Sådan skriver du et anmodningsbrev. Force majeure omstændigheder. Forretningsbrev efter et møde

Anmodningsbreve er en integreret, vigtig og nødvendig del erhvervskorrespondance. På den ene side er der tale om taktfulde og diplomatiske anmodninger om aktuelle spørgsmål, på den anden side er de et redskab til at nå bestemte mål for adressaten. Formålet med ethvert anmodningsbrev er at tilskynde modtageren til at foretage visse handlinger, som kræves af forfatteren af ​​brevet. Hvordan skriver man et anmodningsbrev for at komme så tæt på et positivt svar som muligt?

Ethvert anmodningsbrev skal bestå af en gennemtænkt begrundelse og en klar redegørelse for anmodningen. Derudover kan du bruge teknikker, der øger effektiviteten af ​​skrivningen.

Trin 1. Hvem kontakter du med din anmodning?

Henvend dig personligt til adressaten, helst med fornavn og patronym:

"Kære Ivan Ivanovich!", "Kære hr. Ivanov!"

For det første vil du udtrykke din respekt over for adressaten, for det andet den anmodning, der er rettet til til en bestemt person, pålægger ham ansvar for dens gennemførelse. Der er situationer, hvor en anmodning er rettet til et team eller en gruppe af mennesker. I dette tilfælde er det også tilrådeligt at tilpasse appellen så meget som muligt:

« Kære kollegaer!", "Kære ledere!", "Kære yngre medarbejdere!", "Kære medarbejdere personaleservice!»

Trin 2. Hvorfor kontakter du mig?

Giv en kompliment til modtageren. Ved at give en kompliment til modtageren, svarer du på hans spørgsmål: "Hvorfor stiller du mig dette spørgsmål?" Bemærk hans tidligere præstationer eller personlige egenskaber.

”Du er altid klar til at lytte og finde optimal måde løsninger på problemet for næsten alle, der kontaktede dig. Og for at give dig kredit, hjalp du en masse mennesker."

"Du er en førende ekspert på området..."

"Du har hjulpet mange mennesker med at løse de sværeste problemer inden for..."

Denne teknik vil give adressaten mulighed for at se nærmere på anmodningen og forsøge at finde en mulighed for at imødekomme kneppe hende.

Et kompliment er passende når vi taler om om ikke-standardiserede anmodninger, hvornår modtageren skal vinde over, når du skal være opmærksom på visse fordele og kvaliteter, der er nødvendige og vigtige for opfyldelsen af ​​din anmodning.

Det er meget vigtigt ikke at krydse grænsen mellem et kompliment og uhøfligt smiger. Vær oprigtig.

Trin 3. Begrundelse for anmodningen

Enhver anmodning skal begrundes med, hvorfor du fremsætter netop denne anmodning. Indtast adressaten i sammenhængen med dit problem.

På dette trin skal du vælge de tre vigtigste argumenter for adressaten. Det er bedst at bygge argumenter efter følgende skema: stærk - medium - stærkest.

Der er anmodninger forskellige niveauer kompleksitet, så adressaten er ikke altid interesseret i at opfylde nogens anmodninger. Han skal være overbevist om, at opfyldelse af anmodningen har potentielle fordele:

Interesser modtageren

Tilbyd at implementere en attraktiv mulighed for ham i forbindelse med opfyldelsen af ​​din anmodning:

"Til alle tider har forretningsfolk og entreprenante mennesker stræbt efter ikke kun at opnå materiel succes, men også at sætte deres præg på fædrelandets historie for at blive husket gode gerninger, for at opnå respekt."

« Ethvert professionelt samfunds succesfulde aktivitet er først og fremmest forståelse og støtte fra venlige fagforeninger, deltagelse i fælles arrangementer og projekter».

« Selvfølgelig er dit store mål en ren og behagelig by for folk».

Eller fortæl et problem, der er meget relevant specifikt for din adressat:

”Du, som en klog ejer af byen, er sikkert bekymret over børns kaotiske gåture af forskellige aldre på uegnede steder, hvilket fører til øgede trafikulykker og en stigning i børnekriminalitet.”

"Din afdeling har modtaget hyppigere henvendelser om ikke-kernespørgsmål, hvilket optager meget værdifuld arbejdstid."

Vis, hvordan din anmodning kan hjælpe med at realisere muligheden:

« Og i dag, hvor vores land er afhængig af ungdom, er det svært at finde en mere nødvendig, hellig sag end at hjælpe unge mænd og kvinder fra dårligt stillede familier. I vores by er der dem, der allerede yder sådan hjælp - i regi af borgmesterkontoret opererer vores velgørenhedscenter "Heritage" på donationer fra borgere og underviser urolige teenagere i folkehåndværk ».

Eller for at løse problemet:

"At udstyre specialiserede steder, hvor børn i forskellige aldre kan bruge tid, vil hjælpe med at reducere niveauet af børnekriminalitet og minimere trafikulykker, der involverer børn."

Beskriv betydningen af ​​anmodningen

Når der ikke er noget at tilbyde adressaten eller i forbindelse med denne anmodning er det uhensigtsmæssigt, så er det bedre at opdatere adressaten. Her skal du beskrive situationen så fuldstændigt som nødvendigt for at forstå relevansen af ​​anmodningen og vigtigheden af ​​dens implementering. Betydningen af ​​anmodningen skal beskrives på en sådan måde, at den "rører sjælen". Hvis anmodningen ikke falder ind under kategorien "rørende", skal du vise adressaten årsag- og virkningsforholdet, hvilket sikrer, at adressaten opfylder anmodningen.

“Fra (dato) er lejen for 1 m2 ifølge lejeaftale nr. X 20 USD. på en dag. I løbet af de seneste tre måneder har der været et fald i handelsaktiviteten på grund af økonomisk ustabilitet og social uro. Den gennemsnitlige fortjeneste fra handel er 10 USD. om dagen, hvilket ikke engang er nok til at betale husleje. Hvis der ikke træffes foranstaltninger, vil private iværksættere blive tvunget til at lukke deres forretninger, hvilket kan påvirke din indkomst negativt."

Du skal således gøre det klart for modtageren, at opfyldelse af anmodningen indebærer udsigt til at modtage materielle eller ikke-materielle fordele.

Trin 4. Udtalelse af anmodningen

Når adressaten er forberedt, kan du oplyse selve anmodningen. Teksten til anmodningen skal være ret kortfattet og yderst klar. Der må i intet tilfælde være tvetydighed eller underdrivelse. Hvis vi for eksempel taler om at reducere huslejen, er det vigtigt at angive til hvilket niveau:

"Vi beder dig om at reducere lejeniveauet, indtil situationen stabiliserer sig til 5 USD. per m2 per dag.”

Hvis vi taler om levering af tjenester, så gør anmodningen så specifik som muligt med angivelse af de ønskede datoer, prisudstedelse osv.:

« For at indrette et keramikværksted har vi brug for en ovn til brænding af keramik - vi beder dig hjælpe os med at købe den. Omkostningerne ved ovnen med installation er 998 tusind rubler».

I dette eksempel er det ikke helt klart, hvilken slags hjælp der kræves fra adressaten. Det ville være bedre at formulere anmodningen mere specifikt: "Vi beder dig hjælpe os med at købe en ovn til brænding af keramik ved at overføre 333 tusind USD til virksomhedens bankkonto til produktion og installation af ovne."

Uanset hvad du beder om, skal modtageren vide præcis hvornår, hvad, hvor meget og til hvilken pris du ønsker at modtage. En generaliseret anmodning er mere udsat for afslag, fordi modtageren har ikke altid tid og lyst til at beskæftige sig med detaljerne. Derudover risikerer du ikke at få det, du ønsker, ved at overføre initiativet til modtageren.

For eksempel skrev private iværksættere et brev, hvor de bad om en huslejenedsættelse, men angav ikke, til hvilket niveau de ønsker at nedsætte huslejen:

"Vi beder dig reducere huslejen, indtil situationen stabiliserer sig."

Som et resultat fik de en reduktion i huslejen, men kun lidt (med 1 % af den eksisterende). Deres anmodning blev således imødekommet, men ændrede ikke meget på holdningen hos initiativtagerne til brevet.

I nogle tilfælde kan teksten i anmodningen være fed for at få den til at skille sig ud i teksten, men overanvend ikke denne teknik.

Trin 5: Opsummer din anmodning.

Gentag din anmodning og læg vægt på, hvordan modtageren vil få gavn, hvis anmodningen opfyldes. Anmodningen bør ændres noget. Det er bedst at konstruere en sætning i henhold til skemaet: "Hvis du opfylder anmodningen, vil du være glad."

”Hvis du møder os halvvejs og reducerer huslejen, indtil situationen i regionen stabiliserer sig, vil du ikke blot kunne redde mere end 150 arbejdspladser, men vil heller ikke lide globale tab pga. fuldstændig fravær leje."

Men der kan være andre muligheder:

"Du kan være sikker på, at hver rubel af dine velgørende donationer vil gå til en god sag og vil hjælpe børn i vanskelige situationer med at vokse til værdige borgere."

"Du kan være sikker på, at ethvert barns smil vil give dig moralsk tilfredsstillelse fra dit vanskelige arbejde, og din indsats og indsats er en investering i værdige og glade borgere i den nærmeste fremtid."

Det vigtigste er at gentage betydningen af ​​anmodningen og fordelene ved at opfylde den. Fordelen behøver ikke at være væsentlig. Husk, at adressaten er en person, og følelser er ikke fremmede for ham.

EKSEMPEL:

Og glem ikke brevets design - dette er organisationens "ansigt". Hvis initiativtageren til anmodningsbrevet er en organisation, udformes et sådant brev på brevpapir med underskrift af lederen eller den bemyndigede person. Hvis du er en privatperson, er det tilstrækkeligt at overholde grundlæggende normer i arrangementet af bogstavelementer. Disse detaljer er juridisk og psykologisk meget vigtige for modtageren og dannelsen af ​​det korrekte billede af afsenderen.

	-
	-	Send hundredvis af forslag, anmodninger og andre forretningsbreve hver dag, men får du ikke det ønskede resultat med dit budskab? Ved du ikke, hvordan man diskret og høfligt minde modtageren om sine forpligtelser? Så vil online træning helt sikkert hjælpe dig "Forretningsskrivefærdigheder"! Du kan gå igennem det når som helst bekvemt tidspunkt Ved .	-	-
	-

Et anmodningsbrev er en anmodning om at indhente de nødvendige oplysninger, varer, tjenester, dokumenter, at give anbefalinger, at organisere et møde osv. Når du udarbejder det, skal du begrunde behovet for at opfylde anmodningen. Det kan være henvendt til en bestemt til et individ eller juridisk enhed— organisationer. Denne type breve kan indeholde mere end én anmodning.

Forretning

"Kære Ivan Ivanovich!

Din virksomhed har deltaget i karrierevejledningsprogrammet for ansøgere i flere år nu, og hjælper dem med at beslutte deres valg af erhverv.

Som HR-chef er du interesseret i at uddanne fagfolk, og vi står klar til at hjælpe skoleelever i gang med at uddanne mestre i deres håndværk. I dag er professionen som leder en af ​​de mest almindelige, men mange ansøgere har ikke en klar idé om dets betydning.

I den forbindelse beder vi dig arrangere et møde med den daglige leder med ansøgere den 23. marts kl. 15.00 i bunden af ​​din virksomhed.

Ved at fortælle fyrene om fagets hemmeligheder i dag, lægger du grundlaget for at træne rigtige fagfolk i morgen. Måske vil en af ​​dem om nogle år bringe din virksomhed til et nyt udviklingsniveau.

Med respekt og taknemmelighed,

Direktør for beskæftigelsescentret

P.P. Petrov"

Om velgørende bistand

Den højre kolonne i tabellen præsenterer fuld tekst bogstaver, er de anvendte teknikker anført til venstre.

Vi starter med en kompliment til modtageren	Kære Pavel Ivanovich! Din virksomhed er en af ​​de største i regionen, og du er som direktør en del af vores regions erhvervselite.
Vi tilbyder modtageren en attraktiv mulighed	Til alle tider har forretningsmindede, initiativrige mennesker stræbt efter ikke blot at opnå materiel succes, men også at sætte deres præg på byens, regionens og landets historie og at blive husket for deres gode gerninger.
Vi viser, hvordan vi kan være med til at realisere denne mulighed	Og i dag, hvor vores land er afhængig af ungdom, er det svært at finde en mere nødvendig, hellig sag end at hjælpe unge mænd og kvinder fra dårligt stillede familier. I vores by er der dem, der allerede yder sådan hjælp - i regi af borgmesterkontoret opererer vores velgørenhedscenter "Heritage" på donationer fra borgere og underviser vanskelige teenagere i folkehåndværk.
Vi viser vigtigheden af ​​vores anmodning. "Vi tager det til os"	Børn fra vanskelige familier mangler ofte varme, og et af de varmeste, solrigeste håndværk er en keramiker. Derfor ønsker vi at åbne et keramikværksted i vores center. Ved at lave traditionelt keramik og souvenirs til centrets besøgende og turister, vil børnene kunne lære et nyt erhverv og tjene andres taknemmelighed - og det er meget vigtigt for deres sociale tilpasning.
Vi giver udtryk for vores anmodning	For at indrette et keramikværksted har vi brug for en ovn til brænding af keramik - vi beder dig hjælpe os med at købe den. Omkostningerne ved ovnen med installation er 2 millioner rubler.
Vi inviterer dig til at tage et skridt i vores retning	Al design- og estimatdokumentation for dets køb og installation er allerede udarbejdet, og vi vil med glæde give det til dig, så du kan vide præcis, hvordan dine midler vil blive brugt.
Lad os opsummere: hvis du hjælper, vil der være lykke

De fleste mennesker bliver på et tidspunkt konfronteret med behovet for at skrive et krav eller anmodning. Dette kan være en anmodning om et velgørende bidrag, en anmodning om at skrive en ubesvaret eksamen op, en anmodning om at mødes med en ekspert på et bestemt område eller en anmodning om udstedelse af et dokument, der er nødvendigt for rapportering. Uanset hvad dit mål er, vil skrivestilen være den samme. Følg instruktionerne i artiklen for at få dit brev til at fremstå mere professionelt og overbevisende.

Trin

Forberedelse skriftligt

Skitser hovedideerne. For at skrive et klart og effektivt brev er det meget vigtigt at have en klar forståelse af dine mål og formål med efterspørgslen/anmodningen.

• En god måde at sikre dig, at du har en klar idé om emnet, er at tage tre blanke ark papir og give det en titel: "hvorfor skriver jeg brevet", "hensigten med brevet" og "andre tanker. ”
• Uden at gå for meget i detaljer, skriv dine tanker ned i et par minutter på hvert stykke papir. Lav lister og skitser hovedideer om situationen, som vil blive nævnt i brevet. Nævn også, hvad du ønsker at opnå med dette brev, og hvilke andre oplysninger du mener skal tilføjes.

1. Tænk over, hvem brevet er beregnet til. Opmærksomhed målgruppe nødvendigt for at indstille korrekte tone bogstaver. Når du har skrevet hovedideerne ned, skal du skrive alt, hvad du ved om modtageren af ​​brevet, ned på et separat ark papir.

   • For eksempel, hvad er denne persons stilling, og hvordan kan han/hun hjælpe dig? Vil denne person træffe den endelige beslutning om din anmodning, eller vil han/hun beslutte, om brevet skal videresendes til højere myndigheder?
   • Det er også en god idé at overveje modtagerens bevidsthed om emnelinjen. Hvis han/hun ikke er særlig vidende om dit emne, bør skrivestilen være anderledes (brug f.eks. simpelt ordforråd og tilføj mere opklarende information), end hvis du skriver til en ekspert i denne sag.

2. Skriv en plan. Til sidst, før du komponerer brødteksten i dit brev, skal du komme med en disposition for at organisere dine tanker i en logisk og sammenhængende rækkefølge.

   • Identificer hovedpunkterne og støttepunkterne. Sørg for, at dine tanker er organiseret på en måde, der giver mening for læseren.

   At skrive et udkast

   1. Brug et passende format. Ved at opretholde et professionelt format for forretningsbreve vil du i første omgang gøre et positivt indtryk.

      • I øverste venstre hjørne skal du skrive din fulde adresse, derefter datoen og derefter modtagerens adresse. Glem ikke at indrykke en linje mellem hvert afsnit.
      • Du kan også angive emnet for brevet en linje efter modtagerens adresse. Men dette er valgfrit.

   2. Indled med en hilsen. Brødteksten skal begynde med en respektfuld og korrekt hilsen.

      • Hvis du kender den person, du skriver til, kan du bruge vedkommendes navn ("Kære Alexey!"). Ellers skal du bruge personens efternavn og titel ("Kære hr. Ivanov!")
      • Hvis du ikke kender navnet på den person, der skal læse brevet, kan du blot skrive: "Hej!"

   3. Skriv et indledende afsnit. I første afsnit af enhver anmodnings- eller anmodningsskrivelse bør du præsentere dig selv og klart, men kort angive hovedformålet med din anmodning. For eksempel, "Jeg skriver til dig i håb om, at du vil overveje at donere til vores dyrevelfærdsfond."

      • Hvis du tidligere har kommunikeret med modtageren af ​​brevet, kan du i første afsnit nævne, hvornår og under hvilke omstændigheder du allerede tidligere har haft kontakt.
      • For eksempel: "Jeg er elev i din dramaklub," eller "Jeg er formand for Dyreværnsfonden, som du generøst har doneret til i 10 år," eller "Jeg kontaktede dig i sidste måned om muligheden for at organisere en skole tur til en forlystelsespark."
      • At etablere en forbindelse er ikke kun gavnlig for modtageren, men kan også skabe en følelse af nærhed til dig, hvilket vil øge chancerne for en positiv respons.

   4. Skriv brødteksten. I hovedteksten skal du angive yderligere eller flere detaljeret information vedrørende din anmodning. Dette er din mulighed for at forklare, hvad du præcist gerne vil modtage, og hvorfor din anmodning skal imødekommes.

      • Skriv detaljeret, men kort. Du skal klart angive arten af ​​din anmodning og årsagerne til, at den skal tages i betragtning. Læseren behøver dog ikke at læse hele din livshistorie.
      • Vær ærlig og ligetil om din anmodning. Modtageren skal ikke være i tvivl om, hvad du ønsker. For eksempel: "Jeg håber, du vil fortsætte med at give generøst i år" eller "Jeg vil gerne have mulighed for at tage denne eksamen igen."
      • Vær høflig og brug en passende tone, når du henvender dig til modtageren.
      • Hold dig til fakta og styr dine følelser. Hvis du er tvunget til at nævne dine følelser vedrørende problemet, skal du ikke være for følelsesladet. For eksempel: "Jeg var meget skuffet over mine karakterer," men ikke "Jeg blev bogstaveligt talt skør, da jeg så mine karakterer!"

   5. Skriv en konklusion. I din konklusion bør du nævne eventuelle frister og tidsbegrænsninger og udtrykke din påskønnelse for behandlingen af ​​din ansøgning.

      • Hvis du for eksempel skriver en anmodning om information eller et møde med nogen, og den anmodning skal være udfyldt inden en bestemt dato, bør du oplyse det høfligt, men tydeligt i konklusionen.
      • Selvom modtageren i sidste ende ikke efterkommer din anmodning, er det værd at værdsætte, at de tog sig tid til at undersøge dit problem og træffe en beslutning om det.

   6. Sig farvel. Dit brev skal slutte med et passende og høfligt farvel. Gode ​​muligheder: "Med respekt", "Med venlig hilsen" eller "Med Bedste ønsker" og derefter dit navn.

      • Hvis du sender et håndskrevet brev, skal du trække 4 linjer fra afskeden og dit navn ind og efterlade din underskrift med kuglepen.
      • Hvis du vedhæfter noget materiale til brevet, skal disse oplysninger følge efter afskeden. For eksempel: "Applikationer: 2."

   Formatering af et bogstav

   1. Slap af. Når du har skrevet dit første udkast, skal du lægge det til side i et par dage, hvis tiden tillader det. Dette vil hjælpe dig med at se på det med nye øjne, når du vender tilbage.

En integreret og vigtig del af moderne virksomhedskorrespondance er anmodningsbrevet. Prøverne og eksemplerne på ordlyden, der præsenteres i artiklen, samt de angivne regler for at skrive den, hjælper dig med at komponere den nødvendige tekst korrekt og formatere den i overensstemmelse med kontorarbejdets skikke. Vi tilbyder dig en trin-for-trin guide til at skrive denne type appel.

Generel information

Et anmodningsbrev er relevant i tilfælde, hvor dets forfatter har behov for at indhente oplysninger, dokumenter, foretage en transaktion eller andre forretningshandlinger fra andre personer. Den kan sendes enten til en bestemt person (leder, direktør, afdelingsleder osv.) eller til hele organisationen som helhed. Din anmodning om hjælp skal overholde almindeligt anerkendte regler i erhvervskorrespondance.

Et brev er en virksomheds ansigt, selv de små ting betyder noget. Udskriv det på firmaets brevpapir underskrevet af en autoriseret person og med segl (hvis tilgængeligt). Vær ansvarlig for valg af skrifttype, dens størrelse og placering af tekst på siden. Forsøm ikke margener, røde linjer og afsnit. Ofte dannes det første indtryk blot ved at se på et dokument.

Trin 1: Angivelse af modtageren

Hvis du skriver et upersonligt brev til en bestemt virksomhed, vil det højst sandsynligt gå til receptionen eller kontoret, derefter til lederen og i sidste ende til til den direkte bobestyrer. Angiv det korrekte fulde navn på organisationen i "headeren" af teksten. Det er bedst at tilføje den juridiske adresse.

Som nævnt ovenfor er den optimale mulighed at angive en specifik adressat, det vil sige en personligt adresseret anmodning om hjælp. Forsøg altid at tiltale dig selv ved dit for- og efternavn. For eksempel "Kære Alexander Viktorovich!" eller "Kære hr. Schwartz!" På denne måde vil du for det første udtrykke din respekt over for personen, og for det andet pålægger en anmodning rettet til en bestemt person ham visse forpligtelser, ansvar for dens overvejelse og gennemførelse.

I nogle situationer vil det være logisk at bruge en gruppe mennesker, et specifikt team eller en del af det som adressat. Dette er også relevant i de tilfælde, hvor anmodningsbrevet sendes til flere adresser. Brug formuleringer som: "Kære kolleger!", "Kære revisorer!" etc.

Trin 2: Kompliment

Det er godt, hvis det officielle anmodningsbrev indeholder en kompliment til modtageren. Ved at gøre dette ser det ud til, at du svarer på hans naturlige spørgsmål: "Hvorfor stiller du mig med dette spørgsmål?" Du kan notere en persons tidligere fordele og personlige egenskaber, virksomhedens status osv. Brug især følgende formuleringer: “Din virksomhed er en førende leverandør...”, “Du har hjulpet mange med at løse svært spørgsmål på dette område...", "Din organisation er en førende ekspert på markedet på området...", osv. Glem ikke, at en kompliment ville være passende, når anmodningsbrevet (eksempler og eksempler i teksten) er af ikke-standard karakter, og modtageren skal komme til dig for at arrangere. Henled hans opmærksomhed på de kvaliteter og fordele, der er relevante for at opfylde din anmodning. Vi anbefaler dog ikke at krydse den meget fine grænse mellem et godt og korrekt kompliment og uhøfligt smiger.

Trin 3: Begrund anmodningen

Enhver anmodning skal begrundes, for adressaten skal vide, hvorfor du kontakter ham. Derfor giver det mening at introducere det til sagens kerne. På på dette tidspunkt Vi anbefaler, at du vælger de tre mest overbevisende argumenter, som skal arrangeres i brevets tekst efter følgende skema: medium styrke, svag, stærkest.

Anmodningen kan have varierende kompleksitet, og du skal være forberedt på, at adressaten ikke altid vil være interesseret i at opfylde den. I denne henseende skal han være overbevist om, at implementeringen af ​​det indebærer potentielle fordele for ham. Få modtageren interesseret, så han tager dit dokument seriøst.

Et anmodningsbrev kan indeholde et forslag om at gennemføre en bestemt mulighed, som er attraktiv for ham.

Eksempler på formuleringer

• ”Til alle tider har iværksættere og forretningsfolk ikke kun stræbt efter materiel succes, men også efter personlig udvikling"at blive husket for evigt af folk for dine gode gerninger og for at vinde deres respekt."
• "Selvfølgelig er dit hovedmål at forbedre levestandarden for byens borgere." Denne formulering kan du især bruge, når du skriver en anmodningsskrivelse til en stedfortræder, for eksempel for at skaffe lokaler til børnehave, indretning af legeplads mv.

Du kan også give udtryk for et problem, der er relevant for adressaten, vise ham, hvordan din anmodning kan hjælpe ham med at løse det eller med at realisere visse muligheder.

Det sker, at du ikke har noget at tilbyde modparten, eller det er uhensigtsmæssigt i denne sammenhæng. I dette tilfælde er den bedste udvej at tale om betydningen af ​​din anmodning. Beskriv situationen så præcist og fuldstændigt som muligt, så den berører din sjæl. Hvis der ikke er et hjertevarmt øjeblik i din historie a priori, så giv fakta og fokuser på årsag-og-virkning-forhold. Fortæl os om, hvad der vil ske, hvis de nægter dig eller tværtimod accepterer at hjælpe.

Trin 4: Angiv din anmodning

Når adressaten er mentalt parat til at acceptere din anmodning, kan det oplyses. Hold din tekst kortfattet, undgå lange eller indviklede sætninger samt tvetydighed eller antydninger. Anmodningsbrevet (eksempler og eksempler på ordlyd i teksten) skal være kortfattet og klart i betydningen. Så hvis du beder om at købe noget udstyr til en virksomhed, så angiv fuldstændighed, pris og mængde:

"For at udstyre akutafdelingen har hospitalet brug for en ny bil, hvis omkostninger er 3,5 millioner rubler. Vi beder dig hjælpe os med at købe den."

Eller for eksempel skal en anmodning om at reducere lejen være specifik: "Vi beder dig reducere lejen for lokalerne til niveauet 500 rubler. pr kvm før stabilisering økonomiske situation».

Trin 5: Recap

I slutningen af ​​brevet skal du opsummere din anmodning. Gentag det igen og fokuser på, at modtageren får ydelser, hvis han giver dig den ønskede hjælp. Teksten i anmodningen bør dog ændres en smule. Vender vi tilbage til det samme eksempel på at reducere huslejen, foreslår vi følgende formulering:

“Hvis du accepterer at reducere lejen til 500 rubler. kvm, mens den nuværende økonomiske situation stabiliserer sig, vil du kunne være med til at bevare mere end 20 arbejdspladser, og du vil heller ikke lide tab på grund af fuldstændig manglende betaling.”

Husk, det er vigtigt at gentage ikke kun anmodningen, men også den fordel, der kan opnås ved implementeringen, og den behøver ikke at være væsentlig. Mange store virksomheder optræder gerne som sponsorer, investorer og engagerer sig i velgørenhed.

Vi tror, ​​at nu, efter at have studeret processen trin for trin, vil du ikke have et spørgsmål om, hvordan du skriver et anmodningsbrev. Det er nok bare at tage højde for alle reglerne for forretningskorrespondance og nogle nuancer. Vi foreslår, at du også studerer et andet eksempel.

Eksempel

Kære Felix Petrovich!

Din virksomhed har i flere år nu tilrettelagt praktisk træning for studerende på virksomheden, der hjælper dem med at omsætte den viden, de har erhvervet på universitetet, i praksis.

Du er som leder af HR-afdelingen en person, der er interesseret i at tiltrække nye medarbejdere, unge og lovende ingeniører og højt kvalificerede specialister. I dag er dette erhverv et af de mest efterspurgte. Mange studerende vil gerne lære om dens evner, finesser og betydning.

I den forbindelse beder vi dig arrangere et møde mellem maskinchefen med ansøgere og 1.-2. års studerende den 25. april kl. 17.00 på din virksomhed.

Ved at tale om fagets fordele og hemmeligheder i dag lægger du et pålideligt grundlag for at træne morgendagens specialister og fagfolk. Måske vil en af ​​dem efter nogle år bringe din virksomhed til et nyt udviklingsniveau.

Med respekt og taknemmelighed,

Rektor for universitetet I.Zh.Bychkov

Efter at have studeret informationen om, hvilke krav et anmodningsbrev skal opfylde, prøver og eksempler på formuleringer, kan du nemt klare at skrive det i praksis.

I forretningsdokumentflow bruges anmodningsbrevsformatet meget ofte, når der er behov for at indhente samtykke fra den anden part eller en specifik tjeneste fra denne. Klare prøver og eksempler på forskellige situationer, samt reglerne for at sammensætte sådanne breve, finder du i denne artikel.

Traditionen og reglerne for udarbejdelse af en anmodningsskrivelse har udelukkende udviklet sig i praktisk dokumenthåndtering - dvs. på lovgivningsniveau ingen formularer eller instruktioner er godkendt. Dog i generel opfattelse Følgende struktur skal følges:

1. Som sædvanlig udfyldes først "overskriften", som angiver det fulde navn på den afsendende organisation med de tilhørende kontaktoplysninger samt navnet på en bestemt medarbejder (normalt direktøren for virksomheden) og navnet på modtageren organisation.
2. Herefter følger selve teksten, som består af en beskrivelse af situationen og begrundelse for anmodningen. Teksten skal være så kort som muligt - normalt er 1-2 afsnit nok. Det er vigtigt at angive din anmodning specifikt og utvetydigt, så samtalepartneren tydeligt forstår essensen af ​​din appel.
3. Dette efterfølges af signatur, udskrift af underskrift og dato for kompilering.

Den er således udarbejdet i henhold til standardversionen for sådanne dokumenter - formularen er angivet nedenfor.

Den færdige prøve kan bruges som eksempel.

BEMÆRK. Beslutningen om at angive eller ikke angive dokumentets titel (dvs. at skrive "Anmodningsbrev" i midten) træffes af afsenderen selv. Typisk er dette nødvendigt i tilfælde, hvor det er hensigtsmæssigt at understrege dokumentets karakter og det formål, som en virksomhed forsøger at opnå fra en anden.

Da vi i dette tilfælde taler om det faktum, at en virksomhed regner med en gunst eller endda en indrømmelse fra sin partner, skal skrivningen af ​​brevet, dets design og endda dets afsendelse tages meget alvorligt. Enhver detalje kan gøre indtryk, så det er bedre at tage højde for selv de tilsyneladende ubetydelige nuancer:

1. Først og fremmest er det bedre at sende det ved hjælp af fysisk post - almindelig russisk post eller endnu bedre privat organisation, som leverer korrespondance dør til dør og meget hurtigere. Besked til i elektronisk format eller endnu mere, transmitteret via fax opfattes ofte mere ansigtsløst, som spam.
2. Derudover giver den fysiske metode til dokumentudførelse (dvs. som almindelig post) dig mulighed for at gøre et positivt indtryk på bekostning af dyrere papir, kuverter, frimærker og andre registreringsmidler.
3. For at skrive teksten vælges altid et firmabrevpapir - dette giver dig mulighed for at gøre anmodningen mere officiel.
4. Det er bedre at undgå åbenlys gejstlighed i teksten - dvs. stabile ord og udtryk, der er almindeligt anvendte i erhvervsmiljøet. De bogstaveligt talt "tørrer" fortællingen og gør et generelt negativt indtryk. De kan nemt erstattes med mere originale muligheder - for eksempel "Venligst overvej" med "Jeg håber på din forståelse og hjælp til at løse dette problem."
5. Endelig er det værd generelt at holde sig til traditionerne for erhvervskorrespondance, dvs. Teksten er overvejende skrevet i en officiel forretningsstil. Der bør ikke være nogen lyriske digressioner, alt for komplekse syntaktiske strukturer eller tvetydige (i betydningen) sætninger. Man skal sørge for, at budskabet er meget let for samtalepartneren at opfatte, både forståelsesmæssigt og psykologisk.

RÅD. Hvis det er muligt at skrive teksten i hånden, er det bedre at bruge denne metode. Et håndskrevet brev får det til at skille sig ud fra alle andre. Det er dog bedre at overlade skrivningen til en specialist, der kender kalligrafiteknikker.

Sorter

Afhængigt af den konkrete situation er der forskellige bogstavmuligheder. De fleste anmodninger vedrører økonomiske spørgsmål - for eksempel at give rabat, reducere betalingen for en tjeneste eller udskyde den. Et mindretal af anmodningsbreve er afsat til hjælp til at løse nogle andre problemer. De mest almindelige tilfælde og færdige eksempler breve omtales nedenfor.

Om tildeling af midler

En anmodning om at bevilge penge selv til velgørende formål er en ret seriøs anmodning. Derfor er det vigtigt ved udarbejdelsen at beskrive situationen så specifikt som muligt og desuden tydeligt angive, hvad pengene præcist skal bruges til, og af hvilken grund de ikke kan tages fra en anden kilde.

Når du kompilerer, kan du bruge dette eksempel som grundlag.

Fra NPO "Rainbow"

Stedfortræder for den lovgivende forsamling

Petersborg Miloshnikov I.N.

Kære Ilya Nikolaevich! Direktøren byder dig velkommen organisation uden fortjeneste Regnbue". Vores organisation blev grundlagt i 2012 og har i alle disse år løbende ydet økonomisk bistand børn, der lider akutte former leukæmi. Hovedretningen for vores aktivitet er indkøb af relevante lægemidler og udføre komplekse operationer.

Alle disse år var hovedkilden til finansiering af vores aktiviteter LLC "..."-virksomheden. I april i år 2017 faldt mængden af ​​støtte dog kraftigt, og i øjeblikket er vi ikke i stand til at gennemføre velgørenhedsarrangementer i samme volumen.

Ifølge vores data skal fondens årlige budget, under hensyntagen til private donationer, være 10 millioner rubler. På grund af finansieringens ophør er det således nødvendigt at dække forskellen i mængden af ​​8 millioner rubler. årligt. Vi håber på din hjælp, da det i øjeblikket ikke er muligt at finde sponsorer.

Med venlig hilsen Svetozarov V.K.

Om levering af varer

Her er det vigtigt at vise sin interesse og lyst til at samarbejde. Derfor skal vi finde rigtige ord så samtalepartneren er gennemsyret af tillid og træffer en passende beslutning. Du kan tage dette eksempel som grundlag.

Generaldirektør for LLC "..."

Nekrasov N.K.

Fra direktøren for LLC "..."

Elizarova V.M.

Hilsen Nikolai Konstantinovich! På egnsudstillingen landbrug, som fandt sted i maj i år, blev vores virksomhed interesseret i de prøver af maskiner og udstyr, som blev tilbudt af dig.

Vi vil gerne starte samarbejdet med dig ved at levere et prøveparti af varer ( fuld liste vedhæftet som et særskilt dokument til dette brev). Vi garanterer rettidig betaling for varer og tjenester. Vi udtrykker vores håb om et langsigtet og gensidigt fordelagtigt samarbejde.

Vores kontaktoplysninger:

Med venlig hilsen Elizarov V.M.

Om at give rabatter

I øjeblikket er dette en ret almindelig type, da de økonomiske forhold er blevet forværret på mange måder. Erfaringen viser, at det er særligt godt at overbevise en modpart om at give en rabat i følgende tilfælde:

• hvis virksomheder har samarbejdet i længere tid, for eksempel mere end et år;
• hvis det købes med det samme et stort antal af gods.

til administrerende direktør

Avantage LLC til G.V. Filippov

Fra direktøren for Veres LLC

Alexandrova K.N.

Hej, Gennady Viktorovich. Vi er glade for at kunne konstatere, at vores virksomheder har samarbejdet i mere end 2 år. Vi udtrykker vores taknemmelighed til dig for altid høj kvalitet dine ydelser, samt for hjælp til at løse en række aktuelle problemer.

Vi tror på, at det ikke er nogen hemmelighed for dig hvad Sidste år Den økonomiske situation i vores markedsniche er blevet væsentligt forværret. Desværre oplever vi i øjeblikket en vis manglende indkomst, som er forbundet med et fald i kvartalsoverskud.

I forbindelse med disse omstændigheder håber vi på din forståelse og samtykke til at give en rabat på 10% på tjenester, der vil blive leveret i det næste kalenderår 2018. En sådan foranstaltning er naturligvis midlertidig, og vi er forpligtet til fuldt samarbejde på gensidigt fordelagtige vilkår, hvis den økonomiske situation stabiliserer sig.

Med venlig hilsen Alexandrov K.N.

Om lejenedsættelse

I dette tilfælde vil begrundelsen for din anmodning i brevet være omtrent den samme som beskrevet i det foregående eksempel.

til administrerende direktør

Avantage LLC til G.V. Filippov

Fra direktøren for Veres LLC

Alexandrova K.N.

Hej, Gennady Viktorovich. I regnskabsåret, der sluttede i 2016, led vores virksomhed tab, der oversteg forventningerne med 10 %. Vi er tvunget til at indrømme, at vores virksomhed er blevet ramt af finanskrisen. Dette afspejles i et fald i kundeflowet med 15-20 % af ejerne.

I den forbindelse håber vi på din aftale om at give 10% rabat på huslejen. Bemærk venligst, at vi er ret store lejere, og samtidig tillod vi i hele vores femårige samarbejde ikke en eneste forsinkelse i betalingen, og udfyldte også alle andre vilkår i kontrakten. Vi tager udgangspunkt i, at denne foranstaltning er midlertidig, så vi er klar til at fortsætte med at betale gebyret fuldt ud, så snart markedssituationen stabiliserer sig.

Med venlig hilsen Alexandrov K.N.

Om udskudt betaling

I dette tilfælde er det vigtigt at indrømme, at du virkelig ikke foretog betalingen til tiden og forklare årsagen i detaljer. Selvfølgelig skal du præcist angive tilbagebetalingsbetingelserne for hele beløbet.

Til direktøren for LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

Fra direktøren for Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Hej, kære Nikolai Yurievich. I september 2017 betalte vi ikke den næste betaling for dine tjenester på et beløb på 100.000 rubler. Vi har officielt underrettet dig en måned i forvejen om umuligheden af ​​at foretage en betaling. På nuværende tidspunkt præciserer vi, at virksomheden har fundet midler til at betale. Vi beder dig om at give en afdragsordning for to måneder: oktober og november (50.000 rubler hver).

Vi viger ikke tilbage fra vores økonomiske forpligtelser og gæld og gør dig opmærksom på, at vi i alle 3 år af vores samarbejde aldrig har overtrådt kontrakten. Vi håber på jeres forståelse og ser frem til yderligere gensidigt fordelagtigt samarbejde.

Med venlig hilsen Aksakov T.G.

Betal venligst for et andet firma

Sådanne anmodninger kan opstå i tilfælde, hvor en virksomhed forpligter sig til at opfylde en anden virksomheds økonomiske forpligtelser på visse betingelser. Du kan bruge denne skabelon som et eksempel.

IP Blagodarova A.K.

fra IP Inina A.A.

Hej, kære Anatoly Konstantinovich. Som du ved, har du en gæld til mig på 100.000 rubler. I løbet af det seneste regnskabsår har jeg også pådraget mig en gæld til 3 virksomheder på 50.000 rubler. Jeg foreslår, at du indbetaler min gæld fuldt ud. For mit vedkommende garanterer jeg levering af afdragsordninger for hele saldoen på din gæld i en periode på 6 måneder.