يتم تضمين عملية التنسيق والتحكم. الخزانة الفيدرالية. أولا - أحكام عامة

أخبار

الموضوع 11. التنسيق والرقابة في نظام الإدارة

السيطرة هي عملية التأكد من أن المنظمة تحقق أهدافها.

تتكون عملية التحكم من وضع المعايير وقياس النتائج المحققة بالفعل وإجراء التعديلات إذا كانت النتائج المحققة تختلف جوهريًا عن المعايير المعمول بها.

من أهم أسباب الحاجة إلى الرقابة أن أي منظمة ، بالطبع ، يجب أن يكون لديها القدرة على إصلاح أخطائها في الوقت المناسب وتصحيحها قبل أن تضر بتحقيق أهداف المنظمة.

أرز. 11.1. وقت تنفيذ الأنواع الرئيسية للمراقبة

الوسيلة الرئيسية لممارسة الرقابة الأولية هي تنفيذ (وليس إنشاء ، وبالتحديد تنفيذ) قواعد وإجراءات وسلوكيات معينة.

في المنظمات ، يتم استخدام التحكم المسبق في ثلاثة مجالات رئيسية - فيما يتعلق بالموارد البشرية والمادية والمالية.

الموارد البشرية. تتحقق السيطرة الأولية من خلال تحليل شامل لتلك المعرفة والمهارات التجارية والمهنية اللازمة لأداء واجبات وظيفية معينة واختيار الأشخاص الأكثر استعدادًا وتأهيلًا.

الموارد المادية. يتم التحكم من خلال تطوير معايير للحد الأدنى من مستويات الجودة المقبولة وإجراء فحوصات مادية لمطابقة المواد الواردة مع هذه المتطلبات.

الموارد المالية. أهم وسيلة للرقابة الأولية هي الميزانية. إنه يعطي الثقة أنه عندما تحتاج المنظمة إلى النقود ، فإنها ستحصل عليها. لا تسمح الميزانية للمنظمة باستنفاد أموالها حتى النهاية.

يعتمد التحكم الحالي على قياس النتائج الفعلية التي تم الحصول عليها بعد تنفيذ العمل الهادف إلى تحقيق الأهداف المرجوة. من أجل تنفيذ التحكم الحالي بهذه الطريقة ، يحتاج جهاز التحكم إلى ملاحظات.

يتم استخدام التحكم النهائي بعد انتهاء العمل. لها ميزتان مهمتان:

1) يعطي التحكم النهائي لإدارة المنظمة المعلومات اللازمة للتخطيط إذا كان من المفترض تنفيذ عمل مماثل في المستقبل ؛

2) يعزز الدافع.

هناك ثلاث خطوات متميزة في إجراء التحكم:

تطوير المعايير والمعايير ؛

مقارنة النتائج الحقيقية بالمعايير والمعايير ؛

اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

جميع أنظمة التغذية الراجعة

1. لديك أهداف.

2. استخدام الموارد الخارجية.

3. تحويل الموارد الخارجية للاستخدام الداخلي.

4. انتبه لأي انحرافات كبيرة عن الأهداف المقصودة.

5. تصحيح هذه الانحرافات لضمان تحقيق الأهداف.

المعايير هي أهداف محددة يمكن قياس التقدم على أساسها.

يحدد مؤشر الأداء بالضبط ما يجب تحقيقه من أجل تحقيق الأهداف المحددة. تسمح مثل هذه المقاييس للإدارة بمقارنة ما فعلوه بالفعل مع ما خططوا له والإجابة على الأسئلة المهمة التالية: ما الذي يتعين علينا القيام به لتحقيق أهدافنا المخطط لها؟ ما الذي بقي التراجع عنه؟

الخطوة الأولى في عملية التحكم: تحديد المعايير وإنشاء مقاييس الأداء

في المرحلة الثانية من التحكم ، يتم تحديد مقياس الانحرافات المسموح بها ، والتي لا ينبغي أن يتسبب فيها انحراف النتائج التي تم الحصول عليها عن النتائج المخططة في إثارة القلق.

المرحلة الثالثة: ضرورة اختيار مسار العمل المناسب والقضاء على الانحرافات.

لكي تكون فعالة ، يجب أن تكون السيطرة اقتصادية. تتمثل إحدى طرق زيادة الكفاءة الاقتصادية للتحكم في استخدام طريقة التحكم عن طريق الاستبعاد.

مبدأ الاستبعاد هو أنه يجب تشغيل نظام التحكم فقط عندما تكون هناك انحرافات ملحوظة عن المعيار.

أرز. 11.5. نموذج عملية التحكم

بغض النظر عن مدى جودة الخطط ، لا يمكن عادةً تنفيذها على النحو المنشود. لا يمكن التنبؤ بالمستقبل بدقة مطلقة. الظروف الجوية غير المواتية ، والحوادث الصناعية وحوادث النقل ، والمرض وفصل الموظفين ، والعديد من الأسباب الأخرى التي ناقشناها في بداية هذا الفصل ، تعطل خططنا. يجب أولاً اكتشاف هذه الانتهاكات باستخدام نظام التحكم. على سبيل المثال ، تحتاج إلى العودة بانتظام - مرة في اليوم أو الأسبوع أو الشهر - إلى الخطة وتحديد الانحرافات غير المرغوب فيها عن المخطط.

هناك طريقتان رئيسيتان للانحرافات. أولاً ، يمكنك السعي للعودة إلى المسار المخطط للحركة. سيتطلب ذلك موارد إضافية - مادية وبشرية ومالية. في بعض الأحيان يتم إنشاء هذه الموارد وفقًا للخطة ، مع توقع إمكانية حدوث مضاعفات مسبقًا. وخير مثال على ذلك هو النسخ الاحتياطية لرواد الفضاء. لكن علينا أن نتحمل حقيقة أنه في بيئة مواتية ، فإن مثل هذه الموارد "ستعطل". ثانيًا ، يمكن تغيير الخطة نفسها ، واستبدال المعالم المحددة بأخرى يمكن تحقيقها بشكل واقعي في الوضع الحالي. تعتمد إمكانية مثل هذا النهج على مدى أهمية الخطة بالنسبة للشركة - سواء كانت "قانونًا" أو مجرد "دليل للعمل" يحدد الاتجاه المطلوب للحركة.

المدير مسؤول عن مراقبة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها سابقًا ، والتي لم يتم تضمينها في الخطة فحسب ، بل أيضًا التشغيلية والحالية. يتم تنفيذ الرقابة الجزئية في سياق الاجتماعات والموافقة على الوثائق. لكن هذا لا يكفى. عند التخطيط لعمله الخاص ، يجب على المدير توفير فحوصات منتظمة لأنشطة مرؤوسيه ، ليس فقط أعضاء فريقه ، ولكن أيضًا أي شخص آخر. يمكن استخدام كل من التقارير والشهادات الرسمية والمحادثات غير الرسمية. وتجدر الإشارة إلى أن المحادثة مع مدير يتقدم بعدة خطوات في السلم الهرمي له تأثير إيجابي كبير على الموظف. في المملكة المتحدة ، يُعتقد أن الرئيس التنفيذي يجب أن يتحدث إلى كل موظف مرة واحدة على الأقل في السنة. لسوء الحظ ، لا يتم قبول مثل هذه المقابلات في روسيا.

هناك ثلاثة جوانب للرقابة الإدارية:

تحديد المعايير - التحديد الدقيق للأهداف التي يجب تحقيقها في فترة زمنية معينة. يعتمد على الخطط الموضوعة أثناء عملية التخطيط ؛

قياس ما تم تحقيقه خلال الفترة ومقارنة ما تم تحقيقه بالنتائج المتوقعة.

إعداد الإجراءات التصحيحية اللازمة.

يجب أن يختار المدير أحد خطوط العمل الثلاثة: لا تفعل شيئًا ، أو تخلص من الانحراف ، أو راجع المعيار.

يتم تنفيذ تقنية التحكم وفقًا للمخطط التالي:

اختيار مفهوم التحكم (نظام ، عملية ، فحص خاص) ؛

تحديد أهداف الرقابة (الملاءمة ، والصحة ، وانتظام وفعالية الرقابة) ؛

وضع معايير للمراقبة (أخلاقية ، صناعية ، قانونية) ؛

اختيار طرق التحكم (تشخيصية ، علاجية ، أولية ، حالية ، نهائية) ؛

تحديد حجم ومجال التحكم (مستمر ، عرضي ، مالي ، جودة المنتج).

يعتبر تنظيم الرقابة الداخلية الفعالة عملية معقدة متعددة المراحل تشمل الخطوات التالية:

1. تحليل ومقارنة أهداف أداء الشركة المحددة لظروف العمل السابقة ، ومسار العمل المعتمد سابقًا ، والاستراتيجية والتكتيكات مع أنواع النشاط والحجم والهيكل التنظيمي ، وكذلك مع قدراتها.

2. تحليل فعالية الهيكل الإداري الحالي وتعديله. يجب تطوير اللوائح الخاصة بالهيكل التنظيمي ، والتي تصف جميع الوحدات التنظيمية مع الإشارة إلى التبعية الإدارية والوظيفية والمنهجية واتجاه أنشطتها والوظائف التي تؤديها ؛ وضع قواعد علاقتهم وحقوقهم ومسؤولياتهم ؛ يتم عرض توزيع أنواع المنتجات والموارد ووظائف الإدارة لهذه الروابط. وينطبق الشيء نفسه على الأحكام الخاصة بالوحدات الهيكلية المختلفة (الإدارات ، المكاتب ، المجموعات ، إلخ).

3. تطوير إجراءات معيارية رسمية للرقابة على معاملات مالية وتجارية محددة. يتيح لك ذلك تبسيط علاقة الموظفين فيما يتعلق بالسيطرة على الأنشطة المالية والاقتصادية ، وإدارة الموارد بفعالية ، وتقييم مستوى موثوقية المعلومات لاتخاذ قرارات الإدارة.

إن أهم مكان في نظام إدارة الشركة هو التحكم في القرارات الإستراتيجية. يشير هذا إلى معرفة إلى أي مدى يؤدي القرار إلى تحقيق أهداف الشركة. في الممارسة العملية ، نحن نتحدث عن تشكيل نظام إدارة تحكم حديث.

لاتخاذ قرار بشأن مراقبة وتنظيم عمليات الرقابة ، قد يكون من المهم عدد من المعايير: فعاليتها ، وتأثير التأثير على الناس ، ومهام الرقابة وحدودها.

التنسيق والرقابة في نظام الإدارة. دعم المعلومات للإدارة.

التنسيق والتحكم من خلال جميع وظائف الإدارة الأخرى. عند اتخاذ أي قرارات إدارية ، يجب على المدير أن يفكر في نفس الوقت في كيفية تنسيقه والتحكم في تنفيذها. في المهمة العملية المعروضة أدناه ، يتم النظر في وظيفة التحكم باستخدام مثال حساب مؤشرات الكفاءة الاقتصادية.

للسيطرة على الكفاءة الاقتصادية على عدد من

أدخلت الشركات منهجية لحساب المؤشرات: إنتاجية العمل ؛ ربحية البضائع والمنتجات والأشغال والخدمات المباعة ؛ العائد على الأصول؛ دوران رأس المال العامل.

تم حساب المؤشرات بناءً على نتائج العام ، وفقًا لبيانات النموذجين الأول والثاني من الميزانية العمومية.

التحكم ، كقاعدة عامة ، يرتبط بالسلطة ، "القيادة" ، "القبض" ، "المدان" ، "الاستيلاء". تقود فكرة التحكم هذه بعيدًا عن المحتوى الرئيسي لوظيفة التحكم.

إن مفهوم "السيطرة" (التحقق) كنوع من النشاط الإداري يتجاوز مفهوم "السيطرة". بالإضافة إلى ذلك ، يشمل النشاط النشط للمدير - الإدارة.

بشكل عام مراقبةيمكن تعريفها على أنها عملية قياس (مقارنة) النتائج التي تحققت بالفعل مع النتائج المخطط لها.

كما يتضح من التعريف ، فإن التحكم ليس له علاقة بإعطاء الأوامر للموظفين وأكثر من إجراء تقييم نجاح تنفيذ الخطط التي حددتها المنظمة وتلبية احتياجات البيئة الداخلية والخارجية.

كلمة "السيطرة" (من الاب. تحكم- check) كانت تستخدم في الأصل في المحاسبة لتعكس ممارسة الأنشطة الاقتصادية للمنظمة. هذا هو المعنى الذي يستخدمه بعض المديرين ومنظري الأعمال.

يجب أن يعتمد إنشاء جميع أنظمة التحكم على المتطلبات الأساسية - المعايير التالية (الشكل 4.6):

مراقبة الدعاية- يعني أن الشرط الذي لا غنى عنه للتشغيل الناجح للمنظمة (الأقسام والموظفون) هو جلب نتائج التحكم إلى عناصر التحكم التي يتم فحصها ؛
كفاءة التحكم- يتم تحديد نجاح وفائدة التحكم (تقليل التكاليف المرتبطة بالكشف عن أوجه القصور المحددة في عملية التحكم والقضاء عليها ؛ تقليل تكاليف التحكم وتكاليف الموظفين ومعدات التحكم) ؛
تأثير على الناس- تبين السؤال عن ردود الفعل التي تسببها تكنولوجيا التحكم المطبقة: الحوافز الإيجابية أو ردود الفعل السلبية المجهدة (تثبيط العمل) ؛
أداء مهام التحكم- يجب أن تحدد السيطرة الصدف أو الانحرافات في نظام إدارة المنظمة ؛ المساهمة في القضاء على الانحرافات ، وتطوير حلول فعالة ؛
تحديد حدود السيطرة- لا يمكن تنفيذ تدابير الرقابة دون قيود. يجب أن يسمح طول المقاطع التي تم فحصها باكتشاف الانحرافات في المرحلة الأولى. من الضروري الامتثال لمعايير الرقابة التي يحددها التشريع الحالي ؛
تحكم منهجي- لا ينبغي إجراء تقييم النظام المدار من حين لآخر ، ولكن يجب أن يتم تقديمه بشكل منهجي في جميع مراحل ومستويات الإدارة.

هناك أنواع التحكم التالية.

التحكم الأولي.إنه يشبه جبل جليدي ، معظمه ، كما تعلم ، مخفي تحت الماء. وذلك لأن بعض جوانب التحكم قد تكون مقنعة بين وظائف التحكم الأخرى.

يسمى التحكم الأولي لأنه يتم تنفيذه قبل البدء الفعلي للعمل. الوسيلة الرئيسية لممارسة الرقابة الأولية هي تنفيذ (وليس إنشاء ، وبالتحديد تنفيذ) قواعد وإجراءات وسلوكيات معينة.

في المنظمات ، يتم استخدام التحكم المسبق في ثلاثة مجالات رئيسية: الموارد البشرية والمادية والمالية. في مجال الموارد البشرية ، تتحقق السيطرة من خلال تحليل تلك المعارف والمهارات التجارية والمهنية اللازمة لأداء مهام محددة للمنظمة. في مجال الموارد المادية - التحكم في جودة المواد الخام ؛ في مجال الموارد المالية ، فإن آلية الرقابة الأولية هي الميزانية بمعنى أنها تعطي إجابة على السؤال عن متى وكم ونوع الأموال (النقدية وغير النقدية) التي ستحتاجها المنظمة.

في عملية المراقبة الأولية ، من الممكن تحديد وتوقع الانحرافات عن المعايير في نقاط مختلفة. له نوعان: تشخيصي وعلاجي.

يتضمن التحكم التشخيصي فئات مثل العدادات والمعايير وإشارات التحذير وما إلى ذلك ، مما يشير إلى أن شيئًا ما غير صحيح في المؤسسة.

لا يسمح التحكم العلاجي بتحديد الانحرافات عن المعايير فحسب ، بل يتيح أيضًا اتخاذ الإجراءات التصحيحية.

السيطرة الحالية.يتم تنفيذه أثناء العمل. في أغلب الأحيان ، هدفه هو الموظفون ، وهو هو نفسه من اختصاص رئيسهم المباشر. يسمح لك باستبعاد الانحرافات عن الخطط والتعليمات المخططة.

من أجل تنفيذ التحكم الحالي ، يحتاج جهاز التحكم إلى ملاحظات. جميع أنظمة التغذية الراجعة لها أهداف ، واستخدام الموارد الخارجية للاستخدام الداخلي ، ومراقبة الانحرافات عن الأهداف المقصودة ، وتصحيح الانحرافات لتحقيق هذه الأهداف.

3. السيطرة النهائية.الغرض من هذا التحكم هو المساعدة في منع الأخطاء في المستقبل. كجزء من عنصر التحكم النهائي ، يتم استخدام التعليقات بعد الانتهاء من العمل (مع العنصر الحالي - في طور تنفيذه).

هناك ثلاث مراحل متميزة في إجراء التحكم.

1. المرحلة أ - تحديد المعايير

المعايير هي أهداف محددة يمكن قياس التقدم على أساسها. من الواضح أن هذه الأهداف "تنمو" خارج عملية التخطيط. في المرحلة الأولى ، من الضروري تحديد الإطار الزمني والمعيار المحدد الذي يتم من خلاله تقييم العمل. هذه هي الكفاءة. يحدد مؤشر الأداء بالضبط ما يجب تحقيقه من أجل تحقيق الأهداف المحددة.

2. المرحلة ب - مقارنة النتائج المحققة مع المعايير المعمول بها

في هذه المرحلة ، يجب على المدير تحديد كيفية تلبية النتائج التي تم تحقيقها لتوقعاته. في الوقت نفسه ، يجب اتخاذ قرار آخر مهم للغاية: مدى قبول وأمان الانحرافات المكتشفة عن المعايير. هذا النشاط هو الأكثر وضوحا ويتكون من تحديد مقياس الانحرافات ، وقياس نتائج نقل المعلومات وتقييمها.

3. المرحلة ب - اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة

السيطرة ، على الرغم من أهميتها ، يمكن أن تكون مكلفة للغاية. لذلك ، فإن القرار بشأن نوع التحكم المطلوب تطبيقه يتطلب دراسة متأنية. في هذا الصدد ، عند تنظيم المراقبة وإجرائها ، ينبغي مراعاة عدد من العوامل والإجابة على الأسئلة التالية:

هل يفهم الموظفون أهداف المنظمة؟

• هل يوفر نظام التحكم قياسات أساسية وليست تافهة؟

هل يزود نظام التحكم الحالي المديرين بالمعلومات التي يجب أن يتصرفوا بموجبها ضمن إطار زمني معقول؟

على الرغم من أن التحكم النهائي يتم تنفيذه بعد فوات الأوان للاستجابة للمشكلات في وقت حدوثها ، أولاً ، فإنه يعطي معلومات إدارية للتخطيط إذا كان من المتوقع تنفيذ عمل مماثل في المستقبل ، وثانيًا ، يساهم في التحفيز.

بمساعدة التحكم في المنظمة ، يمكنك حل المهام التالية:

تحديد الحالة الفعلية لتطور المنظمة ؛

توقع الأخطاء وسوء التقدير في عملية تنفيذ إجراءات الرقابة ، وتحديد شروط وأسباب توليدها ؛

تقييم جودة وتوقيت تنفيذ الأوامر الصادرة عن نظام المراقبة ؛

تحديد المحميات والفرص الجديدة لتطوير المنظمة ؛

تحديد الخبرة الإيجابية في حل المشكلات الإدارية ، مع مراعاة الوضع الحالي ، وفتح الاحتياطيات غير المستخدمة ؛

بناء على نتائج المراقبة ، تقديم المساعدة العملية للمراقب.

دعم المعلومات للإدارةيتم تنفيذه من خلال توفير المعلومات اللازمة للمكان المطلوب على أساس الإجراءات المعمول بها مع تكرار معين. توجد في أي منظمة بيانات ومعلومات ومعرفة مخزنة على وسائط مادية وفي معرفة الموظفين. يشار إلى موارد معلومات المنظمة ، المخزنة على وسائط ملموسة ، على أنها رسمية ومخزنة في معرفة الموظفين - إلى غير رسمية (الشكل 17.1). يتم وضع جزء من المعلومات الرسمية في شكل مستندات (خطط ، طلبات ، أوامر ، تقارير ، إلخ) أو يحتوي على نموذج غير موثق (معلومات صوتية ، برامج كمبيوتر ، صور ، فيلم ، معلومات فيديو ، إلخ).

بمعنى واسع ، يُفهم المستند على أنه ناقل مادة مع المعلومات المسجلة عليه بأي شكل - في شكل نص ، وتسجيل صوتي ، وصورة و (أو) مزيج منها - والتي تحتوي على تفاصيل تسمح بتعريفها. قررت ، ومخصصة للإرسال في الزمان والمكان للاستخدام العام والتخزين. في ممارسة الإدارة ، لم يتم تعريف مصطلح "وثيقة" على نطاق واسع. في هذه الحالة ، تحت وثيقةتعني رسالة معلومات في شكل ورقي أو إلكتروني ، يتم إعدادها وفقًا لقواعد معينة ومعتمدة بالطريقة المحددة ، وتأكيد أي حقيقة أو حق في شيء يستخدم للإدارة.

أرز. 17.1. مصادر المعلومات للمنظمة

تدفق ثيقة- نظام لإنشاء المستندات وتفسيرها وإرسالها واستلامها وأرشفتها ، فضلاً عن مراقبة تنفيذها وحمايتها من الوصول غير المصرح به (أي إجراءات إنشاء المستندات واستخدامها للإدارة).

تحت إجراءيُفهم التسلسل الشرطي للإجراءات مع المستندات. يستخدم المدير أيضًا المعلومات غير الموثقة ، والتي تم وضع الإجراءات المناسبة لها. في دعم المعلومات للإدارة ، يتم تمييز الوثائق:

o بالاسم:

تعليمات؛

البرقيات والرسائل الهاتفية.

التطبيقات ؛

أوامر ، تعليمات ، قرارات ، تعليمات ، تخصيصات ، بروتوكولات ؛

الوصفات الطبية.

ملاحظات ، أفعال ، إيصالات ؛

صفات؛

مساعدة؛

شهادات ، وما إلى ذلك ؛

o حسب نوع حامل المواد:

الورق (مكتوب ، بياني ، إلخ) ؛

المستندات الإلكترونية.

في عملية تطوير دعم المعلومات ، تطورت بعض مجمعات المستندات تدريجيًا - أنظمة التوثيق ، وأهمها: نظام التوثيق الإداري ، ونظام التوثيق الداعم ، ونظام التوثيق للنشاط الرئيسي ، إلخ. يتكون نظام التوثيق الإداري (جزء من نظام التوثيق الإداري) ، على سبيل المثال ، من وثائق تحدد قرارات الإدارة (مرسوم ، قرار ، أمر ، أمر ، تعليمات ، تعليمات) ، ويتكون نظام التوثيق الداعم من توثيق المحاسبة وإعداد التقارير.

مجموعة متنوعة من الوثائق التي تم إنشاؤها في المنظمة ، متنوعة في النوع والغرض ، تهدف إلى تنفيذ العلاقات الخارجية واستخدامها في أنشطتها الداخلية البحتة في جميع الجوانب المختلفة.

وبالتالي ، يتم تنفيذ دعم المعلومات للإدارة في إطار نظام المعلومات الخاص بالمنظمة (دائرة المعلومات) باستخدام المعلومات غير الموثقة والموثقة ، وكذلك استنادًا إلى موارد المعلومات غير الرسمية (المعرفة الشخصية للموظفين) باستخدام تقنيات خاصة من أجل جمع ونقل وتخزين ومعالجة وتقديم المعلومات (الشكل 17.2).

أرز. 17.2. دعم المعلومات الإدارية

يجب أن يأخذ دعم المعلومات لأنشطة الإدارة في الاعتبار القيود التشريعية والتنظيمية الحالية ، والحاجة إلى التنظيم الداخلي ، وتوفير المستوى الضروري من الأمن عند استخدام الوسائل التقنية في إطار تقنيات المعلومات ذات الصلة ومستوى أمن المعلومات.

القاعدة المعيارية والمنهجية لدعم المعلومات الإدارية هي مجموعة من القوانين والإجراءات القانونية التنظيمية والوثائق المنهجية التي تنظم تقنيات إنشاء المستندات ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الحالية للمنظمة.

تشمل القاعدة المعيارية والمنهجية للإدارة ما يلي:

o القوانين التشريعية للاتحاد الروسي في مجال المعلومات والتوثيق ؛

المراسيم والأوامر الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ، والقرارات والأوامر الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي التي تنظم قضايا التعامل مع الوثائق على المستوى الاتحادي ؛

o الإجراءات القانونية للسلطات التنفيذية الاتحادية (الوزارات ، واللجان ، والخدمات ، والوكالات ، وما إلى ذلك) على مستوى الصناعة ككل وعلى مستوى الإدارات ؛

o الإجراءات القانونية للسلطات التمثيلية والتنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي وكياناتها الإقليمية ، والتي تنظم تنظيم العمل بالوثائق ؛

o الأعمال القانونية ذات الطبيعة التنظيمية والتعليمية ، وكذلك المواد المنهجية للعمل مع وثائق المؤسسات والمنظمات والشركات ؛

o معايير الدولة للتوثيق ؛

o أنظمة التوثيق الموحدة.

o مصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية لعموم روسيا ؛

o نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة (GSDM). المتطلبات الأساسية لخدمات دعم الوثائق والتوثيق ؛

o الوثائق التنظيمية المتعلقة بتنظيم تخزين الوثائق الأرشيفية.

المحاسبة والرقابة كوظيفة للمدير

إذا تعاملنا مع الإدارة من وجهة نظر نهج العملية ، فيمكننا اعتبار الإدارة كسلسلة من المراحل: تطوير القرارات واعتمادها ، وتنظيم تنفيذها ، والتحفيز والتحكم. في قائمة المراحل هذه ، تعد المحاسبة والرقابة ، كما كانت ، الوظائف النهائية لدورة الإدارة. هذا نشاط يسمح لك بتقييم النتائج المحققة ومقارنتها بالقرارات التي تم اتخاذها في بداية دورة الإدارة. تتيح لك المحاسبة والرقابة إجراء التعديلات اللازمة على جميع وظائف الإدارة الأخرى ، مع مراعاة النتائج الفعلية التي تم الحصول عليها. من الممكن تمثيل هذه الوظيفة في شكل نظام يوجد فيه موضوع وموضوع وكائن. موضوعات- هذا هو الموظف أو مجموعة الأشخاص ، أو الوسائل التقنية ، أو المنظمات التي تجمع معلومات حول النتائج المحققة ، وتقييم هذه النتائج ، وتحليل أسباب انحراف النتائج عن قرارات الإدارة المقصودة ، ووضع تدابير لتصحيح إجراءات الشركة وقرارات الإدارة نفسها. يمكن أن يكون الموضوع داخل الشركة وخارجها ، حتى نتحدث عن المحاسبة والرقابة الخارجية والداخلية. شيء- هذا هو الشخص أو مجموعة الأشخاص ، جزء من الشركة أو الشركة ككل ، يتم قياس أدائها وتقييمه. أخيراً، موضوعات - هذا هو جانب النشاط الذي توجه إليه وظيفة المحاسبة والرقابة. يجب أن يقال أنه يمكن اعتبار المحاسبة والرقابة كوظيفة واحدة ، أو وظيفتين فرعيتين كجزء من وظيفة عامة معينة. النهج الثاني أكثر إنتاجية من وجهة نظر النظرية ومن وجهة نظر ممارسة الإدارة. هذا يجعل من الممكن تصنيف كل نوع من أنواع النشاط بشكل أكثر وضوحًا وفقًا للمعايير ذات الصلة ، لتحديد الأشكال المحددة لهذا النشاط اعتمادًا على ميزة التصنيف. بادئ ذي بدء ، إذا أخذنا في الاعتبار المحاسبة ، فمن المعتاد التحدث عن المحاسبة الإحصائية والمحاسبية والتشغيلية والإدارية. إذا كنا نتحدث عن التحكم ، فنحن بحاجة إلى التحدث عن التحكم في الإنتاج والرقابة الإدارية. التحكم في الإنتاج هو التحكم التشغيلي ، والرقابة الإدارية استراتيجية. كل نوع من أنواع المحاسبة والرقابة له تفاصيله الخاصة ، والتي تتعلق بالمعلومات ، وتكرار القياسات ، وطرق معالجة المعلومات ، وطبيعة استخدام النتائج التي تم الحصول عليها. المحاسبة الإدارية هي نوع خاص من المحاسبة سيسمح للمديرين بفهم أنشطة شركتهم بشكل أفضل. على عكس الإحصاء والمحاسبة ، يتم تنظيم المحاسبة الإدارية فقط من خلال الاحتياجات الداخلية للإدارة. في هذا الصدد ، فإن نطاق المحاسبة الإدارية أوسع بكثير من الإحصاء والمحاسبة. لا توجد نماذج محددة ، مؤشرات يجب فحصها ، كل هذا يتوقف على الحاجة. لا يشمل نطاق المحاسبة الإدارية المؤشرات التي تم تحقيقها بالفعل فحسب ، بل يشمل أيضًا المؤشرات المخطط لها. لا يشمل نطاق المحاسبة الإدارية الأحداث التي حدثت بالفعل في الشركة فحسب ، بل يشمل أيضًا الأحداث التي لا يزال من الممكن حدوثها. سيتم تقديم المحاسبة الإدارية ، على عكس المحاسبة والمحاسبة الإحصائية ، في الوقت الفعلي ، أي حسب الحاجة. يعد ذلك ضروريًا حتى يمكن استخدام المعلومات التي تم الحصول عليها في عملية المحاسبة على الفور في عملية الإدارة. ميزة أخرى للإدارة هي أن جميع المؤشرات التي تعمل بها يجب أن تكون بالضرورة قابلة للمقارنة والتكامل أفقيًا ورأسيًا ، أي يجب أن تكون هذه المحاسبة شفافة ، يجب أن تكون الشركة أمام المدير "في لمحة". في الخارج ، هذه المحاسبة راسخة ، وعندما يأتي المدققون الأجانب إلى شركاتنا ، فإنهم يعلنون أنهم لا يستطيعون تقديم المشورة لأي شيء ، لأنه ليس لديك محاسبة شفافة ، ولكن هناك بعض الأوغاد الذين يتعذر فهمهم تمامًا ومن المستحيل فهمهم. فهم أين ذهبت الأموال. إن وضع مثل هذا الحساب في الشركة ليس مسألة سنة واحدة. يعتمد الكثير على مؤهلات كبار المديرين ، وعلى قدرتهم على صياغة مهام للمحاسبة الإدارية. لسوء الحظ ، لا يعرف مديرينا كيفية تحديد المهام بشكل صحيح ، وما الذي يحتاجون إليه ، وما هي الأهداف ، وما هي جوانب النشاط التي يجب مراجعتها.

يمكن تصنيف التحكم وفقًا لمرحلة العملية الخاضعة للرقابة: التحكم الأولي أو التحكم الحالي أو التحكم اللاحق أو النهائي. وفقًا لمقاس الكائن ، يمكن أن يكون مستمرًا أو انتقائيًا ، وفقًا لوقت القياسات - منهجية أو دورية أو لمرة واحدة. في حد ذاته ، يمكن تمثيل نشاط التحكم كعملية لها عدد من المراحل. المرحلة الأولىهو وضع المعايير ، أي بعض القيم المعيارية للنتائج المقاسة وتعريف حدود الانحرافات المسموح بها عن هذه المعايير. المرحلة الثانيةهو قياس النتائج ومقارنتها مع المعايير. المرحلة الثالثة- شرح أسباب الانحرافات واتخاذ قرار بشأن الخطوات التالية. قد تتعلق هذه الإجراءات بنشاط الكائن الخاضع للرقابة نفسه ، أو قد تتعلق بالقيم المعيارية للنتيجة ، أي تتطلب مراجعة هذه النتائج. لكي تحقق السيطرة في الشركة تأثيرًا مفيدًا في الإدارة ، من الضروري إنشاء التقارير بشكل صحيح ، ونظام التحكم نفسه. في اقتصاد السوق ، كما يتضح من تجربة البلدان الأجنبية ، يتم استخدام أنظمة إعداد التقارير الإدارية التالية: نظام الإبلاغ عن مراكز المسؤولية ، أو نظام الإبلاغ عن نقاط التحكم الرئيسية ، أو النتائج الرئيسية ، ونظام الإبلاغ عن الأهداف. أهم الأشكال التنظيمية للرقابة داخل الشركة هي: التحكم من خلال مراكز تكلفة الإنتاج ، والتحكم من قبل مراكز الربح ، ومراكز الاستثمار. لكل شركة أنواع مختلفة من الأنشطة: بعض أنواع الأنشطة تجلب للشركة الربح الرئيسي ، والبعض الآخر ضروري لسير العمل الطبيعي للشركة ، ولكن لا تجلب سوى التكاليف ، والنوع الثالث من النشاط هو تطوير ، مما يتطلب استثمارات رأسمالية من الشركة . من أجل أن يكون هناك تحكم فعال ، هناك حاجة إلى أنظمة مختلفة لتقييم وتتبع نتائج هذه الوحدات.

في الممارسة الروسية ، يمكن تحديد العديد من الاتجاهات لتحسين السيطرة ، والتي ترتبط ببقايا الماضي. 1) توسيع نطاق المؤشرات المضبوطة - يتم إيلاء القليل من الاهتمام لمشاكل مراقبة البحث العلمي والتطوير ومراقبة حالة الموظفين وتحفيز الموظفين. 2) تجهيز المراقبة بالوسائل التقنية الحديثة. هنا تكمن المشكلة في نقص الأموال للشركات لشراء المعدات اللازمة وتدريب الموظفين. 3) محاسبة الجوانب السلوكية للرقابة. ينظر الناس إلى أي نشاط للتحكم في النتائج بحساسية ، لأنه بناءً على نتائج التحكم ، يتم اتخاذ بعض القرارات المتعلقة بالتحفيز والعمل الإضافي. قد تنشأ المواقف عندما يخدع الناس المتحكم من خلال تزويده بمعلومات خاطئة ، وإخفاء شيء ما. إذا تم التحكم في الكثير ، يمكن أن يجعل الناس غاضبين ومتعبين جسديًا. من الضروري العثور على مثل هذه النماذج التي يمكن فهمها والموافقة عليها من قبل الموظفين ، بحيث يتضح أن هذا ضروري لصالح الشركة ، لصالح كل موظف. صاغت نظرية الإدارة بعض الخصائص التي يجب أن تميز السيطرة الفعالة. من المعتاد الإشارة إلى هذه الخصائص: التوجه الاستراتيجي للرقابة ، امتثال الرقابة مع الكائن والموضوع ، دقة توقيت التحكم ، البساطة المعقولة ، اتصال التحكم بوظائف الإدارة الأخرى ، الرخص المعقول أو الكفاءة الاقتصادية لأنشطة المحاسبة والرقابة. في سياق الانتقال إلى السوق ، يجب على الشركات الروسية أن تولي أهمية خاصة للمحاسبة والتحكم في النتائج المالية ، لأنه في هذا المجال تكون سمات اقتصاد السوق أكثر وضوحًا. الرقابة المالية ، أو التحقق من النتائج المالية - وهذا ما يسمى التدقيق. الرقابة المالية هي الرقابة على البيانات المالية للشركة ، وتقييم صحة إعداد الوثائق المالية ، وتحديد موثوقية المعلومات الواردة في هذه الوثائق ، والامتثال للمعايير ، وتحليل المركز المالي للشركة. في عملية تحليل النشاط المالي ، أولاً وقبل كل شيء ، يتم النظر في مؤشرات مثل معدل الدوران والسيولة والربحية. للقيام بذلك ، استخدم الميزانية العمومية للشركة ، بيان الدخل. علاوة على ذلك ، لأغراض التحليل ، يتم بناء أنظمة مؤشرات خاصة. تمثل هذه الأنظمة العلاقات الهرمية لنظام المؤشرات المالية. يعتبر أحد هذه المؤشرات هو المؤشر الرئيسي ، ويتم تعديل جميع المؤشرات الأخرى وفقًا له. يعتمد نظام المؤشرات على النماذج الأساسية التي طورتها الشركات الغربية ، على وجه الخصوص ، يتم استخدام نموذج نظام DuPont للقلق على نطاق واسع. هذا النظام من المؤشرات المالية ، وعلى رأسه المؤشر - العائد على رأس المال المستثمر. في بعض الأحيان يتم اعتبار الربحية أو السيولة كمؤشر رئيسي. عند بناء نظام من المؤشرات ، فإن أهم المعايير هي القدرة على تكثيف المعلومات عن الأداء المالي ، والقدرة على إظهار مدى اقتراب الشركة من الأهداف التي كانت لديها في مرحلة إعداد التقارير هذه. يجب أن يتطابق نموذج بطاقة قياس الأداء مع ملف تعريف الشركة. غالبًا ما يتم إجراء عمليات التدقيق للمستخدمين الخارجيين: السلطات الضريبية ، إلخ. من المهم جدًا أن تطور الشركة الحاجة إلى المديرين لمراقبة الوضع المالي باستمرار. لماذا يلزم التدقيق الداخلي - لا تستطيع الشركات الصغيرة دائمًا إجراء تحليل نوعي للوضع المالي ، لذلك يتعين عليها اللجوء إلى خدمات الاستشاريين.

الغرض من السيطرة هو:

1) تحديد نقاط الضعف والأخطاء في عملية الإنتاج والإدارة ، وتصحيحها في الوقت المناسب ومنع التكرار ؛

2) ضمان التوافق بين الخطط المخطط لها والأنشطة الجارية.

الهدف من السيطرة هو:

- وسائل العمل وأشياءه ؛

- العاملين؛

- عمليات الإنتاج والإدارة.

من أجل السيطرة ، من الضروري:

1) وجود الخطط ، لأنه من المستحيل تحديد فعالية نشاط شخص ما إذا كانت أهدافه غير معروفة ؛

2) وجود هيكل تنظيمي ، لأنه من أجل السيطرة لا بد من معرفة المسؤول عن هذا المجال من العمل.

بشكل عام ، يجب أن تمر عملية المكافحة بالمراحل التالية:

1. تعريف مفهوم الرقابة (نظام رقابة شامل "رقابة" أو ضوابط خاصة).

2. تحديد الغرض من الرقابة (القرار بشأن ملاءمة ، صحة ، انتظام ، عملية الإدارة).

3. جدولة الاختبار:

- عناصر التحكم (الإمكانات ، والأساليب ، والنتائج ، والمؤشرات ، وما إلى ذلك) ؛

- القواعد التي يمكن التحقق منها (الأخلاقية والقانونية والصناعية) ؛

- مواضيع الرقابة (هيئات الرقابة الداخلية أو الخارجية) ؛

- طرق التحكم

- نطاق ووسائل السيطرة (كاملة ، مستمرة ، انتقائية ، يدوية ، آلية ، محوسبة) ؛

- توقيت ومدة عمليات التفتيش ؛

- تسلسل الشيكات وطرقها والتفاوتات المسموح بها.

4. تحديد القيم الفعلية والمحددة.

5. تحديد هوية التناقضات (الكشف ، القياس الكمي).

6. اتخاذ القرار وتحديد وزنه.

7. توثيق الحل.

9. تبليغ القرار (تقرير شفهي ، كتابي).

10. تقييم الحل (تحليل الانحرافات ، توطين الأسباب ، تحديد المسؤولية ، دراسة إمكانيات التصحيح ، إجراءات إزالة النواقص).

هناك ثلاثة أنواع رئيسية من الرقابة الإدارية:

1) أولية ؛

2) التيار (التشغيلي) ؛

3) نهائي.

تتم الرقابة الأولية قبل بدء النشاط أثناء تحديد أهدافه وخطط التنفيذ. الغرض من هذا التحكم هو تحديد أمثل الخطط المطورة من خلال نمذجة الأنشطة المستقبلية.

يتم التحكم في التيار من بداية النشاط حتى لحظة الحصول على النتيجة. هدفها هو اكتشاف الانحرافات عن الخطط والمعايير المخططة في الوقت المناسب.

تتم الرقابة النهائية بعد تنفيذ أي برنامج. والغرض منه هو الحصول على معلومات حول أنشطة الموظفين الذين يحتاجون إلى التشجيع للنتائج المحققة.

في الرقابة الإدارية ، يتم استخدام الأنواع التالية من المعايير: طبيعي ، تكلفة ، رأس مال ، دخل ، برنامج ، غير ملموس ، هدف.

يعتبر التحكم (من التحكم باللغة الإنجليزية - القيادة والتنظيم والرقابة) مفهومًا جديدًا للإدارة تم إنشاؤه من خلال ممارسة الإدارة الحديثة.

كان أحد الأسباب الرئيسية لظهور وتنفيذ مفهوم التحكم هو الحاجة إلى تكامل النظام لمختلف جوانب إدارة عمليات الأعمال في النظام التنظيمي (على سبيل المثال ، في مؤسسة ، في شركة تجارية ، بنك ، هيئة حكومية ، إلخ.). يوفر التحكم قاعدة منهجية وفعالة لدعم (بما في ذلك الكمبيوتر) الوظائف الأساسية للإدارة: التخطيط والرقابة والمحاسبة والتحليل ، وكذلك تقييم الموقف لاتخاذ القرارات الإدارية.

أنواع الهياكل الإدارية.

في الممارسة العملية ، عند كتابة الأشكال التنظيمية للإدارة ، ينبغي الجمع بين جانبين:

المحاسبة عن نوع الهيكل الإداري - وظيفي ، خطي وظيفي ، هادف للبرامج ، مصفوفة ، إلخ ؛

انعكاس خصائص نظام التحكم كسلامة (ميكانيكية ، عضوية ، مختلطة) ، والتي تتوافق بطريقة ما (ولكن لم يتم تحديدها بدقة) مع نوع الهيكل.

السيطرة هي عملية التأكد من أن المنظمة تحقق أهدافها.

أرز. وقت تنفيذ الأنواع الرئيسية للمراقبة

الموارد البشرية.تتحقق السيطرة الأولية من خلال تحليل شامل لتلك المعرفة والمهارات التجارية والمهنية اللازمة لأداء واجبات وظيفية معينة واختيار الأشخاص الأكثر استعدادًا وتأهيلًا.

الموارد المادية. يتم التحكم من خلال تطوير معايير للحد الأدنى من مستويات الجودة المقبولة وإجراء فحوصات مادية لمطابقة المواد الواردة مع هذه المتطلبات.

الموارد المالية. أهم وسيلة للرقابة الأولية هي الميزانية. إنه يعطي الثقة أنه عندما تحتاج المنظمة إلى النقود ، فإنها ستحصل عليها. لا تسمح الميزانية للمنظمة باستنفاد أموالها حتى النهاية.

يتم استخدام التحكم النهائي بعد انتهاء العمل. لها ميزتان مهمتان:

2) يعزز الدافع.

هناك ثلاث مراحل (جوانب) يمكن تمييزها بوضوح في إجراءات التحكم:

تطوير المعايير والمعايير ؛

مقارنة النتائج الحقيقية بالمعايير والمعايير ؛

اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

المعايير هي أهداف محددة يمكن قياس التقدم على أساسها.

المرحلة الأولىعملية المراقبة: وضع المعايير وتطوير مؤشرات الأداء

في المرحلة الثانيةالسيطرة ، يتم تحديد حجم الانحرافات المسموح بها ، والتي لا ينبغي أن يسبب انحراف النتائج التي تم الحصول عليها من النتائج المقصودة أي قلق.

المرحلة الثالثة: من الضروري اختيار مسار العمل المناسب والقضاء على الانحرافات.

لكي تكون فعالة ، يجب أن تكون السيطرة اقتصادية. تتمثل إحدى طرق زيادة الكفاءة الاقتصادية للتحكم في استخدام طريقة التحكم عن طريق الاستبعاد. مبدأ الاستبعاد هو أنه يجب تشغيل نظام التحكم فقط عندما تكون هناك انحرافات ملحوظة عن المعيار.

أرز. 11.5. نموذج عملية التحكم

في المملكة المتحدة ، يُعتقد أن الرئيس التنفيذي يجب أن يتحدث إلى كل موظف مرة واحدة على الأقل في السنة. لسوء الحظ ، لا يتم قبول مثل هذه المقابلات في روسيا.

هناك ثلاثة جوانب للرقابة الإدارية:

تحديد المعايير - التحديد الدقيق للأهداف التي يجب تحقيقها في فترة زمنية معينة. يعتمد على الخطط الموضوعة أثناء عملية التخطيط ؛
قياس ما تم تحقيقه خلال الفترة ومقارنة ما تم تحقيقه بالنتائج المتوقعة.
إعداد الإجراءات التصحيحية اللازمة.

يجب أن يختار المدير أحد خطوط العمل الثلاثة: لا تفعل شيئًا ، أو تخلص من الانحراف ، أو راجع المعيار.

يتم تنفيذ تقنية التحكم وفقًا للمخطط التالي:

اختيار مفهوم التحكم (نظام ، عملية ، فحص خاص) ؛
تحديد أهداف الرقابة (الملاءمة ، والصحة ، وانتظام وفعالية الرقابة) ؛
وضع معايير للمراقبة (أخلاقية ، صناعية ، قانونية) ؛
اختيار طرق التحكم (تشخيصية ، علاجية ، أولية ، حالية ، نهائية) ؛
تحديد حجم ومجال التحكم (مستمر ، عرضي ، مالي ، جودة المنتج).

يعتبر تنظيم الرقابة الداخلية الفعالة عملية معقدة متعددة المراحل تشمل الخطوات التالية:

لائحة إدارة تنسيق تدفق الوثائق ومراقبة تنفيذ الأوامر

مكتب الخزانة الاتحادية

أولا - أحكام عامة

1. إدارة تنسيق تدفق المستندات ومراقبة تنفيذ أوامر مكتب الخزانة الفيدرالية (المشار إليها فيما يلي باسم الوزارة) هي قسم فرعي هيكلي لمكتب الخزانة الفيدرالية (المشار إليه فيما يلي باسم المكتب) ، تم إنشاؤه من أجل ضمان تنفيذ صلاحيات الخزانة الاتحادية في مجال عمل نظام موحد لتنظيم العمل المكتبي ودعم الأرشفة ، وتنظيم ومراقبة تدفق الوثائق ، ومراقبة تنفيذ الأوامر في الخزانة الاتحادية.

يتم إنشاء القسم وتصفيته بأمر من الخزانة الفيدرالية.

2. يرأس الدائرة رئيس يتم تعيينه في هذا المنصب بأمر من الخزانة الاتحادية.

3. نواب رئيس الدائرة حسب جدول الموظفين.

4 - تسترشد الإدارة في أنشطتها بما يلي:

التشريعات والقوانين التنظيمية للاتحاد الروسي ؛

لوائح الخزانة الاتحادية ؛

اللوائح الخاصة بالإدارة ؛

بموجب هذا النظام.

ثانيًا. السلطات

5- تمارس الدائرة الصلاحيات الآتية:

5.1 يضمن القبول والمحاسبة والتسجيل والمعالجة الأولية والنظر الأولي للمراسلات الواردة المستلمة عن طريق الاتصالات البريدية والاتصالات البريدية والاتصالات السلكية واللاسلكية ، وإيصال المراسلات الواردة إلى قيادة الخزانة الاتحادية ، والأقسام الهيكلية ؛

5.2 يضمن صحة التسجيل وتسجيل المراسلات الصادرة والإرسال الفوري إلى المرسل إليهم ؛

5.3 يكفل إعداد مسودة التعليمات لقيادة الخزانة الاتحادية بشأن تنفيذ الوثائق ؛

5.4. يوفر التفاعل مع المؤسسة الفيدرالية الموحدة للدولة "Post of Russia" بشأن تنظيم استلام وإرسال المراسلات من الخزانة الفيدرالية ؛

5.5 نيابة عن قيادة الخزانة الاتحادية ، يقدم إلى إدارات المكتب المركزي للخزانة الاتحادية القوانين الدستورية الاتحادية ، والقوانين الاتحادية ، والمراسيم ، والأوامر والتعليمات الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ، والقرارات والأوامر والتعليمات الصادرة عن الحكومة الخاصة بالاتحاد الروسي ، المواد التي سيتم النظر فيها في اجتماعات الحكومة وهيئة رئاسة حكومة الاتحاد الروسي ، التي تم استلامها إلى الخزانة الفيدرالية ، ومواد مجلس الدوما ، ومجلس الاتحاد للجمعية الفيدرالية للاتحاد الروسي ، والحسابات غرفة الاتحاد الروسي ، تعليمات من قيادة الخزانة الاتحادية بشأن الوثائق المحددة ؛

5.6 ينظم العمل على تجميع وتنسيق واعتماد التسميات الموحدة لقضايا المكتب المركزي للخزانة الاتحادية ويضمن السيطرة على اكتساب وسلامة الأوراق المكتملة لوثائق الخزانة الاتحادية ، وينظم العمل على المحاسبة والاستخدام ، وإجراء فحص قيمة المستندات والتخصيص لإتلاف الحالات مع انتهاء فترات التخزين ؛

5.7 يضمن سلامة المستندات لفترة التخزين الدائم والوثائق الخاصة بالموظفين في المكتب المركزي للخزانة الفيدرالية ، وإعداد ونقل وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ، التي تم تشكيلها في أنشطة الخزانة الفيدرالية ، لتخزين الدولة في أرشيف الدولة للاتحاد الروسي ؛

5.8 ينظم العمل على إعداد ونقل حالات فترات التخزين المؤقت لتخزين الودائع ، ويضمن التفاعل

مع مؤسسة الدولة الفيدرالية "مركز دعم أنشطة وزارة الخزانة الروسية" لقبول ونقل الوثائق الأرشيفية لفترات التخزين المؤقت للمكتب المركزي للخزانة الفيدرالية إلى أرشيف مؤسسة الدولة الفيدرالية "مركز دعم أنشطة وزارة الخزانة الروسية "وتخزينها واستخدامها وتدميرها ؛

5.9. يضمن استقبال ومحاسبة وتسجيل الطعون الشفوية والمكتوبة من المواطنين والمنظمات ، وينظم العمل على النظر فيها ، ويلخص المعلومات حول التقدم ونتائج النظر ويرسل المعلومات إلى رئيس الخزانة الفيدرالية ، وزارة المالية الروسية ، مكتب رئيس الاتحاد الروسي للعمل مع نداءات المواطنين والمنظمات ، ووضعه على الموقع الرسمي للخزانة الفيدرالية ، وكذلك يسجل ويسجل ويرسل الردود على الطلبات ؛

5.10. يقدم إلى رئيس الخزانة الاتحادية ونوابه المعلومات التشغيلية والمراسلات والتعليمات والمواد الأخرى التي يلزم اتخاذ قرار بشأنها ؛

5.11. يرسل إلى الأقسام الفرعية الهيكلية ذات الصلة للمكتب المركزي للخزانة الاتحادية تعليمات وتعليمات رئيس الخزانة الاتحادية ، ويراقب تنفيذها في الوقت المناسب ، بما في ذلك تلخيص المعلومات حول التقدم ونتائج تنفيذ التعليمات وإبلاغ قيادة الخزانة الفيدرالية حول هذا الأمر ؛

5.12. إجراء التسجيل والتخزين المسؤول وصيانة قاعدة البيانات في نظام آلي لإدارة الوثائق لأوامر الخزانة الفيدرالية بشأن الأنشطة الأساسية والمسائل الإدارية والاقتصادية والطبيعة التنظيمية ؛

5.13. يقوم بأعمال التسجيل والمحاسبة وتخزين العقود الحكومية المبرمة ، والاتفاقيات (الاتفاقيات) بشأن وضع أموال الميزانية الفيدرالية على الودائع المصرفية ، والحسابات المصرفية ، ودعم المعلومات والتفاعل ، والتعاون ، والتدريب ، والتدريب أثناء العمل ، وكذلك اتفاقيات إعادة الشراء ؛

5.14. يقوم بالتسجيل والمحاسبة وتخزين المعلومات والخطابات المنهجية للخزانة الفيدرالية الموقعة من قبل رئيس الخزانة الفيدرالية ؛

5.15. يضمن تطوير وتنفيذ الوثائق المعيارية والمنهجية التي تنظم عمل المكتب في الخزانة الاتحادية ، ويقدم المساعدة المنهجية في تنظيم تداول الوثائق وتخزين الوثائق في الأرشيف في المكتب المركزي للخزانة الاتحادية والهيئات الإقليمية للخزانة الاتحادية ؛

5.16. يوفر الدعم المنهجي والتحكم في تنظيم عمل نظام إدارة المستندات الآلي في الخزانة الفيدرالية ؛

5.17. تنظيم عمل لجنة الخبراء المركزية للخزانة الفيدرالية (TsEK) ، وإعداد المواد للنظر فيها في اجتماعات TsEK ؛

5.18 يطور وينفذ تدابير للحد من سير العمل من خلال التنظيم العقلاني للأشكال وطرق العمل مع الوثائق وتوحيدها وتوحيدها ؛

5.19. يوفر ، ضمن اختصاص الإدارة ، النظر الكامل في الوقت المناسب في الطلبات المقدمة من المواطنين والكيانات القانونية ، وإعداد الردود على هذه الطلبات خلال الفترة التي تحددها تشريعات الاتحاد الروسي ؛

5.20. يضمن التنظيم بالطريقة المحددة للعمل المكتبي في القسم ، وحيازة وتخزين ومحاسبة واستخدام الوثائق الأرشيفية التي تم تشكيلها في أنشطة القسم ؛

5.21. يشارك في وضع وتنفيذ الإجراءات لضمان نظام السرية وحماية المعلومات التي تشكل سرا من أسرار الدولة في الدائرة ؛

5.22. يمارس صلاحيات أخرى تحددها أوامر من الخزانة الاتحادية.

ثالثا. مسؤولية

6. تقع مسؤولية تنفيذ الدائرة بشكل صحيح وفي الوقت المناسب للصلاحيات المنصوص عليها في هذه اللوائح على عاتق رئيس الدائرة.

7. رئيس الدائرة مسؤول بشكل شخصي عن:

7.1 ممارسة الصلاحيات المنصوص عليها في القسم الثاني من هذه اللوائح ؛

7.2 الوثائق المعتمدة والموقعة.

7.3. في الوقت المناسب ، وكذلك التنفيذ عالي الجودة للوثائق والتعليمات من إدارة المكتب ؛

7.4. منع استخدام موظفي الدائرة للمعلومات الرسمية لأغراض غير رسمية.

7.5 احترام الأمر الرسمي للمكتب المركزي للخزانة الاتحادية من قبل موظفي الدائرة.

8. تحدد مسؤولية موظفي الدائرة بموجب اللوائح الرسمية.