المؤسسة (الوحدة الهيكلية ، الأفراد الموظفون) المحددة في عملية ممارسة حقوقهم وواجباتهم الرسمية وتقديم مقترحات للقضاء عليها.
4. يطلب بشكل شخصي أو نيابة عن المشرف المباشر من رؤساء الأقسام وغيرهم من المتخصصين المعلومات والوثائق اللازمة لأداء واجباته.
5. إشراك المتخصصين من جميع الأقسام الهيكلية (الفردية) في حل المهام الموكلة إليه (إذا كان ذلك منصوصًا عليه في اللوائح الخاصة بالتقسيمات الهيكلية ، إذا لم يكن الأمر كذلك ، فبإذن من رئيس المنظمة).
6. مطالبة إدارة المؤسسة ، مشرفه المباشر بالمساعدة في أداء الواجبات المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي.

رابعا. مسؤولية

مدير المستندات مسؤول عن:

1. لأداء غير لائق أو عدم أداء واجباتهم الرسمية المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي - إلى الحد الذي تحدده تشريعات العمل الحالية للاتحاد الروسي.
2. بالنسبة للجرائم المرتكبة أثناء ممارسة أنشطتهم - ضمن الحدود التي يحددها التشريع الإداري والجنائي والمدني الحالي للاتحاد الروسي.
3. للتسبب في ضرر مادي - ضمن الحدود التي يحددها قانون العمل والتشريع المدني الحالي للاتحاد الروسي.

يثير تطور الاقتصاد زيادة حتمية في تدفق المعلومات وحجم الوثائق المجمعة في الكيان الاقتصادي. علاوة على ذلك ، يجب إعداد جميع المستندات وفقًا للمعايير التشريعية ، وتخزينها في ظل الظروف المثلى لعدد السنوات المطلوبة ، نظرًا لأن سير العمل يعتبر عنصرًا مهمًا في إدارة المنظمة. هذا هو السبب في أن العديد من جداول التوظيف توفر لمثل هذا المنصب كمتخصص في إدارة المستندات. من هذا ، ما هي متطلبات التوظيف ، ما هي الواجبات المنسوبة وما هو المسؤول عنه؟ حول هذا وليس فقط أبعد من ذلك.

معلومات عامة عن اختصاصي إدارة الوثائق المهنية

أخصائي إدارة المستندات (الدعم التنظيمي والوثائقي ، مدير المستندات ، مدير المستندات أو كاتب ، كما يطلق عليه أيضًا) هو وحدة موظفين تشارك في تنظيم إدارة المستندات في كيان اقتصادي. ويشمل اختصاصها تنفيذ المستندات وتسجيلها وإدخالها في قاعدة بيانات إلكترونية ومراقبة تنفيذ التعليمات المحددة فيها والتخزين. في الكيانات التجارية الصغيرة والمتوسطة الحجم ، يمكن القيام بذلك من قبل موظف واحد ، في الكيانات الكبيرة - موظفون مختلفون.

منذ 1 يوليو 2016 ، أصبح القانون الاتحادي الذي ينظم إجراءات التطوير ساري المفعول على أراضي الاتحاد الروسي ، والفن. 195.2 من قانون العمل الحالي ، الذي ينظم آلية تطبيقها.

المعيار المهني هو قانون يجمع عددًا من الأحكام المتعلقة بمختلف مجالات النشاط. في أغلب الأحيان ، ينطبق هذا على أكثر من منصب ، مثل المعيار المهني رقم 447 ، وهو مناسب ليس فقط لمتخصصي المستندات ، ولكن أيضًا لأمناء المكتبات ، أو الببليوغرافيين ، أو الموظفين الذين يستقبلون الزوار ويبلغونهم ، أو المعيار المهني رقم 1044.

على الرغم من أن تطبيق المعايير المذكورة أعلاه من قبل المدير اليوم عند البحث عن موظفين لمنصب متخصص في إدارة الوثائق هو استشاري بطبيعته ، يجب أن تؤخذ أحكام المعايير في الاعتبار:

• عند تطوير أخصائي إدارة المستندات ؛
• عند تنظيم مقابلة مع مقدم طلب لهذا المنصب ، تدريبه الإضافي وتقييمه للمعرفة المكتسبة ؛
• على مستوى أعلى - في تشكيل سياسة الموظفين ، وحساب تعريفة العمل ، ووضع آلية لدفع أجور العمال.

يسمح هذان المعياران المهنيان لمدير المستندات بما يلي:

• صياغة عنوان الوظيفة بشكل صحيح ؛
• المتطلبات الحالية لتعليم وخبرة ومهارات وقدرات مقدم الطلب ؛
• إنشاء قائمة بوظائف وظيفته.

وفقا لهم ، الشخص الذي لديه:

• التعليم العالي أو الثانوي المتخصص غير المكتمل ،
• ستة أشهر من الخبرة العملية المماثلة.

يجب أن يعرف مقدم الطلب:

مطلوب منه أن يكون قادرًا على إتقان المراجع القانونية والمحاسبة الآلية وأنظمة التسجيل والتحكم ، بالإضافة إلى تطبيق تقنيات المعلومات والاتصالات الحديثة لإدارة المستندات.

في أنشطته ، يجب على أخصائي إدارة المستندات الذي ينتمي إلى فئة المنفذين التقنيين اتباع:

• الأفعال القانونية من مختلف المستويات ، والمواد الإرشادية الأخرى في حفظ السجلات في كيان تجاري ؛
• ميثاق الكيان الاقتصادي ؛
• التعليمات المحلية للعمل المكتبي وأعمال الأرشيف ؛
• الأوامر والأوامر الإدارية ؛
• الوصف الوظيفي المطور (في حالة غيابه ، الأحكام).

يتم تقديم الوصف الوظيفي للموظف المستقبلي لمراجعته قبل بدء مهامه. وبعد تحليل نقاطها ، يوقع عليها ، مؤكدًا موافقته على الواجبات المنسوبة والحقوق وحدود المسؤولية في حالة التجاوز عنها أو انتهاكها.

واجبات ومسؤوليات أخصائي التوثيق

خلال يوم العمل يجب على الأخصائي:

الموظف في إطار العمل والتشريعات الإدارية والجنائية والمدنية مسؤول عن:

• التجاهل أو الأداء غير السليم للواجبات المذكورة أعلاه ؛
• تجاهل الأحكام المحلية المتعلقة بسلامة المعلومات السرية والأسرار التجارية ؛
• تخريب PWTR والسل ومكافحة الحرائق وانضباط العمل.

حقوق مدير المستندات

لهذا الموظف الحق:

• الطلب من الجهاز الإداري مشاريع القرارات المعتمدة من قبله لمزيد من الإلمام بها.
• إبلاغ الإدارة بمقترحات تحسين عملها وطلب المساعدة في تنفيذها ؛
• تلقي المعلومات اللازمة من وحدات الموظفين الأخرى لأداء وظائفهم.