كيف تكتب رسالة طلب. الظروف القاهرة. خطاب عمل بعد الاجتماع

تعتبر خطابات الطلب جزءًا لا يتجزأ ومهمًا وضروريًا من المراسلات التجارية. من ناحية ، هذه طلبات لبقة ودبلوماسية بشأن القضايا الحالية ، ومن ناحية أخرى ، فهي أداة لتحقيق أهداف معينة من المرسل إليه. الغرض من أي خطاب طلب هو تشجيع المرسل إليه على اتخاذ إجراءات معينة ضرورية لمؤلف الرسالة. كيف تكتب خطاب طلب من أجل الاقتراب قدر الإمكان من إجابة إيجابية؟

يجب أن يتضمن أي خطاب طلب سببًا منطقيًا مدروسًا وبيانًا واضحًا للطلب. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام تقنيات تزيد من فعالية الكتابة.

الخطوة 1. من تسأل؟

مخاطبة المرسل إليه شخصيًا ، فمن الأفضل - بالاسم والعائلة:

"عزيزي إيفان إيفانوفيتش!" ، "عزيزي السيد إيفانوف!"

أولاً ، أنت تعبر عن احترامك للمرسل إليه ، وثانيًا ، فإن الطلب الموجه إلى شخص معين يفرض عليه مسؤولية تنفيذه. هناك حالات يتم فيها توجيه طلب إلى فريق أو مجموعة من الأشخاص. في هذه الحالة ، من المستحسن أيضًا تخصيص الاستئناف قدر الإمكان:

"الزملاء الأعزاء!" ، "أعزائي المديرين!" ، "أعزائي الموظفين الصغار!" ، "أعزائي ضباط الموظفين!"

الخطوة 2. لماذا تتصل بي؟

امدح المتلقي. مديحًا للمرسل إليه ، فأنت تجيب على سؤاله: "لماذا توجه هذا السؤال إلي؟" لاحظ إنجازاته السابقة أو صفاته الشخصية.

"أنت دائمًا على استعداد للاستماع وإيجاد أفضل طريقة لحل مشكلة كل من توجه إليك تقريبًا. ويجب أن أعطي الفضل لك ، لقد ساعدت كثيرًا ".

"أنت الخبير الرائد في هذا المجال ...".

"لقد ساعدت الكثيرين على حل أصعب القضايا في مجال ...".

ستسمح هذه التقنية للمرسل إليه بإلقاء نظرة فاحصة على الطلب ومحاولة إيجاد فرصة لإرضائه. يمارس الجنس معها.

المجاملة مناسبة عندما يتعلق الأمر بالطلبات غير القياسية ، عندما تحتاج إلى الفوز على المرسل إليه ، عندما تحتاج إلى الانتباه إلى مزايا وصفات معينة ضرورية ومهمة لتلبية طلبك.

من المهم جدًا عدم تجاوز الخط الفاصل بين الإطراء المجاملة والوقاحة. كن صادق.

الخطوة 3. تبرير الطلب

يجب أن يكون أي طلب مبررًا لسبب تقديمك لهذا الطلب بالذات. أدخل المرسل إليه في سياق مشكلتك.

في هذه المرحلة ، تحتاج إلى تحديد أهم ثلاث حجج للمرسل إليه. من الأفضل بناء الحجج وفقًا للمخطط: قوي - متوسط ​​- أقوى.

تأتي الطلبات بمستويات مختلفة من التعقيد ، لذلك لا يهتم المرسل إليه دائمًا بتلبية طلبات شخص ما. يحتاج إلى الاقتناع بأن تلبية الطلب يحمل فائدة محتملة:

مصلحة المرسل إليه

اعرض عليه تنفيذ بعض الفرص الجذابة المتعلقة بتلبية طلبك:

"في جميع الأوقات ، سعى الأشخاص المغامرون من رجال الأعمال ليس فقط إلى تحقيق النجاح المادي ، ولكن أيضًا لترك بصماتهم على تاريخ الوطن الأم ، لتذكر الأعمال الصالحة ، لكسب الاحترام."

« إن النشاط الناجح لأي مجتمع مهني هو أولاً وقبل كل شيء التفاهم والدعم من النقابات الصديقة والمشاركة في الأحداث والمشاريع المشتركة».

« بالطبع هدفك الكبير هو مدينة نظيفة ومريحة للناس».

أو عبر عن مشكلة وثيقة الصلة بالمرسل إليه:

"أنت ، بصفتك مالكًا حكيمًا للمدينة ، ربما تكون قلقًا بشأن مسارات المشي غير المنتظمة للأطفال من مختلف الأعمار في أماكن غير مناسبة لذلك ، مما يؤدي إلى تكرار الحوادث وزيادة جنوح الأحداث."

"كانت هناك زيادة في المكالمات الموجهة إلى إدارتك بشأن القضايا غير الأساسية ، والتي تستغرق الكثير من وقت العمل الذي لا يقدر بثمن."

أظهر كيف يمكن أن يساعد طلبك في إدراك الفرصة:

« واليوم ، عندما تعتمد بلادنا على الشباب ، من الصعب العثور على قضية أكثر أهمية ومقدسة من مساعدة الشباب والشابات من أسر مختلة. هناك أشخاص في مدينتنا يقدمون بالفعل مثل هذه المساعدة - تحت رعاية مكتب رئيس البلدية ، يعمل مركزنا الخيري "التراث" على تبرعات من سكان المدينة ، والذي يعلم المراهقين الأشقياء الحرف الشعبية ».

أو حل المشكلة:

"ستساعد معدات الأماكن المتخصصة لتسلية الأطفال من مختلف الأعمار في تقليل مستوى جنوح الأحداث وتقليل حوادث الطرق التي يتعرض لها الأطفال."

صِف أهمية الطلب

عندما لا يكون هناك ما يمكن تقديمه إلى المرسل إليه أو إذا كان غير مناسب في سياق هذا الطلب ، فمن الأفضل تحديث المرسل إليه. هنا تحتاج إلى وصف الموقف بشكل كامل حسب الضرورة لفهم أهمية الطلب وأهمية تنفيذه. يجب وصف أهمية الطلب بطريقة "تأخذ الروح". إذا كان الطلب لا ينتمي إلى فئة "روحي" ، فأنت بحاجة إلى إظهار علاقات السبب والنتيجة إلى المرسل إليه ، مما يضمن أن المرسل إليه يفي بالطلب.

"اعتبارًا من (التاريخ) ، وفقًا لعقد الإيجار رقم X ، يبلغ إيجار 1 م 2 20 c.u. في يوم. على مدى الأشهر الثلاثة الماضية ، كان هناك انخفاض في النشاط التجاري بسبب عدم الاستقرار الاقتصادي والاضطرابات الاجتماعية. متوسط ​​الربح من التداول هو 10 دولارات. في اليوم ، وهو ما لا يكفي حتى لدفع الإيجار. إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء ، فسيضطر رواد الأعمال من القطاع الخاص إلى إغلاق منافذهم ، مما قد يؤثر سلبًا على دخلك ".

وبالتالي ، يجب أن توضح للمرسل إليه أن تنفيذ الطلب يحمل احتمالية الحصول على مزايا ملموسة أو غير ملموسة.

الخطوة 4 بيان الطلب

عندما يتم تجهيز المرسل إليه ، يمكنك ذكر الطلب الفعلي. يجب أن يكون نص الطلب موجزًا ​​بدرجة كافية وواضحًا للغاية. لا ينبغي بأي حال من الأحوال أن تحتوي على غموض أو تبسيط. على سبيل المثال ، إذا كنا نتحدث عن تخفيض الإيجار ، فمن المهم الإشارة إلى أي مستوى:

"نطلب منك خفض مستوى الإيجار حتى يستقر الوضع إلى 5 دولارات أمريكية. لكل متر مربع في اليوم.

إذا كنا نتحدث عن تقديم الخدمات ، فحدد الطلب قدر الإمكان ، مع الإشارة إلى التواريخ المطلوبة ، وموضوع السعر ، وما إلى ذلك:

« لتجهيز ورشة الفخار ، تحتاج إلى فرن لإشعال السيراميك - نطلب منك مساعدتنا في الحصول عليه. تكلفة الفرن مع التركيب 998 ألف روبل».

في هذا المثال ، ليس من الواضح تمامًا نوع المساعدة المطلوبة من المرسل إليه. من الأفضل أن تكون أكثر تحديدًا: "نطلب منكم المساعدة في شراء فرن لحرق السيراميك بتحويل 333 ألف دولار إلى حساب التسوية للشركة لإنتاج وتركيب الأفران".

أيا كان ما تطلبه ، يجب أن يعرف المستلم بالضبط متى وماذا وكم وبأي سعر تريد أن تحصل عليه. الطلب المعمم أكثر عرضة لخطر الرفض بسبب ليس لدى المرسل إليه دائمًا الوقت والرغبة في التعامل مع التفاصيل. بالإضافة إلى ذلك ، فإنك تخاطر بعدم الحصول على ما تريد عن طريق تحويل المبادرة إلى المرسل إليه.

على سبيل المثال ، كتب رواد أعمال من القطاع الخاص رسالة يطلبون فيها تخفيض الإيجار ، لكنهم لم يشرحوا إلى المستوى الذي يريدون خفض الإيجار:

"نطلب منك خفض مستوى الإيجار حتى يستقر الوضع."

ونتيجة لذلك ، حصلوا على تخفيض في الإيجار ، لكنه ضئيل (بنسبة 1٪ من الإيجار الحالي). وهكذا ، تمت الموافقة على طلبهم ، ولكن لم يتغير شيء يذكر في موقف المبادرين بالرسالة.

في بعض الحالات ، يمكن جعل نص الطلب غامقًا بحيث يبرز في النص ، لكن لا تسيء استخدام هذه التقنية.

الخطوة 5. لخص طلبك.

كرر طلبك وأكد على الفائدة التي سيحصل عليها المرسل إليه في حالة تلبية الطلب. يجب تعديل الطلب بشكل طفيف. من الأفضل بناء جملة وفقًا للمخطط: "إذا استوفيت الطلب ، فستكون سعيدًا".

"إذا ذهبت معنا وخفضت الإيجار لفترة من الوقت حتى يستقر الوضع في المنطقة ، فلن تكون قادرًا فقط على توفير أكثر من 150 وظيفة ، ولكن أيضًا لن تتكبد خسائر عالمية بسبب النقص الكامل في الإيجار. "

ولكن قد تكون هناك خيارات أخرى:

"يمكنك أن تتأكد من أن كل روبل من تبرعاتك الخيرية ستذهب إلى قضية جيدة وتساعد الأطفال الذين يجدون أنفسهم في موقف صعب على أن يكبروا ليصبحوا مواطنين جديرين."

"يمكنك أن تكون على يقين من أن ابتسامة كل طفل ستمنحك الرضا الأخلاقي عن عملك الشاق ، وجهودك وجهودك هي استثمار في مواطنين جديرين وسعداء في المستقبل القريب".

الشيء الرئيسي هو تكرار معنى الطلب وفوائد تنفيذه. لا يجب أن تكون الفائدة مادية. تذكر أن المرسل إليه شخص وأن المشاعر ليست غريبة عليه.

مثال:

ولا تنس تصميم الحرف - هذا هو "وجه" المنظمة. إذا كان منشئ خطاب الطلب منظمة ، فسيتم وضع مثل هذا الخطاب على ورقة ذات رأسية موقعة من الرئيس أو الشخص المخول. إذا كان الشخص عاديًا ، فيكفي الامتثال للمعايير الأساسية في ترتيب عناصر الرسالة. هذه التفاصيل مهمة للغاية من الناحية القانونية والنفسية بالنسبة للمرسل إليه وتشكيل الصورة الصحيحة للمرسل.

	-
	-	إرسال المئات من عروض المبيعات والطلبات ورسائل البريد الإلكتروني التجارية الأخرى كل يوم ، ولكن لا تحصل على الرسالة التي تريدها؟ لا أعرف كيف تذكير المرسل إليه بأدب وبشكل خفي بالتزاماته؟ ثم التدريب عبر الإنترنت سيساعدك بالتأكيد. "مهارات كتابة الأعمال"! يمكنك القيام بذلك في أي وقت مناسب.	-	-
	-

خطاب الطلب هو طلب للحصول على المعلومات الضرورية ، والسلع ، والخدمات ، والوثائق ، وتقديم التوصيات ، وتنظيم اجتماع ، وما إلى ذلك. عند تجميعه ، تحتاج إلى تبرير الحاجة إلى تلبية الطلب. يمكن توجيهها إلى فرد معين أو كيان قانوني - منظمة. قد يحتوي هذا النوع من الخطابات على أكثر من طلب واحد.

اعمال

"عزيزي إيفان إيفانوفيتش!

تشارك شركتك في برنامج التوجيه المهني للمتقدمين منذ عدة سنوات حتى الآن ، مما يساعدهم في اختيار مهنة.

أنت ، بصفتك مديرًا لشؤون الموظفين ، مهتم بتدريب المهنيين ، ونحن مستعدون لمساعدة تلاميذ المدارس على البدء في إعداد أسياد حرفتهم. حتى الآن ، تعد مهنة المدير واحدة من أكثر المهن شيوعًا ، لكن العديد من المتقدمين ليس لديهم فكرة واضحة عن معناها.

في هذا الصدد ، نطلب منك تنظيم اجتماع للمدير العام مع المتقدمين في 23 مارس الساعة 15.00 في قاعدة شركتك.

بعد أن أخبرت الرجال عن أسرار المهنة اليوم ، فأنت تضع الأساس لتدريب محترفين حقيقيين غدًا. ربما في غضون بضع سنوات ، سينتقل أحدهم بشركتك إلى مستوى جديد من التطور.

مع الاحترام والامتنان ،

مدير مركز التوظيف

ص. بيتروف "

حول المساعدة الخيرية

يحتوي العمود الأيمن من الجدول على النص الكامل للحرف ، ويسرد العمود الأيسر التقنيات المستخدمة.

نبدأ بمجاملة المرسل إليه	عزيزي بافيل إيفانوفيتش! مؤسستك هي واحدة من أكبر الشركات في المنطقة ، وأنت ، بصفتك قائدًا ، جزء من نخبة رجال الأعمال في منطقتنا.
نحن نقدم للمرسل إليه فرصة جذابة	في جميع الأوقات ، سعى رجال الأعمال والمغامرين ليس فقط إلى تحقيق النجاح المادي ، ولكن أيضًا لترك بصماتهم على تاريخ المدينة ، والمنطقة ، والبلد ، لتذكرهم بالأعمال الصالحة.
نظهر كيف يمكننا المساعدة في تحقيق هذه الفرصة	واليوم ، عندما تعتمد بلادنا على الشباب ، من الصعب العثور على قضية أكثر أهمية ومقدسة من مساعدة الشباب والشابات من أسر مختلة. في مدينتنا ، هناك من يقدمون مثل هذه المساعدة بالفعل - تحت رعاية مكتب رئيس البلدية ، يعمل مركزنا الخيري "التراث" على تبرعات من سكان المدينة ، ويعلم المراهقين الحرف اليدوية الصعبة.
نظهر أهمية طلبنا. "نأخذ الروح"	غالبًا ما لا يتمتع الأطفال من العائلات الصعبة بالدفء الكافي ، وتعد حرفة الخزاف واحدة من أكثر الحرف دفئًا وأكثرها إشراقًا. لذلك نريد افتتاح ورشة فخار في مركزنا. من خلال صنع الفخار التقليدي والهدايا التذكارية لزوار المركز والسياح ، سيتمكن الأطفال من إتقان مهنة جديدة وكسب امتنان الآخرين ، وهو أمر مهم جدًا لتكيفهم الاجتماعي.
صوتنا الطلب	لتجهيز ورشة الفخار ، تحتاج إلى فرن لإشعال السيراميك - نطلب منك مساعدتنا في الحصول عليه. تكلفة الفرن مع التركيب 2 مليون روبل.
دعنا نتخذ خطوة في اتجاهنا	تم بالفعل إعداد جميع تقديرات التصميم لشرائه وتركيبه ، وسنوفرها لك بكل سرور حتى تتمكن من معرفة كيفية استخدام أموالك بالضبط.
للتلخيص: إذا ساعدت ، ستكون هناك سعادة

يواجه معظم الناس في مرحلة ما الحاجة إلى كتابة خطاب طلب أو طلب. قد يكون هذا طلبًا للتبرع ، أو طلبًا لكتابة اختبار فائت ، أو طلب مقابلة خبير في مجال معين ، أو طلب إصدار مستند ضروري للإبلاغ. مهما كان هدفك ، سيكون أسلوب الكتابة هو نفسه. اتبع التعليمات الواردة في المقالة لجعل رسالتك تبدو أكثر احترافية وإقناعًا.

خطوات

التحضير كتابة

رسم الأفكار الرئيسية.لكتابة خطاب واضح وفعال ، من المهم جدًا أن يكون لديك فهم واضح لأهدافك وأهدافك من الطلب / الطلب.

• هناك طريقة جيدة للتأكد من أن لديك فكرة واضحة عن الموضوع وهي أن تأخذ ثلاث أوراق فارغة وتكتب عليها "لماذا أكتب الحرف" و "الغرض من الرسالة" و "أفكار أخرى".
• دون الخوض في الكثير من التفاصيل ، اكتب أفكارك لبضع دقائق على كل ورقة. قم بإعداد قوائم ورسم الأفكار الرئيسية حول الموقف التي سيتم ذكرها في الرسالة. اذكر أيضًا ما تريد تحقيقه بهذه الرسالة وما هي المعلومات الأخرى التي تعتقد أنه يجب إضافتها.

1. فكر في من هو الخطاب.يعد توعية الجمهور المستهدف أمرًا ضروريًا لضبط النغمة الصحيحة للرسالة. بعد كتابة الأفكار الرئيسية ، اكتب على ورقة منفصلة كل ما تعرفه عن مستلم الرسالة.

   • على سبيل المثال ، ما هو المنصب الذي يشغله هذا الشخص وكيف يمكنه مساعدتك؟ هل سيتخذ هذا الشخص القرار النهائي بشأن طلبك ، أم أنه سيقرر ما إذا كان سيرسل الخطاب إلى سلطة أعلى؟
   • من الجيد أيضًا مراعاة وعي المستلم بسطر موضوع البريد الإلكتروني. إذا لم يكن على دراية جيدة بالموضوع الخاص بك ، فيجب أن يكون أسلوب الكتابة مختلفًا (على سبيل المثال ، استخدم مفردات بسيطة وأضف المزيد من المعلومات التوضيحية) عما إذا كنت تكتب إلى خبير في الموضوع.

2. اكتب خطة.أخيرًا ، قبل كتابة رسالتك ، ضع خطة لتنظيم أفكارك بترتيب منطقي ومتماسك.

   • تحديد النقاط الرئيسية والإضافية. تأكد من تنظيم أفكارك بطريقة مفهومة للقارئ.

   كتابة المسودة

   1. استخدم التنسيق المناسب.من خلال التمسك بتنسيق بريد إلكتروني احترافي للعمل ، سوف تترك انطباعًا أوليًا إيجابيًا.

      • في الزاوية اليسرى العلوية ، أدخل عنوانك الكامل ، ثم التاريخ ، ثم عنوان المستلم. تذكر وضع مسافة بادئة بين كل فقرة.
      • يمكنك أيضًا تحديد موضوع الرسالة من خلال السطر بعد عنوان المستلم. لكن هذا اختياري.

   2. ابدأ بالمرح.يجب أن يبدأ نص الرسالة بتحية محترمة ولائقة.

      • إذا كنت تعرف الشخص الذي تكتب إليه ، فيمكنك استخدام اسمه الأول ("Dear Alex!"). بخلاف ذلك ، يجب عليك استخدام الاسم الأخير للشخص ولقبه ("عزيزي السيد إيفانوف!")
      • إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي سيقرأ الرسالة ، يمكنك ببساطة كتابة: "مرحبًا!".

   3. اكتب فقرة تمهيدية.في الفقرة الأولى من أي طلب أو خطاب طلب ، تحتاج إلى تقديم نفسك بوضوح ولكن باختصار الغرض الرئيسي من طلبك. على سبيل المثال ، "أكتب إليك على أمل أن تفكر في التبرع لمؤسسة رعاية الحيوان الخاصة بنا."

      • إذا كنت قد تواصلت سابقًا مع مستلم الخطاب ، فيمكنك في الفقرة الأولى ذكر متى وتحت أي ظروف كان لديك بالفعل جهات اتصال في الماضي.
      • على سبيل المثال: "أنا طالب في نادي الدراما الخاص بك" أو "أنا رئيس مؤسسة رعاية الحيوان ، التي تبرعت بها بسخاء لمدة 10 سنوات" ، أو "اتصلت بك الشهر الماضي بشأن إمكانية تنظيم مدرسة رحلة إلى مدينة ملاهي ".
      • لا يعد إنشاء اتصال مفيدًا للمتلقي فحسب ، بل يمكن أن يخلق أيضًا شعورًا بالتقارب منك ، مما يزيد من فرص الاستجابة الإيجابية.

   4. اكتب فقرة رئيسية.في النص الأساسي ، يجب عليك تقديم معلومات إضافية وأكثر تفصيلاً بخصوص طلبك. هذه فرصتك لشرح ما ترغب في تلقيه ولماذا يجب منح طلبك.

      • اكتب بالتفصيل ولكن بإيجاز. يجب أن تذكر بوضوح طبيعة طلبك وأسباب وجوب النظر فيه. ومع ذلك ، لا يحتاج القارئ إلى قراءة قصة حياتك بأكملها.
      • كن صريحًا ومباشرًا بشأن طلبك. يجب ألا يكون لدى المستلم أي شك حول ما تريد. على سبيل المثال: "أتمنى أن تستمر في تقديم تبرعاتك السخية هذا العام" أو "أرغب في إعادة إجراء هذا الاختبار".
      • كن مهذبًا واستخدم نبرة مناسبة عند مخاطبة المستلم.
      • التزم بالحقائق وحافظ على عواطفك تحت السيطرة. إذا كنت تشعر بأنك مضطر إلى ذكر مشاعرك فيما يتعلق بهذا الأمر ، فلا تكن عاطفيًا جدًا. على سبيل المثال: "شعرت بخيبة أمل كبيرة من درجاتي" ، ولكن ليس "لقد أصبت بالجنون عندما رأيت درجاتي!"

   5. اكتب خاتمة.في النهاية ، يجب ذكر أي مواعيد نهائية وحدود زمنية ، والتعبير عن تقديرك للنظر في طلبك.

      • على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب طلبًا للحصول على معلومات أو اجتماعًا مع شخص ما ويجب إكمال الطلب بحلول تاريخ معين ، فيجب عليك ذكره بأدب ولكن بوضوح في استنتاجك.
      • حتى إذا لم يوافق المستلم على طلبك في النهاية ، فإن حقيقة أنه استغرق وقتًا للبحث في مشكلتك واتخاذ قرار بشأنها أمر يستحق الإقرار.

   6. قل وداعا.يجب أن تنتهي رسالتك بتوديع مناسب ومهذب. الخيارات الجيدة هي "تحياتي" أو "مع خالص التقدير" أو "أطيب التمنيات" متبوعة باسمك.

      • إذا كنت ترسل خطابًا مكتوبًا بخط اليد ، فضع مسافة بادئة لأربعة سطور من كلمة الوداع واسمك واترك توقيعك بالقلم.
      • إذا قمت بإرفاق أي مواد بالرسالة ، فيجب اتباع هذه المعلومات بعد الفراق. على سبيل المثال: "التطبيقات: 2."

   تصميم الرسالة

   1. خذها ببساطة.بعد كتابة المسودة الأولى ، اتركها جانبًا لبضعة أيام إذا سمح الوقت بذلك. سيساعدك هذا على النظر إليها بعين جديدة عند عودتك.

يعد خطاب الطلب جزءًا لا يتجزأ ومهمًا من المراسلات التجارية الحديثة. ستساعدك عينات وأمثلة الصياغة المعروضة في المقالة ، بالإضافة إلى القواعد الموضحة لكتابتها ، على تكوين النص اللازم بشكل صحيح وترتيبه وفقًا لعادات العمل المكتبي. نقدم لك دليلًا تفصيليًا لكتابة هذا النوع من الاستئناف.

معلومات عامة

يعتبر خطاب الطلب مناسبًا في الحالات التي يحتاج فيها مؤلفه إلى تلقي أي معلومات أو مستندات أو عقد صفقة أو إجراءات تجارية أخرى من أشخاص آخرين. يمكن إرسالها إلى اسم شخص معين (رئيس ، مدير ، رئيس قسم ، وما إلى ذلك) ، وإلى عنوان المنظمة بأكملها. يجب أن يتبع طلبك للمساعدة القواعد المقبولة عمومًا في المراسلات التجارية.

الرسالة هي وجه الشركة ، حتى الأشياء الصغيرة مهمة. اطبعها على ورقة ذات رأسية موقعة من شخص مخول ومختومة (إن وجدت). كن مسؤولاً عن اختيار الخط وحجمه وموضع النص على الصفحة. لا تهمل الهوامش والخط الأحمر والفقرات. غالبًا ما يتم تكوين الانطباع الأول بمجرد النظر إلى المستند.

الخطوة 1: تحديد الوجهة

إذا كتبت خطابًا غير شخصي إلى شركة معينة ، فمن المرجح أن تذهب إلى مكتب الاستقبال أو المكتب ، ثم إلى المدير ، وأخيراً إلى المنفذ المباشر. حدد الاسم الكامل الصحيح للمؤسسة في "الحد الأقصى" للنص ، فمن الأفضل إضافة العنوان القانوني أيضًا.

كما هو مذكور أعلاه ، يعتبر الخيار الأفضل للإشارة إلى المرسل إليه المحدد ، أي طلب المساعدة الموجه شخصيًا. حاول دائمًا معالجة بالاسم وعائلته. على سبيل المثال ، "عزيزي ألكسندر فيكتوروفيتش!" أو "عزيزي السيد شوارتز!". وبالتالي ، فأنت ، أولاً ، تعبر عن احترامك للشخص ، وثانيًا ، يفرض الطلب الموجه إلى شخص معين التزامات معينة عليه ، ومسؤولية النظر فيه وتنفيذه.

في بعض الحالات ، سيكون من المنطقي استخدام مجموعة من الأشخاص أو فريق معين أو جزء منه كمرسل إليه. هذا مهم أيضًا في الحالات التي يتم فيها إرسال خطاب طلب إلى عدة عناوين. استخدم عبارات مثل: "زملائي الأعزاء!" ، "أعزائي المحاسبين!" إلخ.

المرحلة الثانية: المجاملة

من الجيد أن يحتوي خطاب الطلب الرسمي على مجاملة فيما يتعلق بالمرسل إليه. من خلال القيام بذلك ، يبدو أنك تجيب على سؤاله الطبيعي: "لماذا تخاطبني بهذا السؤال؟". يمكنك ملاحظة المزايا والصفات الشخصية السابقة للشخص ، وحالة الشركة ، وما إلى ذلك. على وجه الخصوص ، استخدم الصياغة التالية: "شركتك هي مورد رائد ..." ، "لقد ساعدت الكثيرين في حل المشكلات المعقدة في هذا المجال ..." ، "مؤسستك هي خبيرة رائدة في السوق في هذا المجال ..." ، إلخ. لا تنس أنه من المناسب أن يكون المجاملة عندما يكون خطاب الطلب (عينات وأمثلة في النص) ذا طبيعة غير قياسية ويحتاج المرسل إليه إلى الفوز. لفت انتباهه إلى الصفات والمزايا ذات الصلة بتنفيذ طلبك. ومع ذلك ، لا نوصي بعبور خط رفيع جدًا بين الإطراء الجيد والصحيح وبين الإطراء الوقح.

المرحلة 3: إثبات الطلب

يجب أن يكون أي طلب معللًا ، لأن المرسل إليه يجب أن يعرف سبب مخاطبتك له على وجه التحديد. لذلك من المنطقي أن نضعها في صميم الموضوع. في هذه المرحلة ، نوصيك باختيار الحجج الثلاث الأكثر إقناعًا التي يجب أن تُبنى في نص الرسالة وفقًا للمخطط: متوسطة القوة ، ضعيفة ، أقوى.

قد يكون للطلب مستوى مختلف من التعقيد ، ويجب أن تكون مستعدًا لحقيقة أن المرسل إليه لن يكون دائمًا مهتمًا بتنفيذه. في هذا الصدد ، يجب أن يكون مقتنعًا بأن تنفيذه يحمل فوائد محتملة بالنسبة له. اهتم المرسل إليه حتى يقبل وثيقتك بجدية تامة.

قد يحتوي خطاب الطلب على اقتراح لتنفيذ فرصة جذابة معينة له.

أمثلة على الصياغة

• "في جميع الأوقات ، سعى الأشخاص المغامرون ورجال الأعمال ليس فقط لتحقيق النجاح المادي ، ولكن أيضًا للنمو الشخصي ، حتى يتذكرهم الناس إلى الأبد لأعمالهم الصالحة ، لكسب احترامهم."
• "بالطبع ، هدفك الرئيسي هو تحسين المستوى المعيشي لمواطني المدينة". على وجه الخصوص ، يمكن استخدام هذه الصياغة عند كتابة خطاب طلب للنائب ، على سبيل المثال ، لتوفير أماكن لرياض الأطفال ، وترتيب الملعب ، وما إلى ذلك.

يمكنك أيضًا التعبير عن مشكلة تتعلق بالمرسل إليه ، وإظهار كيف يمكن أن يساعده طلبك في حلها أو في تحقيق فرص معينة.

يحدث أنه ليس لديك ما تقدمه للطرف الآخر ، أو أنه غير مناسب في هذا السياق. في هذه الحالة ، فإن أفضل طريقة للخروج هي قصة عن أهمية طلبك. صِف الموقف بأكبر قدر ممكن من الموثوقية والكاملة ، بحيث يأخذ ، كما يقولون ، الروح. إذا كانت اللحظة العاطفية في قصتك ليست بداهة ، فقدم الحقائق وركز على العلاقات بين السبب والنتيجة. أخبرنا بما سيحدث إذا تم رفضك أو ، على العكس من ذلك ، وافقت على المساعدة.

الخطوة 4: قم بتقديم طلب

عندما يكون المرسل إليه مستعدًا عقليًا لقبول طلبك ، يمكن ذكره. اجعل نصك قصيرًا ، وتجنب الجمل الطويلة والمعقدة ، وكذلك الغموض أو الإختصار. يجب أن يكون خطاب الطلب (نماذج وأمثلة على الصياغة في النص) موجزا وواضحا في المعنى. لذلك ، إذا طلبت شراء أي معدات للشركة ، فقم بالإشارة إلى الاكتمال والسعر والكمية:

"لتجهيز قسم الطوارئ ، يحتاج المستشفى إلى سيارة جديدة ، تبلغ تكلفتها 3.5 مليون روبل. الرجاء مساعدتنا في الحصول عليها ".

أو ، على سبيل المثال ، يجب تحديد طلب تخفيض الإيجار: "نطلب منك تخفيض إيجار المبنى إلى مستوى 500 روبل. لكل متر مربع حتى يستقر الوضع الاقتصادي ".

المرحلة 5: تلخيص

في نهاية الرسالة ، تحتاج إلى تلخيص طلبك. كرر ذلك مرة أخرى وركز على حقيقة أن المرسل إليه يستفيد إذا قدم لك المساعدة المطلوبة. ومع ذلك ، يجب تعديل نص الطلب بشكل طفيف. بالعودة إلى نفس مثال تخفيض الإيجار ، نقترح الصياغة التالية:

إذا وافقت على تخفيض الإيجار إلى مستوى 500 روبل. لكل متر مربع أثناء استقرار الوضع الاقتصادي الحالي ، ستتمكن من المساهمة في الحفاظ على أكثر من 20 وظيفة ، ولن تتكبد خسائر بسبب النقص الكامل في السداد ".

تذكر أنه من المهم تكرار ليس فقط الطلب ، ولكن أيضًا الفائدة التي يمكن الحصول عليها من تنفيذه ، ولا يجب أن تكون جوهرية. تعمل العديد من الشركات الكبيرة عن طيب خاطر كرعاة ومستثمرين والقيام بأعمال خيرية.

نعتقد الآن ، بعد دراسة العملية على مراحل ، لن يكون لديك سؤال حول كيفية كتابة خطاب طلب. يكفي مراعاة جميع قواعد المراسلات التجارية وبعض الفروق الدقيقة. نقترح عليك أيضًا دراسة مثال آخر.

مثال

عزيزي فيليكس بتروفيتش!

تقوم مؤسستك بتنظيم الممارسة الصناعية للطلاب في المؤسسة لعدة سنوات ، مما يساعدهم على تطبيق المعرفة المكتسبة في الجامعة.

أنت ، بصفتك رئيسًا لقسم شؤون الموظفين ، شخص مهتم بجذب موظفين جدد ومهندسين صغار وواعدين ومتخصصين مؤهلين تأهيلاً عالياً. اليوم ، هذه المهنة هي واحدة من أكثر المهن طلبًا. يود العديد من الطلاب معرفة إمكانياتها وخواصها وأهميتها.

في هذا الصدد ، نطلب منك تنظيم اجتماع كبير المهندسين مع المتقدمين والطلاب من دورة أو دورتين في 25 أبريل في تمام الساعة 17:00 على أساس مؤسستك.

بعد أن تحدثت عن مزايا وأسرار المهنة اليوم ، فأنت تضع أساسًا متينًا لتدريب المتخصصين والمهنيين غدًا. ربما ، في غضون بضع سنوات ، سيأخذ أحدهم شركتك إلى مستوى جديد من التطوير.

مع الاحترام والامتنان ،

عميد الجامعة I.Zh.Bychkov

بعد دراسة المعلومات المتعلقة بالمتطلبات التي يجب أن يفي بها خطاب الطلب ، وعينات وأمثلة على الصياغة ، يمكنك بسهولة التعامل مع كتابتها في الممارسة العملية.

في سير عمل الأعمال ، يتم استخدام تنسيق خطاب الطلب كثيرًا عندما يصبح من الضروري الحصول على موافقة الطرف الثاني أو خدمة معينة منه. نماذج وأمثلة جاهزة لمواقف مختلفة ، وكذلك قواعد كتابة مثل هذه الرسائل ، ستجدها في هذا المقال.

تطورت تقاليد وقواعد كتابة خطاب طلب حصريًا في إدارة المستندات العملية - أي على المستوى التشريعي ، لم تتم الموافقة على أي نماذج أو تعليمات. ومع ذلك ، بشكل عام ، يجب اتباع الهيكل التالي:

1. كالعادة ، يتم ملء "العنوان" أولاً ، مما يشير إلى الاسم الكامل للمؤسسة المرسلة مع تفاصيل الاتصال المقابلة ، بالإضافة إلى اسم موظف معين (عادةً مدير الشركة) واسم المستلم منظمة.
2. ويتبع ذلك النص نفسه ، والذي يتكون من وصف للموقف والأساس المنطقي للطلب. يجب أن يكون النص قصيرًا قدر الإمكان - عادةً ما تكون فقرتان أو فقرتان كافيتين. من المهم أن تذكر طلبك على وجه التحديد وبشكل لا لبس فيه حتى يفهم المحاور جوهر استئنافك جيدًا.
3. ويلي ذلك توقيع ونسخة من التوقيع وتاريخ التجميع.

وبالتالي ، تم إعداده وفقًا للإصدار القياسي لمثل هذه المستندات - النموذج معطى أدناه.

يمكن استخدام العينة النهائية كمثال على ذلك.

ملاحظة. يتخذ المرسل قرارًا بالإشارة إلى اسم المستند أو عدم الإشارة إليه (أي كتابة "خطاب الطلب" في المنتصف). كقاعدة عامة ، يعد هذا ضروريًا في الحالات التي يكون من المناسب فيها التأكيد على طبيعة المستند والغرض الذي تحاول شركة ما تحقيقه من شركة أخرى.

نظرًا لأننا في هذه الحالة نتحدث عن حقيقة أن شركة واحدة تعتمد على بعض الخدمات أو حتى على امتياز من شريكها ، فإن كتابة خطاب وتصميمه وحتى إرساله يجب أن يؤخذ على محمل الجد. يمكن لأي تفاصيل أن تترك انطباعًا ، لذلك من الأفضل أن تأخذ في الاعتبار الفروق الدقيقة غير المهمة للوهلة الأولى:

1. بادئ ذي بدء ، من الأفضل إرسالها باستخدام البريد الفعلي - البريد الروسي المعتاد أو حتى منظمة خاصة أفضل تقوم بتسليم المراسلات من الباب إلى الباب وبسرعة أكبر. غالبًا ما يُنظر إلى الرسالة في شكل إلكتروني ، أو حتى أكثر من ذلك عن طريق الفاكس ، بشكل غير شخصي على أنها بريد عشوائي.
2. بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك الطريقة المادية التي يتم بها إصدار المستند (أي كعنصر بريدي عادي) تكوين انطباع إيجابي بسبب الورق الأكثر تكلفة ، والمظروف ، والطابع ، ووسائل التسجيل الأخرى.
3. لكتابة النص ، يتم دائمًا اختيار ورقة ذات رأسية - وهذا يسمح لك بإعطاء الطلب شكليًا أكثر.
4. في النص ، من الأفضل تجنب البيروقراطية الواضحة - أي تعيين الكلمات والعبارات التي يشيع استخدامها في بيئة الأعمال. إنها "تجفف" القصة حرفياً وتترك انطباعًا سلبيًا بشكل عام. من السهل استبدالها بمزيد من الخيارات الأصلية - على سبيل المثال ، "الرجاء التفكير" إلى "أتمنى تفهمك ومساعدتك في حل هذه المشكلة."
5. أخيرًا ، يجدر الالتزام بتقاليد المراسلات التجارية بشكل عام ، أي النص مكتوب في الغالب بأسلوب عمل رسمي. الاستطراد الغنائي ، التركيبات النحوية المعقدة للغاية ، العبارات المزدوجة (في المعنى) يجب ألا تكون كذلك. يجب توخي الحذر لتسهيل فهم المحاور للرسالة - سواء من حيث الفهم أو من الناحية النفسية.

النصيحة. إذا كان من الممكن كتابة النص باليد ، فمن الأفضل استخدام هذه الطريقة. يسمح لك الحرف المكتوب بخط اليد بتمييزه عن خلفية جميع الرسائل الأخرى. ومع ذلك ، فمن الأفضل تكليف الكتابة إلى متخصص يعرف تقنيات الخط.

أصناف

اعتمادًا على الموقف المحدد ، هناك أنواع مختلفة من الحروف. تتعلق معظم الطلبات بقضايا مالية ، مثل الخصم أو التخفيض في الدفع مقابل الخدمة أو التأجيل. يتم تخصيص جزء أصغر من خطابات الطلب للمساعدة في حل أي مشكلات أخرى. تتم مناقشة الحالات الأكثر شيوعًا والأمثلة الجاهزة للرسائل أدناه.

حول تخصيص الأموال

طلب المال ، حتى للأغراض الخيرية ، هو طلب جاد جدًا. لذلك ، عند الرسم ، من المهم وصف الموقف على وجه التحديد قدر الإمكان ، علاوة على ذلك ، الإشارة بوضوح إلى ما هو المال المطلوب بالضبط ، ولأي سبب لا يمكن الحصول عليه من مصدر آخر.

عند التجميع ، يمكنك أخذ هذه العينة كأساس.

من منظمة "قوس قزح" غير الحكومية

عضو الجمعية التشريعية

سانت بطرسبرغ ميلوشنيكوف آي.

عزيزي ايليا نيكولايفيتش! مرحبًا بكم في مدير منظمة Raduga غير الربحية ". تأسست منظمتنا في عام 2012 وطوال كل هذه السنوات تقدم باستمرار المساعدة المالية للأطفال الذين يعانون من أشكال حادة من سرطان الدم. الاتجاه الرئيسي لنشاطنا هو شراء الأدوية المناسبة وتنفيذ العمليات المعقدة.

طوال هذه السنوات ، كان المصدر الرئيسي لتمويل أنشطتنا هو الشركة ذات المسؤولية المحدودة "...". ومع ذلك ، في أبريل من عام 2017 الحالي ، انخفض حجم التمويل بشكل حاد ، وفي الوقت الحالي لا يمكننا القيام بأعمال خيرية بنفس الحجم.

وفقًا لبياناتنا ، يجب أن تكون الميزانية السنوية للصندوق ، مع مراعاة التبرعات الخاصة ، 10 ملايين روبل. وبالتالي ، بسبب إنهاء التمويل ، من الضروري تغطية الفرق بمبلغ 8 ملايين روبل. سنويا. نتطلع إلى تعاونكم ، حيث لا يمكن العثور على رعاة في الوقت الحالي.

مع خالص التقدير ، سفيتوزاروف ف.

حول تسليم البضائع

من المهم هنا إظهار اهتمامك ورغبتك في التعاون. لذلك ، تحتاج إلى العثور على الكلمات الصحيحة حتى يكون المحاور مشبعًا بالثقة ويتخذ القرار المناسب. كأساس ، يمكنك أخذ مثل هذه العينة.

المدير العام لشركة ذات مسؤولية محدودة "..."

نيكراسوف إن.

من مدير الشركة ذ م م "..."

إليزاروفا ف.

تحياتي نيكولاي كونستانتينوفيتش! في المعرض الزراعي الإقليمي ، الذي أقيم في مايو من هذا العام ، أصبحت شركتنا مهتمة بنماذج الآلات والمعدات التي قدمتها لكم.

نود أن نبدأ التعاون معك لتسليم مجموعة تجريبية من البضائع (القائمة الكاملة مرفقة كوثيقة منفصلة بهذا الخطاب). نحن نضمن السداد في الوقت المناسب للسلع والخدمات. نحن نتطلع إلى تعاون طويل ومتبادل المنفعة.

تفاصيل الاتصال لدينا:

مع خالص التقدير ، إليزاروف ف.

حول الخصم

حاليًا ، هذا نوع شائع إلى حد ما ، حيث تدهورت الظروف الاقتصادية من نواح كثيرة. كما تظهر التجربة ، فإن إقناع الطرف المقابل بتقديم خصم جيد بشكل خاص في مثل هذه الحالات:

• إذا كانت الشركات تتعاون لفترة طويلة ، على سبيل المثال ، أكثر من عام ؛
• إذا تم شراء كمية كبيرة من البضائع دفعة واحدة.

إلى الرئيس التنفيذي

أفانتاج ذ م م Filippov G.V.

من مدير شركة Veres LLC

الكسندروفا ك.

مرحباً ، جينادي فيكتوروفيتش. يسعدنا أن نلاحظ حقيقة أن شركاتنا تتعاون منذ أكثر من عامين. نعرب عن امتناننا لك على الجودة العالية باستمرار لخدماتك ، فضلاً عن مساعدتك في حل عدد من المشكلات الحالية.

نعتقد أنه ليس سراً بالنسبة لك أنه خلال العام الماضي تدهور الوضع الاقتصادي في مكانتنا السوقية بشكل كبير. لسوء الحظ ، نشهد في الوقت الحالي نقصًا معينًا في الدخل ، والذي يرتبط بانخفاض في الأرباح ربع السنوية.

فيما يتعلق بهذه الظروف ، نأمل في تفهمك وموافقتك على تقديم خصم 10٪ على الخدمات التي سيتم تقديمها في السنة التقويمية 2018 القادمة. بالطبع ، مثل هذا الإجراء مؤقت ، ونحن ملتزمون بالتعاون الكامل بشروط مفيدة للطرفين في حالة استقرار الوضع الاقتصادي.

مع خالص التقدير ، الكسندروف ك.

حول تخفيض الإيجار

في هذه الحالة ، سيكون الأساس المنطقي لطلبك في الرسالة هو نفسه تقريبًا كما تمت مناقشته في المثال السابق.

إلى الرئيس التنفيذي

أفانتاج ذ م م Filippov G.V.

من مدير شركة Veres LLC

الكسندروفا ك.

مرحباً ، جينادي فيكتوروفيتش. في السنة المالية المنتهية في 2016 ، تكبدت شركتنا خسائر فاقت التوقعات بنسبة 10٪. نحن مضطرون للإعلان عن تأثر شركتنا بالأزمة المالية. وهذا يترجم إلى انخفاض في تدفق العملاء بنسبة 15-20٪ من المالكين.

في هذا الصدد ، نأمل الحصول على موافقتك على تقديم خصم 10٪ على الإيجار. أود أن ألفت انتباهكم إلى حقيقة أننا مستأجرون كبار إلى حد ما ، وفي نفس الوقت ، خلال كامل فترة تعاوننا لمدة خمس سنوات ، لم نسمح بتأخير واحد في السداد ، وقمنا أيضًا بملء جميع شروط العقد الأخرى. ننطلق من حقيقة أن هذا الإجراء مؤقت ، لذلك نحن على استعداد لمواصلة دفع الرسوم بالكامل بمجرد استقرار وضع السوق.

مع خالص التقدير ، الكسندروف ك.

حول الدفع المؤجل

في هذه الحالة ، من المهم أن تقر بأنك لم تقم بالدفع في الوقت المحدد وأن تشرح بالتفصيل السبب. بالطبع ، تحتاج إلى تحديد شروط سداد المبلغ بالكامل بدقة.

مدير شركة ذات مسؤولية محدودة "جروزودار"

فاكولوف ن.

من مدير شركة Parabolia LLC

أكساكوفا ت.

مرحبا عزيزي نيكولاي يوريفيتش. في سبتمبر 2017 ، لم نسدد دفعة أخرى مقابل خدماتك بمبلغ 100000 روبل. لقد أبلغناك رسميًا باستحالة إجراء دفعة شهرًا مقدمًا. في الوقت الحالي ، نوضح أن الشركة قد وجدت أموالًا للدفع. نطلب منك تقديم خطة تقسيط لمدة شهرين: أكتوبر ونوفمبر (50000 روبل لكل منهما).

نحن لا نخجل من التزاماتنا المالية وديوننا ونلفت انتباهك إلى حقيقة أننا لم ننتهك العقد مطلقًا طوال 3 سنوات من تعاوننا. نأمل في تفهمك ونتطلع إلى مزيد من التعاون متبادل المنفعة.

مع خالص التقدير ، أكساكوف ت.

الرجاء الدفع لشركة أخرى

قد تنشأ مثل هذه الطلبات في الحالات التي تتعهد فيها شركة ما بالوفاء بالالتزامات المالية لشركة أخرى في ظل ظروف معينة. كمثال ، يمكنك استخدام هذا النموذج.

IP Blagodarov A.K.

من IP Inina A.A.

مرحبا عزيزي أناتولي كونستانتينوفيتش. كما تعلم ، لديكم ديون لي بمبلغ 100000 روبل. خلال السنة المالية الماضية ، كان لدي أيضًا دين لثلاث شركات بمبلغ 50000 روبل. أقترح عليك سداد ديوني بالكامل. من جهتي ، أضمن توفير أقساط لكامل رصيد دينك لمدة 6 أشهر.