يتم إعداد جدول التوظيف (أو "shtatka") منذ لحظة إنشاء المنظمة ويمكن تغييره بناءً على احتياجات صاحب العمل أو قدراته المالية. يتم استخدامه لإضفاء الطابع الرسمي على الهيكل وتكوين الموظفين وعددهم، ويحتوي على قائمة التقسيمات الهيكلية وأسماء المناصب والتخصصات والمهن التي تشير إلى المؤهلات ومعلومات عن عدد الموظفين. لكي تتمتع الوثيقة بالقوة القانونية، من الضروري أيضًا إصدار أمر عينة بشأن جدول التوظيف لعام 2019. تمت الموافقة على جميع القواعد والتعليمات الخاصة باستخدام واستكمال نماذج الوثائق المحاسبية الأولية لتسجيل العمالة ودفعها بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1.

تعتبر "Statka" إحدى الوثائق الرئيسية لصاحب العمل، وتتضمن معلومات حول الهيكل وعدد الموظفين وصندوق الرواتب. سترتبط الحاجة إلى تغيير أي من هذه العناصر بتطوير ونشر التوظيف المحدث، والذي يجب الموافقة عليه بأمر.

عندما يتم وضع أمر للموافقة

هذه هي نقطة البداية لاستخدام التوظيف في المؤسسة. يجب تطوير الوثيقة في تلك المنظمات التي يتم فيها استخدام العمالة المستأجرة. ينص قانون العمل في الاتحاد الروسي (المادة 57) على أن عقد العمل يعكس كلاً من وظيفة العمل وفقًا لجدول التوظيف ومبلغ الدخل المقابل لما تم تحديده في "جدول التوظيف".

يلزم وجود أمر موافقة أثناء عملية التخطيط، حيث يتم استخدام المعلومات الواردة منه عند تكوين موازنة الرواتب. تشرح نفس الوثيقة تكاليف الدفع مقابل العمل للأغراض الضريبية.

كيف تؤلف

يتم إعداد نموذج أمر للموافقة على جدول التوظيف الجديد على ورق رسمي قياسي للمؤسسة. فإنه ينص:

• عدد العمال
• صندوق الأجور
• التاريخ الذي يدخل فيه الجدول حيز التنفيذ.

يتم إعداد الوثيقة من قبل الموظف المسؤول المكلف بهذه الوظيفة (المدير، رئيس قسم شؤون الموظفين، المحاسب). من الضروري أولاً تحديد الهيكل العام للمنظمة من أجل توزيع الموارد البشرية والمادية بشكل صحيح. لا تتضمن الوثيقة أسماء الموظفين أو بيانات أخرى (العنوان، رقم الهاتف، وما إلى ذلك)، لأن الغرض الرئيسي من الوثيقة هو تحديد الهيكل ومستويات التوظيف والأجور. يتم توقيع الأمر من قبل المدير أو أي شخص آخر مفوض من قبله.

قد يحدد الميثاق أيضًا إجراءً آخر، على سبيل المثال، في مجلس إدارة المنظمة أو اجتماع مجلس الإدارة. في هذه الحالة، يتم إدخال تفاصيل الوثيقة ذات الصلة (البروتوكول) بالإضافة إلى ذلك. لكن جدول التوظيف، كقاعدة عامة، لا يتم نشره على موقع المنظمة ولا يتم إرساله عبر الموارد البريدية (البريد، وما إلى ذلك).

عينة من أجل الموافقة على جدول التوظيف

وافقت لجنة إحصاءات الدولة على النموذج الموحد رقم T-3 المثبت في جميع منتجات برامج محاسبة الموظفين. يمكنك استخدامه كأمر عينة لتقديم الموظفين.

النموذج ليس إلزاميا للاستخدام. أشارت الخدمة الفيدرالية للعمل والتوظيف (روسترود) مرارًا وتكرارًا في رسائلها إلى أن المنظمات غير الحكومية لها الحق في استخدام نماذج وثائق المحاسبة الأولية التي تم تطويرها بشكل مستقل. في هذه الحالة، يمكنك أن تأخذ هذا المثال كأساس.

عندما يتم وضع أمر لتغيير جدول التوظيف

يتم إصدار مثل هذا الأمر عندما يكون من الضروري دمج الابتكارات:

• استبعاد الشواغر أو الوحدات الهيكلية بسبب التغييرات التنظيمية في أنشطة المؤسسة؛
• إدخال وحدات جديدة خالية في حالة التوسع في الإنتاج أو زيادة عدد الخدمات.
• تقليل الوحدات
• تغيير الرواتب.
• تغيير أسماء المناصب أو الإدارات بأكملها.

يمكنك إجراء مثل هذه التغييرات:

• تطوير أمر للتغييرات؛
• بالموافقة على جدول التوظيف الجديد.

يقرر رئيس المؤسسة بنفسه الطريقة التي يختارها.

عند تنفيذ الإجراء الخاص بتخفيض عدد الموظفين أو العدد، لا يكون صاحب العمل ملزمًا بإدخال موظفين جدد، ولكن له الحق في إجراء تغييرات على الموظف الحالي. وهذا يعني أنه يمكن للمنظمة أن يكون لديها "موظف" واحد أثناء أنشطتها وتنظيم تغييراتها بالأوامر.

كيفية إعداد أمر لتغيير جدول التوظيف

لم تتم الموافقة على تنسيق المستند الموحد. يحق لصاحب العمل استخدام نموذج تم تطويره بشكل مستقل. يجب أن يتضمن مشروع الأمر ما يلي:

• تاريخ إدخال التغييرات؛
• أسماء الإدارات أو المناصب الجديدة؛
• عدد جديد من وحدات الموظفين؛
• مقدار الراتب والمدفوعات الإضافية والبدلات.

يمكن إجراء التغييرات:

• من تاريخ إصدار الأمر؛
• من التاريخ المحدد في أمر دخول التغييرات حيز التنفيذ.

وهذا يعني أنه يمكن إدخال التغييرات لاحقاً: على سبيل المثال، تاريخ إصدار الأمر هو 06/10/2019، والتغييرات من 07/01/2019.

يتم توقيع الأمر من قبل المدير.

عينة من أجل تغيير جدول التوظيف

ماذا تفعل بعد التوقيع

ليس على صاحب العمل أي التزام بتعريف الموظفين بجدول التوظيف نفسه أو بأمر الموافقة عليه، لأنه ليس قانونًا تنظيميًا محليًا يتعلق بأنشطة العمل. الاستثناء هو الحالات التي يكون فيها هذا الالتزام منصوص عليه في اتفاقية جماعية أو اتفاقية أو لائحة محلية (خطاب روسترود بتاريخ 15 مايو 2014 رقم PG/4653-6-1).

كم مرة تحتاج إلى الموافقة على جدول جديد؟

ولا يشترط القانون إصدار أمر موافقة سنويًا. ولكن إذا تم إجراء تغييرات على المستند في شكل إضافات خلال العام، فسيتم تقديم نسخة جديدة من "الموظفين" في بداية السنة التقويمية - وهو أكثر ملاءمة للعمل معه. بالنسبة للمنظمات ذات الميزانية والمنظمات غير الربحية، يمكن تحديد الفترة التي تمت الموافقة عليها من قبل مالك العقار وتعتمد على الميزانية المخصصة.

عند تقديم خيار جديد، يتم التخلص التدريجي من الخيار القديم. هل يحتاج إلى تخزينه؟ بالضرورة! وفقًا لقائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها أثناء أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية، والتي تشير إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558) في مكان التطوير والموافقة عليها، ولها فترة تخزين دائمة.

التوظيف هو التنظيمية والإداريةيمثلمما يعطي فكرة عن عدد العاملين في المؤسسة والأجور. ويتم تشكيلها سنويًا في المؤسسات الصغيرة والكبيرة، بغض النظر عن مستويات التوظيف. تشير بطاقة التقرير إلى الوظائف ومقدار الراتب المستحق لها والعلاوات وكذلك مقدار الأجور الشهرية.

يتم إعداد الوثيقة عادةً في نوفمبر / ديسمبر من العام التقويمي التالي ويتم الموافقة عليها من قبل رئيس الشركة. إذا كانت المؤسسة صغيرة وعدد الموظفين لا يتغير أو يتغير نادرا جدا، فيجوز إنشاء جدول الموظفين على أساس مدة تزيد على سنة واحدة.

يجب على الموظف الوافد حديثًا التعرف على اللوائح المحلية التي تحكم عدد الموظفين في المؤسسة والتوقيع.

الوثيقة لديها النموذج الموحد T-3والتي يتم ملؤها من قبل قسم الموارد البشرية. ثم يصدر المدير أمرًا بالموافقة على الجدول الزمني لعدد وحدات الموظفين.

الضرورة والأهداف

من الضروري إنشاء أمر للموافقة على الجدول الزمني عند إصدار جدول جديد للعمل المكتبي، والذي يسجل عدد الموظفين ورواتبهم.

سيكون هناك حاجة أيضًا إلى إجراء إداري في هذا الحدث إعادة إصدار النموذج T-3حيث تم تصحيح البيانات. قد تنشأ تعديلات فيما يتعلق بمغادرة الموظف بسبب تخفيض عدد الموظفين أو نقل الموظف إلى وظيفة أخرى.

من أجل زيادة كفاءة العمل، تتطور المؤسسة هيكل التوظيف واضح. يتم تعيين العمال لأداء مهمة معينة، ويتم تعيين رؤساء الأقسام لمراقبة أداء عمل الوحدات الهيكلية.

وافقت وزارة العمل في الاتحاد الروسي، في أمرها رقم 222 بتاريخ 4 سبتمبر 2000، على طريقة حساب الأعدادفئات معينة من العمال. يمكن استخدام هذه التقنية لتحديد العدد الأمثل لموظفي المؤسسة.

يعمل الجدول الزمني المنظم على تبسيط العدد الإجمالي للموظفين ويسمح لك بتخطيط ميزانية الشركة بشكل صحيح. يتم تحديد الحاجة إلى الوثيقة من خلال قانون العمل في الاتحاد الروسي، والذي يحتوي أكثر من مرة على إشارات إلى لوائح شؤون الموظفين.

وفقا للمادة 15 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يؤدي الموظف وظيفة عمله وفقا لجدول التوظيف. إذا تم تدقيق المؤسسة من قبل خدمة الضرائب أو التدقيق، تنشأ أسئلة أقل فيما يتعلق بالإنفاق الصحيح للأموال والوفاء بالالتزامات الاجتماعية للشركة.

يعد هذا القانون التنظيمي ضروريًا في المؤسسة لحل مشكلات الموظفين المثيرة للجدل. على سبيل المثال، إذا تم تسريح أحد الموظفين، فإن التشريع الروسي يلزم صاحب العمل بأن يعرض عليه وظيفة شاغرة أخرى، إذا كانت متوفرة.

إن أمر الموافقة على جدول التوظيف هو إجراء تنظيمي يتعلق بالأنشطة الرئيسية للمؤسسة. فقط بعد التوقيع عليه، يدخل الجدول الزمني نفسه حيز التنفيذ.

بالنسبة لجدول التوظيف، توفر لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي النموذج الموحد T-3. ويشمل الأقسام التالية:

الوثيقة لديها عرض جدولي. يحتوي العمود الأول على اسم موقع الإنتاج بشكل كامل أو مختصر. العمود الثالث يتضمن قائمة المناصب. ويتم الإشارة إليها وفقا للإدارات التي تنتمي إليها هذه المهن.

العمود الرابع يعكس عدد الموظفين حسب التخصص. ومن الأعمدة من 5 إلى 8 يشار إلى الراتب والبدلات بكافة أنواعها، على سبيل المثال، ساعات العمل غير المنتظمة، والمكافآت إن وجدت، أو المدفوعات الإضافية مقابل مدة الخدمة.

يلخص العمود التاسع جميع المدفوعات المستحقة للموظف. العمود الأخير يترك مساحة للملاحظات. يعطي السطر الأخير المبلغ الإجمالي للأجور لجميع موظفي المؤسسة.

يتم إعداد بطاقة التقرير المهني للمؤسسة ككل، ولكن يمكن تجميعها حسب أقسام الإنتاج وفئات الموظفين.

البيانات المحددة في جدول الموظفين لا تكون صالحة بدون أمر معتمد. يحق للمدير العام أو كبير المحاسبين، إذا لزم الأمر، إجراء تعديلات على المستند، والتي تنعكس أيضًا في الأمر.

إجراءات التجميع والمقدمة لعام 2018

يطور أوراق الإنتاج أخصائي موارد بشرية. لكن رئيس المؤسسة، إذا رغبت في ذلك، يمكن أن يعهد بتطوير الوثيقة إلى موظف مختص آخر، على سبيل المثال، خبير اقتصادي أو كبير المحاسبين.

يجب على الموظف المسؤول عن "الحفاظ" على القانون التنظيمي تحديث محتوى بطاقة التقرير سنويًا وإجراء التغييرات إذا لزم الأمر.

عادةً ما يتم تجميع جدول الموظفين للسنة التقويمية التالية في نهاية العام الحالي. وفي نهاية عام 2018، يجري إعداد وثيقة عام 2019.

قبل إدخال نموذج T-3 في العمل المكتبي، من الضروري إصدار أمر بشأن إعداد جدول التوظيف لعام 2018. يجب أن يكون المؤدي على دراية بهذه الوثيقة عند التوقيع.

إذا تم اكتشاف خطأ لاحقًا في نموذج T-3 الحالي المكتمل، فسيكون الأشخاص الذين شاركوا في تطويره مسؤولين.

إجراءات إدخال التوظيف في تدفق المستندات في عام 2018:

1. يتم إصدار أمر لوضع SHR.
2. تسجيل الطلب في المجلة.
3. التعرف على وثيقة موظفي الشركة المهتمين.
4. تحليل هيكل المنظمة.
5. تعبئة البيانات في الجدول الزمني.
6. تعريف المدير بالوثيقة النهائية.
7. ويجري إعداد أمر بالموافقة على ShR.
8. من المهم تسجيل المستند في كتاب الإجراءات الإدارية لـ ML.

يمكنك معرفة كيفية إنشاء جدول التوظيف في 1C من هذه التعليمات.

لا يوجد أمر عينة عالمي للموافقة على جدول التوظيف. يمكنك تأليفه بأي شكل من الأشكال، ولكن يجب أن يكون على ورق الشركة الرسمي.

يحتوي الطلب جميع التفاصيل النموذجيةخصائص التوثيق الإداري وهي:

• اسم المؤسسة؛
• رقم INN، KPP، OKPO؛
• رقم القانون الإداري؛
• المدينة التي يقع فيها المقر الرئيسي للشركة؛
• تاريخ الخلق؛
• محتوى؛
• طلب؛
• الأحرف الأولى ومنصب وتوقيع المدير العام؛
• الأحرف الأولى ومناصب موظفي الشركة المطلعين على القانون التنظيمي وتوقيعاتهم.

يجب أن يشير رأس القانون الإداري إلى الشكل التنظيمي والقانوني للمؤسسة واسمها وعنوانها وأرقام هواتفها.

• عدد الوحدات في موظفي المنظمة؛
• المبلغ الإجمالي للأموال المخصصة للأجور؛
• التاريخ الذي يدخل فيه قانون حقوق الإنسان حيز التنفيذ ورقمه؛
• المنصب والأحرف الأولى للشخص المسؤول عن تنفيذ الوثيقة الإدارية؛
• أسماء مناطق الإنتاج، إذا تم إنشاء الجدول الزمني للأقسام الفردية للشركة؛
• تاريخ ورقم موافقة مجلس حقوق الإنسان؛
• عدد الأوراق التي يشغلها نموذج T-3 المعتمد.

لا يحتوي أمر الموافقة على إدخال صحيفة سجل الموظفين على جزء مذكور. كلمة "آمر" تبدأ الفكرة الرئيسية للوثيقة. ليس من الضروري الإشارة إلى الأسباب التي توضح ضرورة الموافقة على جدول التوظيف.

عينة مكتملة

عند إصدار أمر، يجب على ضابط شؤون الموظفين أن يأخذ النموذج القياسي الفارغ للقانون التنظيمي ويجعله متوافقًا مع الحالة الحالية.

يجب أن يكون أمر الموافقة بمعناه واسعًا وموجزًا ​​وغير مثقل بالمعلومات غير الضرورية. ويشار إلى اسم الشركة بنفس الطريقة كما في القوانين التأسيسية.

ويحدد هذا الأمر عدد الموظفين والصندوق العام للأجور بالأرقام. في أي حال من الأحوال يجب أن تملأها بالكلمات.

إذا حدثت أخطاء أثناء عملية إدخال جدول زمني أو أمر لـSHR في العمل المكتبي، فإن الأمر يستحق ذلك إعادة إنشاء هذه المستندات.

كيفية الموافقة وهل يمكن إجراء التغييرات؟

عادة ما يتم تطوير جدول التوظيف لسنة. إذا لوحظت تغييرات كبيرة في تكوين الموظفين، فسيتم إصدار قانون تنظيمي جديد في نوفمبر وديسمبر من العام الحالي. يُسمح بإعداد جدول زمني مرة واحدة لعدة سنوات مقدمًا، إذا كانت تعديلات الموظفين طفيفة.

من المهم أن نفهم أنه بدون توقيع المدير على أمر الموافقة على جدول التوظيف، لن يعتبر الأخير صالحًا.

أي أوجه قصور نشأت عند إعداد جدول التوظيف يجب إزالتها قبل إصدار الأمر ذي الصلة. عند إعداد قانون إداري، من المهم الإشارة بشكل صحيح إلى التاريخ الذي يدخل فيه الجدول المكتمل حيز التنفيذ. قد يتزامن تاريخ الموافقة على الأمر مع تاريخ إنشائه. لا يمكن طرح بطاقة تقرير الموظفين للتداول في اليوم السابق.

من الضروري أن يتعرف رؤساء الوحدات الهيكلية والموظفين الأفراد على نموذج T-3 المُعد مسبقًا. بعد ذلك يتم الاتفاق على الوثيقة مع كبير المحاسبين ومدير قسم الموارد البشرية والمدير العام للشركة.

يجب الإشارة إلى الأحرف الأولى من الموظفين المهتمين وأسماء وظائفهم وتوقيعاتهم. بجانب التوقيعات، يجب الإشارة إلى تاريخ التعرف على الوثيقة. إلا بعد المشاهدةبمجرد أن يصبح نموذج T-3 جاهزًا، يمكن لجميع الأشخاص المذكورين أعلاه البدء في إعداد الطلب.

في حالة تغييرات الموظفين هناك ينشأ الحاجة إلى التغييراتإلى جدول التوظيف الحالي. يمكن القيام بذلك بطريقتين:

1. إصدار أمر بتعديل نموذج T-3 الحالي.
2. إنشاء جدول توظيف جديد.

وفي الحالة الثانية يجب إصدار أمر بالموافقة على SHR جديد. لكن البيانات المتغيرة لا تنعكس فيها، بل في بطاقة التقرير المحدثة نفسها.

إذا تم تحديث ترقيم المستندات في المؤسسة كل سنة تقويمية، فسيتم أيضًا إعادة تعيين رقم التوظيف. إذا كنت تقوم بتحديث البيانات في مستند بشكل متكرر، فمن المستحسن عدم الاستمرار في الترقيم القديم، ولكن البدء به مرة أخرى.

يجب أن تكون الوثيقة الإدارية مختومة بالضرورة، إذا تم تطوير نموذج الطلب مباشرة بواسطة المؤسسة نفسها أو سيتم استخدام القانون المعياري لتقديمه إلى الطرف المقابل. وإلا فلا داعي لوضع شعار الشركة عليها.

أين وإلى متى يتم تخزينه؟

الأوامر المتعلقة بالموافقة أو التغييرات في الجدول المهني، المخزنة في قسم شؤون الموظفين في المؤسسة. ويجب أن تكون موجودة في مجلد مصمم خصيصًا للأوامر المتعلقة بالتغييرات في الموظفين.

فترة تخزين الطلب هي 5 سنوات على الأقل. بعد ذلك، يقوم المحاسب بنقل الوثيقة إلى أرشيف المنظمة، حيث يوجد الفعل الإداري بشكل دائم. يوجد مجلد منفصل لجدول التوظيف.

إذا لزم الأمر، يتم إصدار وثائق الموظفين من الأرشيف فقط لرئيس المنظمة أو كبير المحاسبين أو غيرهم من الأشخاص المعتمدين.

يتم عرض كل شيء يتعلق بتغيير جدول التوظيف من "A" إلى "Z" في تعليمات الفيديو هذه.

- جزء ضروري من إجراءات تقديم وثيقة جديدة تنظم هيكل المؤسسة وموظفيها. وبدون ذلك، لن يدخل جدول التوظيف حيز التنفيذ القانوني. يتعلق هذا الأمر بالوثائق الإدارية للشركة ويجب إعداده وفقًا لقواعد معينة.

الملفات

تنص الوثيقة بوضوح على ما يلي:

• الوحدات الهيكلية,
• المسميات الوظيفية،
• عدد الموظفين،
• ظروف عملهم (الجدول الزمني، الراتب، الخ).

وفي الوقت نفسه، إذا كنا نتحدث عن المنظمات التجارية، فلها الحرية في تعيين أي أسماء للمناصب، ولكن يتعين على الوكالات الحكومية، عند تحديد المناصب، الاسترشاد بمصنفات خاصة.

تشير الوثيقة إلى المعدلات المشغولة والشاغرة، مع الأخذ في الاعتبار الموظفين الذين يعملون بدوام جزئي وأولئك الذين يقومون بأنشطة مساعدة فيما يتعلق بالإنتاج الرئيسي. أما العمال الذين هم على "صفقة" أي. لديهم أجور بالقطعة - عادة لا يتم ذكرها في الوثيقة.

بناءً على جدول التوظيف، لا يتم حل مشكلات الموظفين داخل المنظمة فحسب، بل يتم أيضًا التخطيط لتطوير الأعمال إلى حد ما.

ينبغي التعامل مع إنشاء جدول التوظيف بعناية فائقة، مع اتباع القواعد الخاصة بإعداده والموافقة عليه وفترة صلاحيته. يجب ألا ننسى أنه في بعض الحالات يمكن أن يصبح جدول التوظيف دليلاً في الإجراءات أمام مفتشيات العمل والمحاكم.

إجراءات الموافقة على جدول التوظيف

1. قبل إعداد هذه الوثيقة والموافقة عليها، تقوم إدارة الشركة بتحليل وتأخذ في الاعتبار احتياطي الموظفين الحالي والقدرة الإنتاجية والآفاق المستقبلية.
2. ثم يتم كتابة أمر لإنشاء جدول التوظيف، ويتم إعداد المستند (عادةً ما يتم إعداد الجزء الرئيسي منه على شكل جدول).
3. تمت الموافقة عليه بأمر خاص.

فقط بعد اتباع الإجراء بأكمله، يدخل جدول التوظيف حيز التنفيذ القانوني.

هل من الممكن تغيير جدول التوظيف؟

يتم إعداد جدول التوظيف، كقاعدة عامة، لفترة طويلة إلى حد ما - في أغلب الأحيان سنة واحدة أو أكثر. وعادة ما يتم تشكيلها في نهاية أو بداية السنة التقويمية، اعتمادًا على احتياجات أو خطط المؤسسة. ومع ذلك، إذا لزم الأمر (إدخال تعديلات طفيفة تتعلق بزيادة/تخفيض عدد الموظفين، وإعادة تسمية المناصب، وما إلى ذلك)، يمكن إجراء تغييرات مختلفة عليها في أي وقت، والتي يتم أيضًا إعداد الأوامر المناسبة لها، على سبيل المثال. علاوة على ذلك، إذا كانت التغييرات جادة، على سبيل المثال، هناك إعادة تنسيق كاملة للأقسام الهيكلية للشركة، فمن الأفضل عدم قصر نفسك على إجراء تعديلات على الوثيقة الحالية، ولكن إنشاء واحدة جديدة.

الذي يرسم النظام

عادة، في المؤسسات، تقع مسؤولية كتابة الأوامر نيابة عن الإدارة على عاتق أحد الموظفين العاديين الذين لديهم معرفة ومهارات معينة في إنشاء مثل هذه المستندات.

كقاعدة عامة، هذا هو المستشار القانوني أو أخصائي الموارد البشرية أو السكرتير.

ولكن، بغض النظر عمن هو المسؤول عن أداء هذه الوظيفة، يجب أن يتم اعتماد الأمر من قبل مدير الشركة.

قواعد إعداد أمر الموافقة على جدول التوظيف

اليوم، أمر اعتماد جدول التوظيف ليس له قالب موحد، فيمكن كتابته بأي شكل أو حسب القالب الذي طورته الشركة ووافقت عليه في سياستها المحاسبية. في هذه الحالة، يوصى بالامتثال لمعايير معينة يحددها العمل المكتبي القياسي لمثل هذه المستندات. على وجه الخصوص، يجب أن يحتوي الطلب بالضرورة على:

• رقم وتاريخ التجميع،
• اسم الشركة،
• الارتباط بالقاعدة
• جوهر الأمر (يجب ذكره بوضوح وإيجاز، باستخدام صياغة تقريبًا مثل "أوافق على جدول التوظيف")،
• رقم وتاريخ هذا الجدول،
• تاريخ دخوله حيز التنفيذ.

إذا رغبت في ذلك، يمكنك استكمال جزء المعلومات من الأمر بمعلومات حول عدد وحدات الموظفين وصندوق الأجور المحدد فيه.

في الختام تحتاج تحديد المسؤولين عن تنفيذ الأمر(عادةً ما يكون هذا موظفًا في المنظمة ومحاسبًا).

وينبغي إدراج جدول التوظيف نفسه في النص كملحق لهذه الوثيقة.

قواعد لتقديم الطلب

يمكن أيضًا إعداد الطلب بطريقة مناسبة: تُقبل النماذج المكتوبة بخط اليد والمطبوعة، والمكتوبة على ورق الشركة الرسمي وعلى ورقة A4 فارغة.

وفي هذه الحالة يجب أن يتم توقيع النموذج من قبل رئيس الشركة.

ليست هناك حاجة لوضع ختم على الوثيقة، لأن يشير إلى الوثائق الداخلية للمؤسسة، بالإضافة إلى ذلك، منذ عام 2016، تتمتع الكيانات القانونية بكل الحق في عدم استخدام الأختام والطوابع في أنشطتها.

عادة ما يتم إصدار الأمر في نسخة واحدة، والتي يتم تضمينها خلال فترة الصلاحية في نفس المكان مع الإجراءات القانونية التنظيمية الأخرى والوثائق الإدارية. وبعد أن تفقد أهميتها، يتم نقلها للتخزين إلى أرشيف المنظمة، حيث تبقى للمدة التي يحددها القانون، ومن ثم يمكن التصرف بالأمر.

ستجد في هذه المادة نموذجًا لأمر للموافقة على جدول التوظيف، وتعرف على الشكل والقواعد التي يتم بها إعداد جدول التوظيف، وكيفية تغيير جدول التوظيف.

كيفية إنشاء جدول التوظيف

تقريبًا كل مؤسسة ميزانية لديها جدول توظيف. علاوة على ذلك، تقوم مؤسسات الدولة (البلدية) بتطويرها والموافقة عليها بشكل مستقل (الجزء 2 من المادة 13 من القانون الصادر في 3 نوفمبر 2006 رقم 174-FZ، البند 10 من اللوائح المعتمدة، البند 14 بقرار اللجنة الثلاثية الروسية لـ تسوية العلاقات الاجتماعية وعلاقات العمل بتاريخ 10 ديسمبر 2010 رقم 10). يتم إعداد جدول التوظيف حسب النموذج رقم T-3 المعتمد أو يستخدمون النموذج الخاص بهم.

عدد وحدات الموظفين. عند ملء نموذج التوظيف الموحد، قد تنشأ أسئلة حول إجراءات ملء العمود 4، الذي يشير إلى عدد وحدات الموظفين. إذا كانت المؤسسة توفر صيانة وحدة موظفين غير مكتملة، فعند ملء العمود 4، تتم الإشارة إلى عدد وحدات الموظفين غير المكتملة بالنسب المناسبة، على سبيل المثال: 2.5؛ 0.75 وما إلى ذلك. جاء ذلك في تعليمات استخدام واستكمال نماذج الوثائق المحاسبية الأولية (التي تمت الموافقة عليها بقرار لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1، والمشار إليها فيما بعد باسم التعليمات).

أما بالنسبة لأداء العمل مع طاقم عمل غير مكتمل، فيُمنح أصحاب العمل حرية العمل الكاملة. يمكنك تعيين موظف بدوام جزئي في مكان العمل الرئيسي، ويمكنك توظيف عامل بدوام جزئي، ويمكنك "تشتيت" العمل نصف الوقت بين الموظفين الآخرين، وتأطير ذلك على أنه توسيع لمجالات الخدمة، وما إلى ذلك.

راتب الموظف. في كثير من الأحيان، يواجه أصحاب العمل صعوبات عند ملء الأعمدة من 5 إلى 9، والتي تعكس راتب الموظف. إذا لم يكن صاحب العمل قادرا على ملء هذه الأعمدة بالروبل، على سبيل المثال، بسبب حقيقة أن المكافآت يتم تعيينها للموظف في النسب المئوية أو المعاملات، فيسمح للإشارة إلى النسب المئوية أو المعاملات في الأعمدة المقابلة.

إذا تغيرت كمية النسب المئوية والمعاملات، فيمكنك وضع نطاقها، وفي العمود 10 "ملاحظة" قم بإنشاء رابط للمستند الذي ينظم التغيير في هذه النسب والمعاملات.

البدلات. توضح التوجيهات أن الأعمدة من 6 إلى 8 "المكافآت" توضح مدفوعات الحوافز والتعويضات (المكافآت والبدلات والمدفوعات الإضافية ومدفوعات الحوافز) التي تحددها التشريعات الحالية (على سبيل المثال، المكافآت الشمالية، ومكافآت الدرجة الأكاديمية، وما إلى ذلك)، أيضًا مثل تلك التي يتم تقديمها وفقًا لتقدير المنظمة (على سبيل المثال، المتعلقة بالنظام أو ظروف العمل).

المعامل الإقليمي.أما بالنسبة للمعامل الإقليمي فيمكن الإشارة إليه إما كنسبة مئوية من الراتب أو بالروبل. ولكن مع زيادة النسبة المئوية للعمال في أقصى الشمال يصبح الأمر أكثر صعوبة. بعد كل شيء، يتغير اعتمادا على مدة التجربة "الشمالية". لذلك، عند ملء نموذج التوظيف الموحد، لا تتم الإشارة إليه في الأعمدة 6-8، وفي العمود 10 تتم الإشارة إلى القانون القانوني التنظيمي ذي الصلة الذي ينظم تحديد النسبة المئوية للزيادات في الأجور لموظفي أقصى الشمال.

مدفوعات الحوافز الأخرىباستثناء البدلات، لا تظهر في استمارة التوظيف الموحدة. وبالتالي، ليست هناك حاجة لإدراج المكافآت ومدفوعات الحوافز الأخرى التي ليست بدلات في جدول التوظيف.

لا يمكن حساب الإجمالي في الأعمدة من 5 إلى 9 إلا عندما يتم تحديد معدلات التعريفة الجمركية والبدلات في نفس الوحدات لنفس الفترة الزمنية.

إذا تم استخدام النسب المئوية والمعاملات في الأعمدة المقابلة، بالإضافة إلى الروبل، وتستخدم المؤسسة ليس فقط نظام الأجور على أساس الوقت، ولكن أيضًا نظام الأجور بالقطعة، فمن غير الممكن استخلاص الإجمالي من الأعمدة 5- 9 من استمارة جدول التوظيف الموحد.

- أسماء الوظائف والمهن والتخصصاتالتي تظهر في جدول التوظيف، يتم إنشاؤها من قبل صاحب العمل بشكل مستقل. إذا كان أداء العمل في وظائف أو تخصصات أو مهن معينة يرتبط بتقديم أي مزايا أو وجود قيود، فيجب أن تتوافق هذه الوظائف والتخصصات والمهن ومتطلبات التأهيل لها مع الأسماء والمتطلبات المحددة في المؤهل الكتب المرجعية (المادة 57 من قانون العمل RF). تتم الموافقة على الكتب المرجعية للمؤهلات بالطريقة التي تحددها حكومة الاتحاد الروسي.

إذا لم يتم تضمين هذه المهن والمناصب في الدلائل المحددة، فيجب الإشارة إلى أسماء المهن والمناصب في جدول التوظيف بالمؤسسة (وفي عقود العمل) وفقًا للقانون التنظيمي الذي يوفر المزايا أو يفرض قيودًا. يحتوي تشريع العمل الروسي على عدد كبير إلى حد ما من اللوائح التي توفر المزايا والقيود لفئات مختلفة من العمال. لذلك، عند إعداد جدول التوظيف، من الأفضل لصاحب العمل الالتزام بأدلة المؤهلات ذات الصلة.

مهم!
تقوم المؤسسات بشكل مستقل بتطوير واعتماد جداول التوظيف. يمكن الانتهاء من الشكل الموحد للتوظيف. يتم إضفاء الطابع الرسمي على ذلك بأمر من الرئيس ويتم تسجيله في السياسات المحاسبية للمؤسسة.

جدول التوظيف للإدارات المنفصلة

لنفترض أن إحدى المؤسسات تجري كلاً من الأنشطة المتعلقة بالميزانية (الأنشطة المتعلقة بتنفيذ المهام الحكومية) والأنشطة المدرة للدخل. هل من الضروري وضع جدولين للتوظيف في هذه الحالة؟ هل من الضروري وضع جدول توظيف منفصل لفرع (مكتب تمثيلي) للمؤسسة؟

ليس من الضروري وضع جدولين للتوظيف في أي من الحالات المذكورة أعلاه. تنص المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي على أن جدول التوظيف يستخدم لإضفاء الطابع الرسمي على الهيكل والتوظيف ومستويات التوظيف في المؤسسة. ويرد حكم مماثل في القسم 1 من تعليمات ملء نموذج T-3 (تمت الموافقة عليه بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1).

في الوقت نفسه، يجب أن يشمل جدول التوظيف جميع المناصب (المهن) لهذه المؤسسة (البند 10 من اللوائح المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 5 أغسطس 2008 رقم 583، البند 14 من التوصيات الموحدة المعتمدة بقرار اللجنة الثلاثية الروسية لتنظيم العلاقات الاجتماعية وعلاقات العمل بتاريخ 10 ديسمبر 2010 رقم 10). ولذلك لا تحتاج المؤسسة إلى وضع جدولي توظيف منفصلين لكل نشاط (الميزانية وتوليد الدخل).

فيما يتعلق بوضع جدول وظيفي منفصل لفرع المؤسسة، يجب مراعاة ما يلي: وفقًا للفقرة 3 من المادة 55 من القانون المدني للاتحاد الروسي، فإن الفرع ليس كيانًا قانونيًا مستقلاً. وعليه يتم تزويد الفرع بمستخرج من جدول التوظيف المعتمد للمؤسسة أو نسخة منه.

الموافقة على التوظيف

عينة من أجل الموافقة على جدول التوظيف

الأمر رقم 90

بشأن الموافقة على جدول التوظيف

موسكو

07.09.2016

وفقًا للمادة 1 من التعليمات المعتمدة بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1،

انا اطلب:

الموافقة على جدول التوظيف بتاريخ 07/09/2016 رقم 15 بطاقم مكون من 28 وحدة موظفين بصندوق أجور شهري قدره 367000 روبل.

الملحق: جدول التوظيف على ورقتين.

مخرج				أ.ف. لفيف
متفق:
رئيس الحسابات				مثل. جليبوفا
رئيس قسم الموارد البشرية				إ. جروموفا
وقد اطلع على الأمر ما يلي:
مساعد محاسب				في إن زايتسيفا
07.09.2016
سكرتير				إي.في. ايفانوفا
07.09.2016

كيفية تغيير الموظفين

لا يحتوي تشريع العمل على قيود على تكرار التغييرات في جدول التوظيف، وكذلك على إدخال الوظائف وتقليصها، حتى لو تمت الموافقة على الوثيقة (انظر أعلاه نموذج الطلب بشأن الموافقة على جدول التوظيف). كما أن التشريع لا يشترط مشاركة النقابة العمالية في صياغته والموافقة عليه. في حالة وجود نزاع بشأن فصل الموظفين بسبب تخفيض عدد الموظفين، لا تنظر المحاكم في مدى استصواب تغيير جدول التوظيف.

أما بالنسبة لإدراج مدفوعات معينة في جدول التوظيف، كما هو منصوص عليه في مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20، فيمكن للمنظمة، إذا لزم الأمر، إدخال تفاصيل إضافية في النماذج الموحدة للمحاسبة الأولية توثيق.

في هذه الحالة، تظل جميع تفاصيل النماذج المعتمدة دون تغيير (بما في ذلك الرمز ورقم النموذج واسم المستند)، ولا يُسمح بحذف التفاصيل الفردية من النماذج الموحدة. يجب إضفاء الطابع الرسمي على التعديلات التي تم إجراؤها (تفاصيل إضافية) بأمر من رئيس المؤسسة. وبالإضافة إلى ذلك، يجب الإشارة إلى استخدام نموذج التوظيف المعدل في السياسة المحاسبية.

أما بالنسبة لعمليات تفتيش مفتشية العمل، فإن القائمين على فحص جدول التوظيف يهتمون فقط بامتثال الموظفين العاملين فعليا لعددهم المحدد في هذه الوثيقة. يتم التحقق من المدفوعات للموظفين ونفقات صندوق الأجور مقابل جداول التوزيع والبيانات المالية

يجب على جميع الشركات ورجال الأعمال الذين يستخدمون العمالة المستأجرة في أنشطتهم، وفيما يتعلق بهذا، الدخول في عقود العمل، أن يكون لديهم مثل هذا القانون المحلي كجدول التوظيف. لمنح الوثيقة وضعًا تنظيميًا، يجب أن يتم تنفيذها وفقًا للقواعد التي يحددها القانون. في كثير من الأحيان يكفي إصدار أمر بالموافقة على جدول التوظيف.

تنص قواعد قانون العمل في الاتحاد الروسي على أن اسم المهنة ومبلغ الأجر المنصوص عليه يجب أن يتوافق مع القيم الموضحة في اتفاقية العمل المبرمة مع الموظف.

بالإضافة إلى أنه يحتوي على بيانات عن العدد المطلوب من وحدات موارد العمل لكل تخصص.

كل هذا يحدد الدور المهم للفعل في تخطيط النفقات القادمة، واتخاذ القرارات لإدارة الأعمال، وتبرير النفقات التي تتكبدها المؤسسة.

ولذلك، فإن العديد من عمليات التفتيش التي تجريها السلطات التنظيمية تتطلب في كثير من الأحيان توفير الموظفين في مجموعة الوثائق الإلزامية أثناء التفتيش.

عند تطوير جدول التوظيف، يمكن إشراك متخصصين من مختلف المجالات - المحامون والاقتصاديون والتقنيون والعاملون في الموارد البشرية، وما إلى ذلك.

انتباه!غالبًا ما تكون هذه الوثيقة التنظيمية المحلية صالحة لمدة سنة تقويمية واحدة. ولكن بالنسبة للشركات الصغيرة يمكن أن تستمر لعدة سنوات.

كيفية الموافقة على التوظيف

وافقت السلطات الإحصائية على نموذج متخصص لجدول التوظيف، والذي يمكن لكيان الأعمال الالتزام به أو استخدامه الخاص به، والذي تم إنشاؤه على أساس المعيار، ولكن مع مراعاة خصائص إنتاجه.

بعد إعداد مسودة هذا القانون والاتفاق عليها مع جميع المختصين، إذا كانت هناك هيئات نقابية في المنشأة، فيجب إرسالها إليهم لمراجعتها. وقد يتفقون معه على الفور أو يكون لديهم اعتراضات.

إذا قبلتها الإدارة، سيتم تطوير المشروع بشكل أكبر. يمكن للإدارة تقديم جدول التوظيف، حتى لو تلقت اعتراضات من النقابة.

لإضفاء القوة القانونية على الفعل، يمكن إدخاله عن طريق إنشاء أمر مستند بشأن التوظيف.

هذا الأمر الصادر عن المدير له شكل حر ويتم وضعه بشكل أساسي على ورق الشركة الرسمي. يتم إعداد هذه الوثيقة إما عن طريق خدمة الموظفين أو الكاتب.

انتباه!إذا تم تقديم جدول التوظيف بأمر من إدارة الشركة فيجب إدراجه بالأمر كملحق. وبعد ذلك يتم تقديم الأمر إلى المدير للموافقة عليه، وبعد ذلك يتم تسجيله في الكتاب المناسب.

بعد إصدار الأمر، يجب ختم الفعل المحلي نفسه بـ "موافق عليه"، ويجب تسجيل رقم وتاريخ الأمر الذي تم تنفيذه بموجبه.

وبما أن هذه الوثيقة جزء من اللوائح الداخلية، فيجب على جميع موظفي الشركة التعرف على محتوياتها. يمكن تنفيذ هذا النشاط باستخدام أوراق تعريف خاصة أو باستخدام سجل تعريف.

يجب أن تتذكر إدارة الشركة أنه بمجرد أن يطلب الموظف جدول التوظيف للمراجعة، يجب تقديم هذه الوثيقة أو نسخة منها له.

انتباه!عند تقديم جدول توظيف جديد ليحل محل الجدول القديم، يجب اعتبار الجدول السابق غير صالح. ويمكن القيام بذلك تحت تصرف المدير لتقديم واحدة جديدة.

تنزيل طلب العينة

قم بتنزيل عينة لعام 2018 بتنسيق Word.

كيفية إعداد أمر للموافقة على جدول التوظيف في المنظمة بشكل صحيح

لا يحدد القانون أن الأمر بالموافقة على جدول التوظيف الجديد يجب أن يكون له شكل ثابت وصارم.

سيكون أكبر قدر من الراحة للمترجم هو استخدام ترويسة الشركة، حيث يتم كتابة اسم الموضوع ورموز TIN وOGRN وعنوان الموقع وتفاصيل البنك بالفعل.

وتحت هذه المعلومات يشار إلى كلمة "أمر"، ويشار إلى رقمه بجانبها. بموجبه، سيكون من الضروري تسجيل الطلب في سجل الطلبات الخاص بالمؤسسة.

في السطر التالي اكتب تاريخ تنفيذ الوثيقة والمكان.

ثم، على الخط الأحمر، تحتاج إلى الإشارة إلى سبب قرار الكيان التجاري باستخدام هذا المستند. سيكون هذا هو الجزء التمهيدي من الطلب.

الخطوة التالية هي الإشارة إلى كلمة "آمر"، ومن ثم يتم إدراج الأوامر اللازمة على شكل نقاط:

• اعتماد جدول التوظيف الجديد للشركة. تحتاج هنا أيضًا إلى إدراج عدد وحدات الموظفين التي تحتوي عليها الوثيقة، ومقدار صندوق الرواتب.
• أدخل المستند حيز التنفيذ، مع الإشارة إلى التاريخ الذي سيتم فيه ذلك. إذا لم يتم ذكر هذا التاريخ في الطلب، فستبدأ صلاحية الوثيقة من لحظة إصدار الأمر.
• إذا كان جدول التوظيف ساري المفعول من قبل فيجب الإشارة إلى أنه أصبح غير صالح.
• حدد موظف الشركة الذي سيكون مسؤولاً عن تنفيذ الأمر. كقاعدة عامة، يتم ذلك من قبل موظف شؤون الموظفين أو كبير المحاسبين.
• وضح من يجب عليه تعريف جميع الموظفين المسجلين بالوثيقة الجديدة ضد التوقيع.

انتباه!ويجب أن يذكر في الأمر ملاحقه. في هذه الحالة، يكون بمثابة نموذج لجدول التوظيف الذي تم إدخاله، والذي بموجبه من الضروري ملء التفاصيل.

يجب أن يتم توقيع الأمر المكتمل بالكامل من قبل رئيس المنظمة، مع الإشارة إلى نسخة التوقيع.

ستكون المرحلة النهائية من معالجة الطلب هي تثبيت توقيعات جميع الأشخاص المسؤولين المذكورين. يجب عليهم قراءة النص، ثم الإشارة إلى منصبهم واسمهم الأخير وتوقيعهم وتاريخ التعرف عليهم.

كيفية إجراء التغييرات

قد تتغير ظروف التشغيل لكيان تجاري بمرور الوقت. ولهذا السبب، قد تحتاج الإدارة إلى تعديل جدول التوظيف الحالي. تقليديا، يمكن تقسيم التعديلات المحتملة إلى كبيرة وثانوية.

في الحالة الأولى، كقاعدة عامة، يكون عدد التغييرات الضرورية كبيرًا جدًا بحيث يكون من الأفضل للموظف المسؤول إعداد مستند جديد ووضعه موضع التنفيذ. وفي الحالة الثانية، يمكنك استكمال الجدول باستخدام ترتيب منفصل يسرد التغييرات.

قد تكون التغييرات مطلوبة في الحالات التالية:

• تم فتح منصب جديد في المنظمة.
• تم اتخاذ القرار بتغيير عنوان الوظيفة الحالية.
• ويجري الآن إجراء تخفيضات في عدد الموظفين.
• تتغير رواتب الوظائف ومعدلات التعرفة.
• تم اتخاذ قرار بإزالة المناصب الشاغرة من المستند.

عادة، يتم تنفيذ هذا العمل من قبل موظف شؤون الموظفين. في الكيانات الصغيرة، قد يتم تعيين هذه المسؤوليات لمحاسب أو سكرتير وما إلى ذلك.

انتباه!في حالة إجراء التغييرات عن طريق إنشاء مستند جديد، فإن عملية وضعه موضع التنفيذ تشبه عملية إدخال النموذج الأصلي.